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Healthcare-Supply-Chain

„Pandemien als Treiber für die Verbesserung der Lieferketten“

Die Corona-Pandemie hat die Supply Chain im Gesundheitswesen vor große Herausforderungen gestellt. Wie können widerstandsfähige Lieferketten aufgebaut werden? Und mit welchen Maßnahmen können sich Akteure auf künftige Pandemien besser vorbereiten?

Supply Chain Management

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Zielführend sind hier die richtigen Strategien − etwa die konsequente Planung möglicher Krisenszenarien, die enge Vernetzung mit klinischen Interessensvertretern oder die Bewertung von Lieferanten in Bezug auf verlässliche Lieferketten. Dazu nehmen drei Experten im Bereich Krankenhaus-Logistik Stellung.

Covid-19 hat Wirtschaft und Gesellschaft weltweit völlig unvorbereitet getroffen. „Die Krise hat uns drastisch vor Augen geführt, wie brüchig die globalen Lieferketten im Gesundheitswesen sind und dass hier akuter Handlungsbedarf besteht“, konstatiert Stefan Krojer, Gründer und Betreiber der Community „Zukunft Krankenhaus-Einkauf“. Um für zukünftige, ähnlich gelagerte Krisensituationen besser gerüstet zu sein, müssen Verantwortliche aus den Versäumnissen der Corona-Pandemie lernen und die richtigen Erkenntnisse daraus ziehen. Entscheidend ist es, bei der Konzeption möglicher Maßnahmen strategisch vorzugehen. Ein Weg kann darüber führen, operative Planungsprozesse an neue Gegebenheiten anzupassen.

Für Thomas Klein, Dezernent Einkauf & Logistik, Verpflegungsmanagement am Universitätsklinikums Düsseldorf hat es sich in der Pandemie bewährt, die richtigen internen Strukturen zu schaffen. „Kurz nachdem im Februar die ersten Covid-Patienten bei uns eintrafen, sind bereits die Verbräuche an FFP-Masken und Mund-Nasen-Bedeckungen explodiert“, erinnert sich Thomas Klein. So wurde noch am selben Tag eine Task Force mit allen Beteiligten einberufen. Das Gremium aus Virologen, Infektiologen und Teilen des Vorstands hat mögliche Szenarien durchgespielt und nach Lösungsoptionen gesucht. Von herausragender Bedeutung waren hierbei kurze Entscheidungswege und schnelle Reaktionsmöglichkeiten. „Dabei haben wir sehr von der Digitalisierung unserer Prozesse in der Materialwirtschaft profitiert. Schnell herrschte Transparenz über die Bestände im Zentrallager, sodass wir das Verbrauchsverhalten besser einschätzen und Engpass-Situationen entgegenwirken konnten“, ergänzt Thomas Klein.

Enge Vernetzung mit wichtigen Interessensvertretern

Wichtig ist auch die enge Vernetzung mit Interessensvertretern, die am klinischen Beschaffungsprozess beteiligt sind. „Aufgrund der Pandemie waren bewährte Lieferquellen schnell ausgetrocknet, sodass der Einkauf sich ad hoc anpassen und neue Optionen finden musste. Von unschätzbarem Wert war dabei ein funktionierendes Netzwerk, das gute Beziehungen zu bewährten Bestandslieferanten, weiteren Fachhändlern sowie zu den eigenen Kollegen aus dem Einkauf umfasst“, weiß Stefan Krojer.

Dr. Christoph Luz, Geschäftsführer der Ländergruppe DACHNL bei Global Healthcare Exchange (GHX), sieht in der konsequenten Planung eine entscheidende Voraussetzung, um in Zukunft besser auf Krisenszenarien vorbereitet zu sein. „Eine gute Planung basiert immer auf validen Daten. Diese waren aber in vielen Kliniken während der heißen Phase der Pandemie nicht verfügbar. Auch wenn die Transparenz über die Zentrallager meist gegeben war, ließen sich dennoch die dezentralen Bestände, beispielsweise von Atemschutzmasken, auf den Stationen kaum einsehen. Durchgängig digitalisierte Prozesse können hier in Zukunft Abhilfe schaffen“, sagt Christoph Luz.

