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Uniklinik Köln

Anforderungs- und Bestellprozesse schrittweise digitalisiert

Anwenderfreundlicher Bestellprozess

Eine wesentliche Herausforderung für das Team der Zentralen Beschaffung war die Akzeptanz der Anwender. Ein einfach gestalteter Bestellprozess sollte der sehr heterogenen Anwender struktur mit Ärzten und Pflege in der Krankenversorgung, aber auch den Anforderungen der Beschäftigten in Lehre und Forschung gerecht werden. Ziel war es, dass die Anwender so wenig Zeit wie möglich für die Anforderung von Materialien und Dienstleistungen benötigen, um sich ihren Kernaufgaben in Krankenversorgung, Forschung und Lehre zu widmen.

Das Change-Management war dabei ein wichtiger Aspekt, daher wurden bei allen Prozessen und Neuerungen stets auch die Anwender einbezogen. Weiterentwicklungen und neue Abläufe mussten zunächst ihre Testung bestehen und wurden erst nach Freigabe eingeführt. Ein Vorgehen das für positives Feedback, Rückmeldungen bei Schwierigkeiten und Verbesserungsvorschläge von den Anwendern sorgte.

Als vorerst letzte Stufe wurden weitere Bereiche in das System eingebunden, um Anforderungen prüfen zu können. So laufen beispielsweise Anforderungen aus dem Bereich Medizintechnik oder IT zur Prüfung automatisch in die entsprechenden Fachbereiche. Erst nach Freigabe durch die Fachabteilung, kommt der Warenkorb in die Zentrale Beschaffung. Damit ist die Einbindung der Fachbereiche sichergestellt. Das vorher zeitaufwändige und fehleranfällige Hin-und-her-Senden von Anforderungen entfällt. Gleichzeitig kann der Anwender jederzeit sehen, wo der Warenkorb liegt und wie der Be arbeitungsstand ist.

Einbindung einer B2B-Plattform für C-Artikel

Um auch innerhalb der Zentralen Beschaffung Abläufe zu optimieren und neben dem bestehenden SRM-System weitere Tools für eine schnelle und kostenschonende Bearbeitung von Anforderungen zu etablieren, ist ein Marktplatz für C-Artikel ge schaffen worden. Aufgrund der bereits bestehenden Zusammenarbeit mit der B2B-Beschaffungsplattform Mercateo wurde diese Zusammenarbeit entsprechend intensiviert.

Die Vorteile für die Zentrale Beschaffung liegen in der vielfältigen Lieferanten- und Produktauswahl. Bei eingehenden Freitext-Anforderungen, die weder im Standard- noch in einem anderen Sortiment vorhanden sind, entfällt eine aufwendige Recherche. Das Einholen von Vergleichsangeboten ist nicht mehr notwendig, da der Marktplatz in der Regel einen guten Wettbewerb bietet. Ein weiterer Vorteil: Lieferanten müssen nicht mehr angelegt und gepflegt werden, da die Rechnungsstellung immer über Mercateo erfolgt. Ein großer Prozesskosten-Vorteil, gerade bei Produkten, die nur einmal oder sehr unregelmäßig beschafft werden und nicht zum Kernsortiment gehören. Die Neuerungen entlasten nicht nur die Mitarbeiter der Beschaffung, sondern auch die Buchhaltung und die Rechnungsstelle.

Darüber hinaus bietet die B2B-Plattform die Listung eigener Kataloge mit eigenen verhandelten Konditionen an. Herausragend ist die Best-Basket-Funktion: Gegen Ende des Bestellprozesses wird dabei der Warenkorb automatisch optimiert, indem die Kombination aus Preis, Lieferzeit und Versandkosten geprüft und gegebenenfalls korrigiert wird. Insgesamt führt der Markplatz dazu, dass Freitextanforderungen zu C-Artikeln schneller und günstiger abgewickelt werden können.

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