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E-Rechnung im Öffentlichen Sektor

Standardisierter Datenaustausch macht Behörden schneller

Elektronische Rechnung

Nach der Definition sowohl der EU-Richtlinie als auch des E-Government-Gesetzes des Bundes und voraussichtlich aller gesetzlichen Regelungen in den Ländern, ist eine „elektronische Rechnung“ eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Datei) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Somit ist nach dieser Definition eine reine Bilddatei (PDF) keine elektronische Rechnung.

Kernelemente einer elektronischen Rechnung

Als Kernelemente einer E-Rechnung werden die Informationsbestandteile bezeichnet, die in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen, damit sie steuerrechtlich formal gültig ist. Dazu zählen unter anderem die Rechnungsnummer, Informationen über Käufer und Verkäufer, die Zahlungsanweisungen, die Mehrwertsteuer und weitere. Alle Pflichtangaben ergeben sich aus der Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) beziehungsweise aus Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz.

Rechnungsformate

Aus der vom CEN entwickelten europäischen Norm (EN 16931) hat das Steuerungsprojekt des IT-Planungsrats eine nationale Rechnungsnorm für die öffentliche Verwaltung und öffentliche Auftraggeber (XRechnung) erarbeitet, die CEN-konform als nationaler Standard Verwendung findet. Lieferanten können somit davon ausgehen, dass – sollten sie elektronische Rechnungen im Format XRechnung an öffentliche Verwaltungen oder Auftraggeber stellen und diese die übrigen gesetzlichen Anforderungen erfüllen – diese Rechnungen angenommen und verarbeitet werden.

Neben dem Format des IT-Planungsrates besteht in Deutschland noch ein weiteres Rechnungsformat, mit dessen Hilfe elektronische Rechnungen erstellt und ausgetauscht werden können. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und wird als ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bezeichnet. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Format, das aus einer XML-Datei und einem (umhüllenden) PDF besteht.

Vorteilhaft ist, dass der Rechnungsempfänger auswählen kann, welche Version der Rechnung er in seinem Rechnungssystem verarbeiten kann und will. Die Version ZUGFeRD 2.0, die Mitte März 2019 veröffentlicht wurde, hat insgesamt fünf Profile; drei dieser Profile sind in Deutschland als steuerrechtlich vollwertige Rechnungen anerkannt. ÜbertragungswegeDie EU-Rechnungsrichtlinie legt keine Übertragungswege fest, das heißt alle möglichen Varianten z. B. Weberfassung, Webupload, De-Mail, E-Mail oder Webservice sind zulässig. Die tatsächliche Nutzung der entsprechenden Übertragungskanäle erfolgt über ein (Web-)Portal.

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