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Prospitalia GmbH

Als führende Einkaufsdienstleistungsgesellschaft im deutschen Gesundheitsmarkt unterstützt die Prospitalia Gruppe Kliniken und Lieferanten auf allen Ebenen. Ziel ist die qualitativ hochwertige, innovative und wirtschaftliche Patientenversorgung. Wirtschaftliche Konditionen auszuhandeln ist nur ein Aspekt. Über rechtssichere Ausschreibungen, Wirtschaftlichkeitsanalysen und Unterstützung in der Digitalisierung leistet die Prospitalia weit mehr und unterstützt Einrichtungen im Gesundheitswesen ganzheitlich.

Interview mit Markus Wild

Transparenz schaffen: Herausforderungen im Klinikeinkauf

Markus Wild ist CEO und Geschäftsführer der Prospitalia GmbH. Seit mehr als 10 Jahren gestaltet er maßgeblich die Entwicklung des Einkaufsdienstleisters hin zur Unternehmensgruppe. Mit seiner langjährigen Erfahrung berichtet er, wie man den Schwierigkeiten im modernen Beschaffungswesen begegnet.

© Thieme Group / Christina Weineich

Welche großen Herausforderungen gibt es beim Klinikeinkauf?

Herausforderung Nummer 1 ist die Notwendigkeit zur Effizienzsteigerung, insbesondere in den Prozessabläufen. Das gilt wahrscheinlich für alle Gesundheitssysteme weltweit, denn sie alle stehen unter finanziellem Druck. Ein gewisser Druck kann durchaus förderlich sein, denn wir haben noch Effizienzpotenziale, denen wir uns widmen müssen. Hinzu kommen Herausforderungen an der Basis, wie zum Beispiel das Datenmanagement. Der Druck zur Digitalisierung und die sich daraus ergebenden Probleme in Bezug auf das Change-Management sind große Herausforderungen im Klinikbereich. Wir hinken dabei an einigen Ecken im Vergleich zu anderen Branchen und auch im internationalen Vergleich hinterher.

Können Sie Beispiele aus dem Klinikalltag nennen?

Ein Beispiel aus dem kaufmännischen Bereich ist die Abarbeitung von Bestellungen und Warenlieferungen, also die gesamte Supply Chain. Was muss der Lieferant oder der Hersteller machen, um die Ware auf den Weg zu bringen und zu liefern, und wann bekommt er die hierfür benötigten, relevanten Informationen? Bei vielen Krankenhäusern gibt es noch zu häufig Systembrüche zwischen einzelnen Prozessschritten. So erfolgt etwa eine Bestellabwicklung vielerorts noch händisch statt automatisiert. Natürlich muss man beachten, dass Krankenhäuser sehr komplexe Organisationen mit vielen Mitarbeitern unterschiedlicher Disziplinen sind, und Veränderungen daher nicht über Nacht passieren. Dennoch müssen diese Prozesse digitalisiert werden. Hinzu kommen regulatorische Herausforderungen wie die Medical Device Regulation. Diese, nicht zuletzt gefördert durch die vielen Berichte in den Medien, führt aktuell im Markt zur Verunsicherung was die Versorgungssicherheit angeht, weil derzeit von den ursprünglichen 59 Benannten Stellen nur ein Bruchteil zur CE-Zertifizierung unter der neuen Verordnung zur Verfügung stehen.

„Digitalisierung bedeutet nicht, dass ein Dokument eingescannt und per E-Mail versendet wird, sondern dass die Systeme miteinander kommunizieren
können.“

Wie begegnet Prospitalia diesen Problemen?

Wir unterstützen Krankenhäuser dabei, die benötigten Produkte zu beschaffen, indem wir ihnen beispielsweise viel von den Verhandlungen abnehmen. Zusätzlich fördern wir sie bei der Digitalisierung, indem wir unseren Vertragseinrichtungen unsere eigenen Softwaresysteme zur Verfügung stellen. Darüber hinaus unterstützen wir die Krankenhäuser bei Prozessoptimierungen sowie bei der Erhöhung der Qualität von Stammdaten. Wir fördern auch Systempartnerschaften und den Austausch zwischen Klinik und Industrie, denn beide sind aufeinander angewiesen. Nur im partnerschaftlichen Miteinander kann sichergestellt werden, dass die Produkte rechtzeitig und in ausreichender Menge beim Patienten sind. Hier helfen wir unseren Häusern, indem wir schnell und digital über unser Cockpit darüber informieren, welche alternativen Produkte bei Lieferengpässen eingesetzt werden können.

Wie können die Kliniken auf die Herausforderungen reagieren?

