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E-Rechnung im Öffentlichen Sektor

Standardisierter Datenaustausch macht Behörden schneller

Der Bund (https://xrechnung.bund.de) hat, wie auch das Land Bremen (www.e-rechnung.bremen.de), bereits eine Portallösung für einen zentralen Rechnungseingang (ZRE) geschaffen. Andere Bundesländer werden dem Beispiel folgen und ebenfalls Webportale anbieten, auf denen sich die Rechnungssteller (einmalig) registrieren/anmelden müssen (Nutzer-/Servicekonto). Sofern der E-Rechnungsaustausch per E-Mail erfolgt, bieten sich für die zugelassenen Nutzer die Führung einer Black- bzw. Whitelist mit den Namen und E-Maildaten der Lieferanten an.

Leitweg-ID

Um auf den Webportalen eine automatisierte Weiterleitung bzw. Adressierung von E- Rechnungen an die zuständigen Behörden und Dienststellen vornehmen zu können, die als Auftraggeber/Beschaffer diese Leistung oder Lieferung veranlasst haben, ist die Angabe einer Auftrags-/Bestellnummer oder einer anderen eindeutigen Kennzeichnung z. B. einer Leitweg-ID erforderlich bzw. teilweise verpflichtend vorgesehen. Diese Auftragsnummern bzw. die Leitweg-ID werden dem Lieferanten/Auftragnehmer bereits zusammen mit der Bestellung bzw. dem Auftrag mitgeteilt.

Bedeutung für Beschaffungswesen und Einkauf

Soweit die jeweils landesrechtlichen Auftrags- beziehungsweise Vergaberichtlinien für den öffentlichen Auftraggeber (Universitätskrankenhaus oder Kreiskrankenhaus) gelten, müssen sie ab spätestens 18. April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Dabei können die rechtlichen Bestimmungen von Bundesland zu Bundesland durchaus variieren, etwa in der Frage, ob auch unterschwellige Auftragsvergaben von der E-Rechnungsannahmepflicht erfasst werden. Zudem müssen sich die öffentlichen Rechnungsempfänger auf die Verarbeitung von (reinen) XML-Dateien einstellen.

Das kann über einen elektronischen Workflow in der eigenen Finanzsoftware schnell und fehlerfrei (bei einer Datenübernahme aus der XML-Datei) erfolgen. Grundvoraussetzung für die Funktionssicherheit einer automatisierten Lösung – und damit auch die Akzeptanz – sind neben der jeweiligen IT-Systemlösung insbesondere fehlerfreie Stammdaten. Wie schnell sich im Weiteren ein solcher elektronischer Rechnungsaustausch in der Praxis durchsetzen wird, bleibt abzuwarten.

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