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3-Phasen-Modell zur Prozesskostensenkung

Mangelnde Stammdaten-Hygiene ist teuer

Nachhaltige Steigerung der Datenqualität

Die Erkennung von inhaltlichen Datenfehlern in Stammdaten ist die Basis einer kontinuierlichen Verbesserung aller Prozesse, die stammdatenbasiert betrieben werden. Mit dem im Folgenden dargestellten Drei-Phasen-Modell kann eine stetige inhaltliche Qualitätssteigerung von Stammdaten erfolgreich umgesetzt werden.

  • 1. Phase Hier muss sichergestellt werden, dass die Katalogdaten auf Hersteller- und Lieferantenseite valide sind. Auf Basis verschiedener Validierungs-Regelwerke (IDDG, GDSN, COVIN) können Hersteller/Lieferanten ihre Daten prüfen und zum Beispiel durch das Institut für Datenvalidierung und Datenmanagement im Gesundheitswesen (IDDG e.V.) auch zertifizieren lassen.
    Stammdatennutzer, wie Krankenhäuser, Einkaufgemeinschaften oder auch Betreiber von EDI-Plattformen, können geprüfte/zertifizierte Produktstammdaten direkt von der Industrie oder über Stammdatenbeschaffungs-Quellen beziehen. Solche Quellen sind das TransferPortal, das Global Data Synchronisation Network GDSN oder das Healthcare Content Data Portal HCDP. Damit wird sichergestellt, dass dem strategischen und dem operativen Krankenhauseinkauf eine valide Grundlage für die Anlage der Produktstammdaten zur Verfügung steht, damit ein fehlerfreier Beschaffungsprozess im Sinne einer digitalen Supply Chain erfolgen kann.

  • 2. Phase Die validen Katalogdaten müssen mit den Produktstammdaten der Klinik synchron sein. Ein entsprechender Abgleich mit Report und darauf folgender Fehlerkorrektur erfolgt in der zweiten Prüfphase. Obwohl Produktstammdaten in der Regel nicht als dynamischer Bereich zu betrachten sind, können sie sich im Laufe der Zeit doch ändern. Der Abgleich muss also regelmäßig erfolgen.

  • 3. Phase In der dritten Phase erfolgt die Live-Prüfung bei jeder Bestellung. Aufgrund des Prüfumfangs ist hier eine manuelle Durchführung nicht denkbar. Eine permanente Prüfung der zuletzt verwendeten Produktstammdaten deckt neue Fehler unmittelbar auf und sichert dadurch die operative Exzellenz der in Phase 2 gewonnenen hohen Datenqualität.
    Falls im eigenen Haus keine geeignete technische Lösung zur Verfügung steht, sollte die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister in Erwägung gezogen werden. Die Zusammenarbeit mit einem Managed Service für die elektronische Kommunikation in der Supply Chain von Bestellung bis Rechnung kann Dienstleistungen für die Phasen zwei und drei kostengünstig enthalten. Die Kosten für die Erkennung von Datenfehlern können so auf ein Minimum gesenkt werden.

Senkung der Gesamtkosten – höhere Datenqualität

Durch die Senkung der Kosten für die Fehlererkennung reduzieren sich auch die Gesamtkosten. Hierdurch verschiebt sich das (ökonomische) Datenqualitätsoptimum hin zu einer höheren Qualität. Außerdem verringern sich die Kosten, die durch fehlerhafte Produktstammdaten entstehen. Das hat zur Folge, dass die Fehler- und Unterbrechungsquoten der Supply-Chain-Prozesse sinken, wodurch die Versorgungssicherheit steigt und die Patientensicherheit erhöht wird.

Fazit

Geringe Datenqualität führt zu falschen Informationen und damit zu Ineffizienzen und Ressourcenverschwendung. Fehler in der Datenqualität bedeuten Verlust wichtiger Arbeitszeit und zu hohe Kosten. Die aus Datenmängeln entstehenden Fehler in der Lieferkette können unmittelbar die Versorgungs- und Patientensicherheit in der Klinik gefährden und ebenso die Innovationsfähigkeit und somit die Akzeptanz eines Herstellers/Lieferanten langfristig schmälern.

Die Beseitigung von Datenmängeln bei den Herstellern und Lieferanten sowie der verpflichtende Einsatz von validen Stammdaten in den Prozessketten hat das Potenzial, mehr Mittel für eine verbesserte Patientenversorgung und für Innovation (Digitalisierung in Healthcare) zur Verfügung zu stellen.

Damit ist, neben den Prozessverantwortlichen, der Patient Hauptnutznießer einer effizienten, fehlerfreien Versorgungskette. Der Fokus auf valide und synchrone Produktstammdaten ist eine partnerschaftliche Aufgabe von Hersteller/Lieferant und Klinik zum Wohle aller Beteiligter. 

  • Schlagwörter:
  • Stammdaten
  • Prozesskosten
  • Kostensenkung

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