Kliniken müssen die Bereitschaft haben, sich in den Abläufen und Zuständigkeiten ändern zu wollen. Voraussetzung ist das Bewusstsein dafür, dass man etwas ändern muss und sich mit der Digitalisierung befasst. Natürlich muss man auch in der Lage sein, etwas ändern zu können, und da sind die finanziellen Rahmenbedingungen häufig der limitierende Faktor. Da wir als Prospitalia deutschlandweit für Kliniken aktiv sind, merken wir, dass die finanzielle Unterstützung der Einrichtungen von Bundesland zu Bundesland sehr unterschiedlich ist. Bei der Finanzierung von Investitionen gibt es seit Jahren eine Lücke und das betrifft eben auch die Investitionen in IT-Systeme.

Durch das breite Dienstleistungsportfolio der Prospitalia-Gruppe sind wir in der Lage, Krankenhäuser nicht nur im medizinischen und pharmazeutischen Bereich zu unterstützen und Kosten zu reduzieren. So ist zum Beispiel die Essenversorgung in Krankenhäusern ein weiterer großer Kostenblock. Mit unserer Tochterfirma Pro Care Management haben wir ein Unternehmen mit etwa 100 Mitarbeitern, das sich ausschließlich mit diesem Thema beschäftigt und Softwarelösungen bereitstellt.

Wie geht Prospitalia mit der Medical Device Regulation um?

Wir haben Mitte diesen Jahres zu entscheidenden Punkten der MDR eine groß angelegte Abfrage an alle Prospitalia Vertragslieferanten von Medizinprodukten durchgeführt. Diese Informationen haben wir den Vertragseinrichtungen über unser Cockpit konsolidiert zur Verfügung gestellt. Diese zentrale Erfassung ist nicht nur für Kliniken ein entscheidender Vorteil, sondern auch für unsere Vertragslieferanten. Wir reduzieren so Einzelanfragen an die Unternehmen aus den jeweiligen Einrichtungen deutlich. Lieferanten können sich somit auf die fristgerechte Überführung der Produkte in die neuen Anforderungen konzentrieren.

„Kliniken müssen die Bereitschaft haben, sich in den Abläufen und Zuständigkeiten ändern zu wollen.“

Was ist im Bereich der Digitalisierung zu beachten?

Bei der Digitalisierung geht es um die gesamte Supply Chain. Digitalisierung bedeutet nicht, dass ein Dokument eingescannt und per E-Mail versendet wird, sondern dass die Systeme miteinander kommunizieren können. Daher spielen hier auch die Schnittstellen eine wichtige Rolle. Das heißt im OP, wo das meiste Material verbraucht wird, wird es abgescannt und die Information wird automatisch z. B. an ein Endoprothesen-Register gegeben. Daneben wird der Lieferant informiert, dass das Produkt verbraucht wurde, und er kann es automatisch nachliefern. Gleichzeitig wird so auch die Patientensicherheit erhöht, denn bei einer Rückrufaktion kann auf Knopfdruck in Erfahrung gebracht werden, welche Patienten betroffen sind.

Prospitalia bietet hier eine Softwarelösung namens h-trak an, die in Australien und in Großbritannien schon sehr erfolgreich im Einsatz ist und sich in Deutschland im Roll-out befindet. Damit digitalisieren wir alle Daten rund um den Eingriff bezogen auf den Patienten. Ganz wichtig ist aber, dass diese Daten an viele verschiedene Systeme übermittelt werden müssen. Die Schnittstellen dafür sind eine große Herausforderung. Deshalb committen wir uns dazu, die Schnittstellen herzustellen. Nur eine Software zur Verfügung zu stellen reicht eben nicht aus – es muss der Gesamtprozess im Auge behalten werden.

Was würden Sie den Klinikmanagern für die Zukunft empfehlen?

Ich empfehle allen, sich mit der Verbesserung der Prozessabläufe und den Möglichkeiten, die die Digitalisierung dafür bietet, zu beschäftigen. Die Prospitalia stellt dafür Dienstleistungen, Softwaresysteme und Know-How zur Verfügung. Wir machen z. B. Business-Prozessanalysen. Die Analysen schaffen die Transparenz, um zu erkennen, wo das größte Potenzial zur Optimierung und der größte Bedarf zur Effizienzsteigerung liegt.  Grundsätzlich Transparenz zu schaffen, ist eine Herausforderung – und der haben wir uns gewidmet. Nur wenn die notwendige Datenbasis vorliegt, können darauf aufbauend gute Entscheidungen getroffen werden.

Meine Empfehlung an Klinikmanager ist also, sich in diesen Prozessen von uns unterstützen zu lassen und bereit zu sein, Veränderungen vorzunehmen. Ich kann allen einfach nur ans Herz legen, sich mit diesen Themen noch intensiver zu beschäftigen.

Zur Person

Markus Wild hat in den USA und Deutschland Betriebswirtschaftslehre studiert. Nach seinem Karrierestart in der Softwarebranche wechselte er 2007 als Geschäftsführer zu Prospitalia, einem der führenden Einkaufsdienstleister Deutschlands im Gesundheitsbereich. Herr Wild  ist Mitglied im Expertenpanel des Magazins Klinik Einkauf.

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