Ganz egal ob Tango, Rumba, Discofox oder Gruppentänze wie Sirtaki und Square-Dance – eines vereint alle Tanzarten. Sie folgen einem jeweiligen Takt – der Takt gibt vor, in welchem Rhythmus, in welcher Abfolge getanzt wird. Der Takt entscheidet über die Geschwindigkeit. Darüber, ob die „Figuren“ korrekt getanzt werden – wacht der Tanzlehrer.

Malen wir das Bild weiter und machen in unserem Beispiel den Tanzlehrer zum Disponenten, der entscheidet, in welcher Schrittgeschwindigkeit und in welcher Abfolge die Tanzpartner, den jeweiligen Tanz tanzen. Die Tanzpartner seien hier die Patiententransporteure.

Die Anforderer der Patiententransporte und die zu transportierenden Patienten – seien die unterschiedlichen Tanzarten. In der Patientenlogistik lauten sie:

• Slow-Fox: Patient gehend begleiten

• Tango: Patient schiebend begleiten (Rollstuhltransport)

• Square-Dance: Patient im Bett schiebend (Bettentransport in unterschiedlichen Ausprägungen)

Optimale Nutzung von Ressourcen

In Zeiten immer knapper werdender Ressourcen und fehlender Fachkräfte ist es zwingen notwendig, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen. Die Tanzpartner müssen ohne zeitliche Verzögerung und in der korrekten Schrittfolge zueinander finden.

Am Standort/Campus Krefeld werde jährlich ca. 75 000 Patiententransporte durchgeführt (respektive ca. 300 Pa­tien­tentransporte je Arbeitstag). Über die Vorzüge bezüglich der Einführung von digitalen Prozessen im Rahmen der Patientenlogistik wurde in vorherigen Ausgaben dieser Fachzeitschrift bereits hinlänglich berichtet.

Auch die einzelnen Akteure und Anbieter in diesem Segment wurden bereits in der Vergangenheit beleuchtet und vorgestellt. In der Alexianer Krefeld GmbH wird die Software Logbuch der Firma Dynamed eingesetzt.

Wie sieht nun ein Fazit aus, nach 2 Jahren Nutzung von digitalen Prozessen in der Patientenlogistik? Also weg von der telefonischen Auftragsvergabe / Auftragsannahme und hin zum „Leben“ mit einem volldigitalisierten Prozessmanagement in der Patientenlogistik.

Fazit

Schwindlig im Dreiviertel-Takt oder Struktur in den Abläufen

Vor der Einführung einer entsprechenden prozessorientierten Software-Lösung wurde zu unterschiedlichsten Zeiten auf ausschließlich telefonischem Weg Transporte der Patienten im Rahmen von Verlegungen, hin zu Untersuchungen oder zum OP, ausschließlich per Telefon beauftragt. Keiner der beteiligten Akteure hatte nach Abgabe eines Transportauftrages den Überblick über den aktuellen Status des Transportes.

Jörg Eloo

Nach Einführung der Software-Lösung werden Transportaufträge direkt über das Krankenhausinformationssystem (KIS) mit entsprechender Patienten­zu­ord­nung (Name, Bettplatz, Abgangsort und ­Zielort, Uhrzeit) systemisch eingestellt und an die Patientenlogistik übermittelt.

Cha-Cha-Cha oder ­Transparenz in den Abläufen (5-­Faktor-Authentifizierung)

Transparenz wird großgeschrieben. Der Status der Aufträge ist jederzeit für alle online einsehbar, wodurch telefonischen Rückfragen minimiert werden – denn alle Beteiligten können selbst prüfen, wo der Patient sich gerade befindet und wie die Abhol- und Ankunftszeiten sind. Das alles sorgt für reibungslosere Abläufe und ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Patiententransport.

Nicht auf die Füße treten oder ­Patientensicherheit

Durch die Zuordnung und Übermittlung der Patientendaten (Patientennummer ist scanbar.) an die Transportlogistik ist eine Verwechselung von Patienten nahezu ausgeschlossen. Hier wird sichergestellt, dass der richtige Patient am richtigen Ort abgeholt und zum korrekten Zielort gebracht wird. Fehlerübermittlungen wie vor der Einführung der digitalen Prozesse (beispielsweise Übermittlungsfehler im Namen, im Geschlecht usw.) sind ausgeschlossen.

Tanzrichtung oder Übersicht/­Auswertbarkeit der ­produktiven Zeit (5-Faktor-­Authentifizierung)

„Gefühle“ werden messbar! Aussagen wie: „Nie ist jemand in der Logistik erreichbar“ oder „Wir warten schon ewig auf den Transporteur“ sind aufgrund der klaren Prozessfolge / der eindeutigen Prozessschritte im Zeitstrahl darstellbar und werden korrekt messbar.

Eingeführt wurde hierzu am Standort eine 5-Faktor-Authentifizierung, mit welcher der Transporteur die Aufträge abarbeitet (siehe Kasten S. 49).

Durch die zeitliche Abfolge der Erfassung der vorgenannten fünf Faktoren wird deutlich, in welchen Bereichen längere Wartezeiten entstehen. Hinterher können weitere Stellschrauben, z.B. bei Akteuren und Bereichen der Patiententransporte „feinjustiert“ werden.

Digitalisierung wird positiv bewertet

Die Erfassung der fünf Faktoren ermög­lichen eine klare Darstellung der tat­säch­lichen produktiven Zeit und eine kontinuier­liche Verbesserung der reibungslosen Abläufe. Anhand der erfassten Daten können die einzelnen Akteure (Pflege, Funktionsbereich, Transporteure usw.) gezielt angesprochen werden, um Wartezeiten in diesen Bereichen zu minimieren oder zu vermeiden. Außerdem ist es nunmehr möglich, eine strukturierte Personalplanung / Dienstplanung in Anlehnung an das tatsäch­liche Transportaufkommen zu erstellen. Somit ist gewährleistet, dass zu jeder Zeit ausreichende Transporteure zur Verfügung stehen.

Von allen beteiligten Akteuren wurde die Veränderung in der Patientenlogistik, hin zu gelenkten digitalen Prozessen, als ein wichtiger Schritt im Rahmen von mehr Transparenz, Eindeutigkeit und ­Verbindlichkeit erkannt und entsprechend bewertet. Hieraus ergeben sich für die Zukunft weitere Ansätze zur Digitalisierung von Prozessen zu weiteren Themen in der Logistik wie z.B. mobile Bettenaufbereitung mit Betten­ortung und Materiallogistik.