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Im Meer der Kennzahlen

Wirksame Sachkostensteuerung im Klinikeinkauf

Sachkosten sind als Spitze des Eisbergs ein Indikator für den Erfolg von Prozessen des Klinikeinkaufs und seiner Zusammenarbeit mit Anwendern, Lieferanten und Verwaltung. Gerade die Beziehung zum Controlling unterliegt derzeit einem Veränderungsprozess.

Taschenrechner

Foto: Pixabay

Der Klinikeinkauf muss sich wandeln: Noch positionieren und gewichten Kliniken den Einkauf sehr unterschiedlich. Doch rückt er mehr in den Fokus – damit muss sich auch die Rolle des Einkäufers ändern. Er hat eine Verbindungsfunktion zu einer Vielzahl von Akteuren, weshalb er keinesfalls am Ende der Prozesskette stehen darf. Der Erfolgsdruck des Einkaufs steigt und damit auch das Interesse an der Erfolgsmessung. Aber was ist eigentlich das Erfolgsrezept? Wo liegt der Mehrwert? Welche Kennzahlen eignen sich, um die Ergebnisse zu messen?

Erfolg hat viele Komponenten

Vorrangige Aufgabe des Einkaufs ist es, sichere und qualitativ geeignete Produkte zu beschaffen. Das heißt, das ausgewählte Produkt muss sowohl zur Indikation und zum Patienten passen als auch in der Anwendung geeignet sein. Gleichzeitig steigt die Versorgungssicherheit mit der Etablierung von Standards. Um nachhaltige Beschaffungsentscheidungen zu treffen, ist der fachliche Austausch mit Anwendern essenziell. Nur durch die Bündelung der Kompetenzen lassen sich angemessene und nachhaltige Kaufentscheidungen treffen.

Um die Produktqualität zu sichern und Mängel zu vermeiden, sollten Lieferanten systematisch ausgewählt und die Prozesse mit Geschäftspartnern standardisiert gestaltet werden. Stimmen Qualität und Zuverlässigkeit, können sich strategische Partnerschaften etablieren. Die Häufigkeit von Lieferengpässen oder Produktproblemen ist ein wesentliches Indiz dafür, ob etablierte Prozesse erfolgreich umgesetzt werden. Für eine hohe Versorgungssicherheit braucht es Ausfallkonzepte. Diese sind ohne eine Steuerung durch den Einkauf undenkbar. Die Verfügbarkeit des richtigen Produkts, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in richtiger Menge ist eine Definition für den Erfolg im Versorgungsprozess. Ohne eine enge Verbindung zur Logistik ist das unmöglich.

Am Ende zählen Qualität und Wirtschaftlichkeit

Für den Einkäufer ist selbstverständlich: In der Bilanz muss der Materialeinsatz wirtschaftlich sein. Grundlage für die erfolgreiche Materialkostensteuerung ist die Nutzung bestmöglicher Konditionen. Durch die Dienstleistung von Einkaufsgemeinschaften können Einkaufsabteilungen den Fokus auf die Zusammenarbeit mit den klinischen Experten und den weiteren beteiligten Akteuren legen. Die Umsetzungsquote von Einkaufsentscheidungen ist entscheidend für die Wirtschaftlichkeit. Sie muss deshalb begleitet und nachverfolgt werden, dazu zählt auch der indikationsgerechte Einsatz der Produkte. Greifen alle Prozesse ineinander ist dies ein zentraler Gradmesser für den Einkaufserfolg.

Weitblick im Controlling, Sachkostensteuerung im Einkauf

Die Verantwortung der gesamthaften Kosten- und Erlössteuerung liegt in der Regel beim Klinikcontrolling, nicht beim Einkauf. Zeigen Auswertungen ein Ungleichgewicht zwischen Sachkosten- und Erlösentwicklung, muss die Verantwortung an den Einkauf übergehen. Er hat den Überblick über konkrete Verbräuche. Durch sein Produkt-Know-how kann er Abweichungen analysieren. Bei Bedarf werden in Verbindung zu den medizinischen Experten Gegenmaßnahmen ergriffen. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine klare Definition von Zielsetzungen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zwischen Einkauf und Controlling. Dabei gilt es auch, unterschiedliche Denkweisen und Kulturen zusammenzuführen. Ein Klassiker im Controlling ist die Darstellung nach Kostenarten und Kostenstellen. Der Blick des Einkäufers fokussiert sich eher auf Warengruppen und Produkte. Bringt man diese Perspektiven zusammen, ist schon viel erreicht.

Arbeiten Einkauf und Controlling eng zusammen, können Handlungsbedarfe abgeleitet werden. Ein Vergleich der IstKosten mit der InEK-Matrix, aggregiert für Arzneimittel, Implantate /Transplantate und den verbleibenden medizinischen Bedarf, zeigt bereits auf Hausebene erste Auffälligkeiten. Im nächsten Schritt muss eine Analyse auf Fach abteilungsebene erfolgen, um eine höhere Steuerungswirkung zu erreichen.

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