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Digitale Transformation

Wo liegen digitale Optimierungspotenziale in der Beschaffung?

Nutzung neuer Plattformen und Praxis-Beispiele

Um die Digitalisierung im Beschaffungsprozess wirklich voranzutreiben, ist das Nutzen neuer Plattformen essenziell. Nur so können Angebote getestet und weiterentwickelt werden. Ein gutes Beispiel für die Digitalisierung im Beschaffungsprozess ist die Platform Scoutbee. Aufsetzend auf der komplexen Herausforderung des Marktscreenings hat Scoutbee einen dem Source-to-pay vorgelagerten Prozess entwickelt: den Scout-to-Source-Prozess. Fokus hierbei ist ein globales Sourcing Scouting für eine umfassendere, schnellere aber auch tiefergehendere Lieferantenauswahl. Die häufig übliche Marktabfrage der bekannten Lieferanten wird somit deutlich erweitert und somit umfassender. Möglich ist dies durch die Unterstützung von künstlicher Intelligenz (KI). Zentrales Herzstück ist dabei die KI „Artimis“, die Millionen von Datensätzen und Lieferanten-Profile anhand definierter Suchkriterien global screent und somit eine deutlich breitere Marktabfrage generiert als es bei Ausschreibungen (RFI) oder Lieferantenabfragen möglich ist. Im Ergebnis steht der traditionellen, manuell gestützten Lieferantenabfrage und Ausschreibung ein KI-basiertes, globales Sourcing-Scouting gegenüber, das im Idealfall Zeit spart, bessere Ergebnisse liefert, weniger Prozesskosten verursacht und auch Produkt­kosteneinsparungspotenzial aufdeckt.

Erfolgsfaktoren digitaler Innovationen

Um die digitale Agenda im Unternehmen und im Beschaffungsmanagement umzusetzen, muss vor allem eine gestalterische Lern-Kultur geschaffen werden, die aus unserer Sicht einige entscheidende ­Erfolgsfaktoren hat. Zum einen ist es erforderlich, dass Offenheit für neue Lösungen geschaffen wird, denn Digitalisierung hat auch eine kulturelle Dimension. Nur wenn neue Lösungen von den involvierten Mitarbeitern auch gewollt sind (und einen Vorteil und Mehrwert bieten), werden sie akzeptiert. Ganz am Anfang muss immer die Analyse von Problemfeldern stehen – die digitalen Innovationen sollten bestehende Probleme lösen. Wenn dies erreicht wird, ist die Akzeptanz auch deutlich höher.
Nicht alle Angebote und Lösungen sind von Beginn an ausgereift, weshalb auch Raum zum Testen und Ausprobieren vorhanden sein muss. Hier heißt es, Offenheit zu zeigen und auszuprobieren. Dabei muss man oft auch einen langen Atem mitbringen – Digitalisierung ist kein Big Bang, sondern erfordert harte Arbeit an einer schrittweisen Verbesserung der Prozesse nach und nach. Jedes Ausprobieren bringt Lern­effekte, aber nicht jede Lösung wird einen Prozess wirklich besser machen! Daher gilt es, genau zu dokumentieren, warum Dinge funktionieren – und warum nicht. Hilfe sollte man sich auch von außen holen und zum Beispiel Austauschforen etablieren. Die digitale Welt ist vielgestaltig und es bedarf des Austausches mit anderen „Betroffenen“. So entstehen gegenseitige Lerneffekte, die am Ende alle weiterbringen.
Last but noch least: Nutzen Sie ein digitales Projektmanagement, denn eine systematische Erfassung und Steuerung der digitalen Veränderung ist zwingend notwendig. Auch sollte man eine klare Vorstellung zu Implementierungsdauern und Zeitrahmen haben, damit die Veränderungen am Ende auch erfolgreich eingeführt werden können.

Empfehlungen

Die großen Optimierungspotenziale sind entlang des klassischen Beschaffungsprozesses zu heben. Dieses erfordert die Entwicklung und konsequente Umsetzung einer digitalen Beschaffungs-Strategie. Ohne klare Verantwortlichkeiten und Kompetenz kann aus unserer Sicht eine nachhaltige Umsetzung nicht erfolgen. Wir empfehlen daher, die Chance in der Krise zu sehen, die zusätzliche digitale Dynamik zu nutzen und innerhalb der Klinik-Beschaffung die digitale Transformation organisatorisch zu verankern.

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