Die Einkaufsleiter deutscher Gesundheitseinrichtungen stehen täglich vor einer Vielzahl von Herausforderungen, um eine effiziente Beschaffung zu gewährleisten. Neben dem Erfassen und Pflegen von Artikelstammdaten, der Budgetplanung und -überwachung sowie der Zeichnung bestmöglicher Preise üben sie sich im täglichen Spagat zwischen den Anforderungen der Chefärzte hinsichtlich der Funktionalität von Medizinprodukten und den Rentabilitätsvorgaben der Geschäftsführung. All diese Aufgaben bewältigen sie meist mit unterbesetzten Teams. Um die knappen Ressourcen bestmöglich einzusetzen, nutzen immer mehr Kliniken technische Lösungen. Nur so kann die Fülle an Daten sinnvoll gemanagt, fundierte Entscheidungen getroffen und die Prozesse im Sinne aller Stakeholder optimiert werden.
Einkaufsgemeinschaften unterstützen
Neben bewährten technischen Lösungen wie Materialwirtschafts- und Krankenhausinformationssysteme, die längst aus dem Klinikalltag nicht mehr wegzudenken sind, und Neuerungen, wie die elektronische Patientenakte und telemedizinische Anwendungen bis hin zu Innovationen wie der robotischen Chirurgie besteht die Notwendigkeit, auch den Alltag der Einkaufsabteilungen technisch effizient zu gestalten. Einen wichtigen Part übernimmt hierbei die Einkaufsgemeinschaft, die über ein technisch unterstütztes IT-Dienstleistungsangebot entlang der gesamten Wertschöpfungskette verfügt. Sie unterstützt mit digitalen Prozessen bei der Generierung und Veredelung von Daten, der Stammdatenanlage und -korrektur bis hin zu Standardisierungs- und Optimierungsprojekten und deren Monitoring. Die Agkamed verfolgt mit dem weiterentwickelten Infoportal 4 einen modularen Ansatz, um die Strategischen Einkaufsabteilungen voll umfänglich zu unterstützen, der sich im Kern auf Stammdatenoptimierung,
Sachkostencontrolling, Potenzialanalyse und Standardisierung sowie Benchmark fokussiert.
In Sekundenschnelle: die Stammdatenoptimierung
Durch neu entwickelte Web-APIs für die gängigen Materialwirtschaftssysteme erfolgt im ersten Schritt eine Analyse und Optimierung der Stammdaten in der Klinik. In wenigen Sekunden kann über die eingerichtete Schnittstelle der Datensatz der Klinik exportiert, analysiert, um Daten angereichert und wieder in das Materialwirtschaftssystem der Klinik zurückgespielt werden. Neben Artikelnummer und -bezeichnung wird hier vor allem der Fokus auf die Global Trade Item Number (GTIN), Pharmazentralnummer (PZN) und eine durchgängige Klassifikation (ECLASS, ABDA) gelegt. Nicht nur die Korrektur, sondern auch die automatisierte Neuanlage von Artikeln mit allen gängigen Verpackungseinheiten verbessert die Effizienz in den Einrichtungen. Dabei wird in Bezug auf Qualität und Quantität auf validierte Stammdaten aus demHealthcare Data Portal (HCDP) zurückgegriffen. Das bisherige Vorgehen einer dateibasierten, bidirektionalen Schnittstelle wird, sofern möglich, durch die neuen Prozesse abgelöst, was eine noch schnellere Übertragung der Stammdaten ermöglicht. Neben dem deutlich ressourcenschonenden Stammdatenmanagement und der damit verbundenen optimierten Datenbasis wird die Einkaufsabteilung durch effiziente Folgeprozesse entlastet, die zum größten Teil aus routinemäßigen Analyse- und Controlling-Funktionen bestehen. Ein besonderer Vorteil ist hierbei das Datawarehouse, welches alle notwendigen Bewegungs- und Stammdaten nicht nur miteinander verbindet, sondern auch Prüfroutinen durchläuft, um regelmäßig auftauchende Fehlerquellen zu detektieren.
Auf die Klinik abgestimmtes Sachkostencontrolling
Im Business-Intelligence-Tool steht das Sachkostencontrolling im Fokus. Dort kann die Umsatzentwicklung auf Mandanten-, Lieferanten-, Kostenstellen- und Fachbereichsebene eingesehen und Ursachen potenzieller Abweichungen identifiziert werden. Um die Effizienz und Entwicklung der einzelnen Abteilungen hervorzuheben, werden Case-Mix-Punkte referenziert. Ein Index, mit dem die Aussagekraft des anschließenden Soll-Ist-Vergleichs im Rahmen der Budgetverwaltung verstärkt wird.