Digitale Lösungen verschaffen einen klaren Überblick über die dezentralen Bestände im Krankenhaus. Das macht es möglich, Material innerhalb der Stationen oder auch zwischen einzelnen Kliniken sinnvoll umzuverteilen. Zudem bieten solche Lösungen eine hohe Transparenz über den Anbieter-Markt. So lassen sich über Klassifikationssysteme jederzeit alternative Lieferanten recherchieren, um pandemie-bedingte Versorgungslücken abzufangen.

Mit solider Datenbasis Pandemie-Folgen abmildern

Für Stefan Krojer trägt eine solide Datenbasis wesentlich dazu bei, die Auswirkungen von Pandemien mit bisher unbekannten Erregern abzumildern. „Bekannte Krankheiten wie regelmäßig auftretende Grippewellen oder die jährlich wiederkehrende Noro-Virus-Epidemie liefern uns Daten über die zu erwartende Anzahl von Erkrankten. So können wir den Bedarf an Schutzausrüstungen verlässlich planen und disponieren. Liegen diese Erfahrungswerte in Form von validen Daten vor, können wir diese um neue Informationen ergänzen und sie auch zur Bewältigung einer Pandemie vom Ausmaß Covid-19 nutzen“, erklärt Stefan Krojer.

Zu den relevanten Daten, die hierbei ausgewertet werden können, zählen auch die Untersuchungsergebnisse der Johns-Hopkins-Universität zu den Corona-Fallzahlen sowie die Statistiken des Robert-Koch-Instituts. Aber auch Eingaben in Suchmaschinen können aussagekräftige Erkenntnisse und Trends über die aktuelle, regionale Verbreitung, beispielsweise von Erkältungskrankheiten, liefern. Suchen viele Menschen einer Region etwa Schlüsselbegriffe zu den Symptomen Fieber, Husten, Schnupfen, könnte dies auf eine akute Infektionswelle in der Region hindeuten. Technisch wäre es durchaus möglich, solche externen Daten in bestehende Klinikverwaltungs- und ERP-Systeme zu integrieren und für Simulationen zu nutzen, um einen künftigen Bedarf zu berechnen.

Durchdachtes Dokumenteninformationssystem nötig

Voraussetzung hierfür ist jedoch eine optimale Datenqualität. Dazu zählt auch ein gutgepflegter und qualitativ hochwertiger Bestand an klar adressierbaren, internen Stammdaten. „Beim Datenmanagement konzentrierten wir uns bisher auf Artikelstamm-, Transaktions- und Bewegungsdaten. Covid-19 hat aber gezeigt, dass wir noch weitere Daten benötigen, die gesammelt, aufbereitet und im System adressiert werden müssen. Dies ist aufwändig und erfordert einen grundlegenden Veränderungsprozess hinsichtlich Arbeitsweise, Datendokumentation und Integration von Schnittstellen. Wir brauchen daher ein durchdachtes Dokumenteninformationssystem, das alle relevanten Daten wie etwa Zertifikate oder Gebrauchsanweisungen zu einem wichtigen Produkt zusammenführt und den Schwestern, Pflegern und Ärzten in einem transparenten Workflow zur Verfügung stellt“, fordert Stefan Krojer.

So wird die Sicherheit des Personals und die korrekte Anwendung des Produktes gewährleistet. Zudem hat die Krise gezeigt, dass auch Daten aus neuen Medienformaten wie etwa E-Learnings gesammelt, von Lieferanten akquiriert, abgeglichen und über Plattformen wie GHX mit allen Beteiligten geteilt werden müssen. „Wir stellen unseren Mitarbeitern diverse Schulungsvideos, beispielsweise zum richtigen Anlegen von Masken oder zur fachgerechten Durchführung von Abstrichen, zur Verfügung. Hierbei ist es essenziell, dass die Kollegen aus dem klinischen Bereich auf eine zentrale Datenbank zugreifen können“, ergänzt Thomas Klein.

Konsistente Datenqualität ist entscheidend

Für Christoph Luz ist eine konsistente Datenqualität von entscheidender Bedeutung, um die Kliniken fit für künftige Herausforderungen und Krisen zu machen. „Wir arbeiten seit Jahren daran, unseren Kunden qualitativ hochwertige Daten mit der gebotenen Informationstiefe zur Verfügung zu stellen. Infolge der Pandemie wird auch das Gesundheitswesen von einem immensen Digitalisierungsschub profitieren, gerade was die Lieferung, Qualität und Analyse von Daten betrifft“, prognostiziert Christoph Luz.

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