Das Stammdatenmanagement im Krankenhaus ist ein wesentlicher Prozess, um die Qualität der Daten zu gewährleisten. Um einen effizienten Beschaffungsprozess sicherzustellen, ist es unerlässlich, dass die Daten korrekt und aktuell sind. Eine digitale Lösung kann helfen, die Datenqualität effizient und nachhaltig zu verbessern. Doch wer entscheidet oder legt fest, welche Qualität für welchen Prozess die richtige ist?

Es gibt eine Vielzahl an Datenpoolprovidern im deutschen Gesundheitswesen, welche je nach Ausrichtung gewisse Portfolios und Kataloge aufbereiten und ihren Kunden im Rahmen unterschiedlicher Rahmenbedingungen zur Verfügung stellen (siehe Kasten).

Auf Klinikseite pflegt jede Einrichtung den eigenen Artikelstamm in der jeweiligen Materialwirtschaft – meist mit eingeschränkten technischen Hilfsmitteln und zeitlich versetzt. Durch diese Parallelwelten kommt es immer wieder zu Problemen entlang der Supply Chain im Gesundheitswesen.

Fehler fallen zu spät auf

Rohdaten werden in unterschiedliche Systeme importiert, validiert, aufbereitet und der Klinik zur Verfügung gestellt. Zum Abgleich mit den Daten der Einrichtung kommen häufig manuelle Mapping-Prozesse zum Einsatz. Neben der Fehleranfälligkeit manueller Prozesse stellt die zeitlich versetzte Bereitstellung und Bearbeitung der Daten die wesentliche Schwachstelle dar. Fehlerhafte Daten wie Preise, Preiseinheiten und Verpackungseinheiten fallen häufig erst nach der Prozessauslösung und Bestellung auf. Zu spät für eine reibungslose Versorgung funktionierender Prozesse. Softwareas- a-Service-Anwendungen (SaaS) für Content-Management können die Lösung für derartige Probleme sein.

Auch mittelfristig wird es keinen Ersatz für Klinik-Materialwirtschaftssysteme geben und die Daten sind somit immer wieder aktuell zu halten und abzugleichen. Langfristig werden cloudbasierte Systeme mit direkter Contentverfügbarkeit und -nutzung die heutigen Verfahren ablösen. Einige gute Initiativen lassen sich bereits heute beobachten.

Lösungsansätze: Nicht nur die Symptome behandeln

Wie erwähnt, ist es wichtig, vor den Prozess zu kommen! Aber was heißt das genau? Es ist wie in der Medizin, behandelt man immer nur die Symptome, wird man langfristig nicht gesund, sondern betrachtet nur kurzfristig die jeweilige Schieflage. So verhält es sich auch mit dem Stammdatenmanagement. Stammdaten müssen in den Krankenhaus-Materialwirtschaftssystemen in Echtzeit automatisiert, validiert und gepflegt sein. Das bedeutet, die Artikelinformationen und bestenfalls auch Preisinformationen müssen zwischen Lieferant und Krankenhaus aktuell abgeglichen sein, vor Auslösen einer Bestellung oder einem anderweitigen Prozess!

Mediio GmbH

Sollten sich Differenzen ergeben wie z.B. fehlende Barcodeinformation und Packungseinheit, Faktor und Einheit stimmen nicht überein, der Artikel ist im Krankenhaus nicht angelegt oder die Lieferantenartikelnummer ist nicht korrekt, dann sollten diese so schnell wie möglich aufgelöst werden. In einer Content-as-a- Service-Anwendung kann dies mittels modernster Web-Service-Technologie geschehen und so eine automatisierte Stammdatenübertragung sichergestellt werden. Die zu validierenden eigenen Daten können dafür in der Software hochgeladen werden, es erfolgt ein Matching der Daten und die Daten werden durch tagesaktuelle Stammdaten ersetzt. Im Ergebnis werden dabei validierte und korrekte Stammdaten in allen klinischen sowie logistischen Prozessen genutzt. Folgende Prozesse lassen sich dabei unterstützen:

• Identifikation von Artikeln
• Bestellungen
• Scanner-basierter Wareneingang
• OP-Dokumentation
• Empfang von Lieferschein und Rechnungen
• Analytik

Die zur Verfügung stehen Stammdaten können damit die Arbeitsabläufe verbessern, die Basis für bessere Entscheidungsgrundlagen sein und helfen sowohl Zeit als auch Geld zu sparen.