Effizienzgewinne durch Potenzialanalyse und Standardisierung
Um den Bezug zu den Konditionen der Einkaufsgemeinschaft herzustellen, können die Bewegungsdaten mit den Preisdaten in Verbindung gebracht werden. Die Bewegungsdaten leiten sich entweder aus den Umsatzmeldungen der Industriepartner oder aus den Verbrauchsdaten der Materialwirtschaftssysteme her. Um eine optimale Datenqualität zu gewährleisten, zielen interne Prozesse darauf ab, die verschiedenen Datentöpfe miteinander zu vergleichen und Differenzen im Sinne des Kunden zu klären.
Im Anschluss kann pro Kondition dargestellt werden, wo bereits eine Konditionszeichnung erfolgt ist und an welcher Stelle sich ein Einsparungspotenzial durch fehlende Zeichnung der optimalen Preisstaffel ergibt. Darüber hinaus können die Abnahmemengen ganzer Warengruppen gebündelt betrachtet werden und eine Grundlage für Diskussionen bieten, das Lieferantenportfolio zu standardisieren.
Zwar ist es nicht immer möglich, im Medikal-Bereich nur durch kaufmännische Aspekte das Lieferantenportfolio zu optimieren, jedoch bietet die Auswertung auf Knopfdruck eine einfache Argumentationsgrundlage für den strategischen Einkäufer in der Diskussion mit den Chefärzten der Fachabteilungen. Insbesondere die automatisierte Darstellung mehrerer Quellen schafft Kapazitäten in den Fachabteilungen und bietet Raum, sich auf die wesentlichen Fragestellungen zu fokussieren. Ein Zielmengen-Reporting zu den gezeichneten Konditionen kann den Abschluss eines vollumfänglichen Berichtswesens darstellen.
Der Blick über den Tellerrand: Benchmark
Ziel des Benchmarkings ist es zunächst, mit einem Blick zu identifizieren, welche Operationen sich im Sachkostenanteil als kostendeckend herausgestellt haben, bei welchen Operationen Verlust gemacht wurde und ob durch Querfinanzierung in Summe ein Gewinn oder ein Verlust entstanden ist. Beim tieferen Einstieg in die Analyse kann darüber hinaus festgestellt werden, wie hoch der Sachkostenanteil bei Referenzkliniken ähnlicher Größe und mit ähnlichen Schwerpunkten ist. Dabei kann bis auf die Artikelebene untersucht werden, wo sich mögliches Einsparpotenzial befindet.
Die richtige Information zur richtigen Zeit in der richtigen Form
Vervollständigt wird der Ansatz durch die Analyse der Zielgruppe und stetige Weiterentwicklung mit den Anwendern. Dies umfasst nicht nur die abgestimmte Dialogentwicklung, sondern auch die Analyse der Nutzungsquote und die Ableitung von potenziellen Ursachen bei geringer Nutzung. So hat sich im Entwicklungsprozess des Agkamed-Tools herausgestellt, dass für verschiedene Anwendergruppen auch verschiedene Lösungen zur Übermittlung von Analyseergebnissen erforderlich sind. Neben Anwendern, für die BI- und Analyse-Tools zum täglichen Berufsalltag dazu gehören und die hier durch eine Routine bei der Nutzung von Business-Intelligence-Lösungen entwickelt haben, müssen auch Lösungen für diejenigen geschaffen werden, die keinen täglichen Bedarf haben und für die mögliche Hemmschwellen bei der Nutzung der Systeme entstehen. Meist reicht hier ein automatisiertes Berichtswesen, das die wichtigen Key Performance Indicators in einem regelmäßigen Turnus übermittelt.
Zwar bieten Einkaufsgemeinschaften durch ihr IT-Dienstleistungsangebot in den jeweiligen Schwerpunkten schon jetzt eine Effizienzsteigerung für die strategischen Einkaufsabteilungen ihrer Kliniken, allerdings befindet sich diese Entwicklung erst am Anfang. Es bleibt spannend, wie die einzelnen Akteure am Markt auf die immer neuen Herausforderungen reagieren und durch technische Lösungen Antworten auf die immer komplexer werdenden Fragestellungen finden. Insbesondere die künstliche Intelligenz bietet hier noch ein gewaltiges Potenzial, ganzheitlich Prozesse im deutschen Gesundheitsmarkt zu optimieren.