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Uniklinik Köln

Anforderungs- und Bestellprozesse schrittweise digitalisiert

Digitalisierung geht auch 2019 weiter

Trotz früher Etablierung eines digitalen Anforderungssystems und kontinuierlicher Weiterentwicklung  ist klar, dass es sich immer noch um die ersten Schritte hin zum digitalen Einkauf handelt. Ein neues Projekt steht bereits in den Startlöchern und beinhaltet die Einführung einer übergreifenden BestellPlattform. Hiermit erreicht das bestehende System eine neue Stufe und die Zentrale Beschaffung der Uniklinik Köln einen weiteren wichtigen Meilenstein. Hauptmerkmal der neuen Funktion ist die Cross-Katalog-Suche. Damit hat der Anwender die Möglichkeit, mit einer Suche alle angebundenen Stammdaten, Preislisten, Webshops und vieles mehr auf der Ebene einzelner Artikel direkt zu vergleichen.

Bereits vor der Anforderung bei der Zentralen Beschaffung, sieht der Anwender so die verschiedenen Produkte, Preise und Lieferzeiten und kann das für ihn beste Angebot auswählen. Gerade im Forschungsbereich ein enorm wichtiger Aspekt, da hier eine große Zahl vergleichbarer Produkte in den Webshops zu finden ist und der aufwändige Lieferantenvergleich entfällt. Mit der ebenfalls schon heute umgesetzten Echtzeit-Budgetprüfung, kann er prüfen, ob das ausgewählte Produkt ins vorhandene Budget passt und es mit einem Klick anfordern.

Mit den neuen Funktionen der BestellPlattform wäre auch eine Abwicklung weiterer Anforderungen denkbar. So könnten beispielweise über gesonderte Formulare Dienstleistungen der Medizintechnik in Anspruch genommen oder Aufträge in die Hausdruckerei gesendet werden. Ein weiteres Beispiel wäre die Einbindung des Caterings. So wäre die Bestellung der Dienstleistung des Tochterunternehmens digital über ein bestehendes System möglich.

Ein System – viele Möglichkeiten

Der Zentralen Beschaffung der Uniklinik Köln ist es wichtig, den Bestellprozess stetig zu verbessern und den Anwendern ein gut funktionierendes, durchdachtes System anzubieten. Wichtig ist und war, dass das System nicht nur für die einfache Anforderung genutzt werden kann, sondern auch für andere Dienstleistungen der Uniklinik und der Tochterunternehmen, und der Anwender letztlich nur ein System für alle Anforderungen benötigt. Nur so können zeitaufwändige Freitextanforderungen, Schulungen, Pflege und Support verschiedener IT-Systeme und Schnittstellen problematiken vermieden werden.

Auch wenn der Aufwand stellenweise sehr groß ist und viel Überzeugungsarbeit kostet, sind die Experten von den vielen Vorteilen überzeugt und wollen die bestehenden Systeme ausbauen, stetig prüfen und verbessern. Nur so kann die Beschaffung dazu beitragen den Verwaltungsaufwand für die Anwender in Patientenversorgung, Forschung und Lehre so gering wie möglich zu halten, damit sie ihrer Hauptaufgabe mehr Zeit widmen können.

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