Materialwirtschaftssysteme sind nicht nur teuer, sie können mit Fug und Recht auch als Bremsklotz der digitalen Transformation im Krankenhaus bezeichnet werden. Einerseits liegt das an mangelnden Schnittstellen, die eine Integration von anderen Lösungen und Systemen erschweren bzw. verhindern; andererseits an den fehlerhaften Stammdaten, die in den Materialwirtschaftssystemen schlummern.
Wenn Einkäufer auf Basis falscher Produkt- oder Preisinformationen ordern, ist es nur logisch, dass Rückfragen zu Bestellungen und Rechnungen auftreten, sodass selbst digitalisierte Abläufe manuelle Eingriffe erfordern. Egal ob im Bereich der Beschaffung, des Lagermanagements oder der Bestandskontrolle – eine digitale Transformation der wichtigsten Prozesse einer Wirtschaftsabteilung ist so nicht nur schwierig, sondern schlichtweg unmöglich.
End-to-End in der Cloud: Roland-Klinik vollzieht digitale Transformation
Mit Blick auf die Kosten und Herausforderungen proprietärer Materialwirtschaftssysteme geht der Trend mittlerweile zu cloudbasierten Lösungen, die flexibler, skalierbarer und sicherer sind. Und das Beste: Sie versetzen Krankenhäuser in die Lage, nahtlose Prozesse zu etablieren, wie das Beispiel der Roland-Klinik Bremen zeigt. Das Krankenhaus hat ein homogenes, interoperables Ökosystem etabliert, das nicht nur die lästige Stammdaten-Synchronisation überflüssig macht, sondern auch die betriebliche Effizienz verbessert.
Das Herzstück des neuen End-to-End-Prozesses ist ein zentraler Datenpool, in dem die von den wichtigsten Lieferanten bereitgestellten Produktkataloge abgebildet sind. Weil die Verwaltung der Produktinformationen bei den Lieferanten liegt, entfällt jetzt die Stammdatenpflege, die in der Roland-Klinik zuvor erhebliche Ressourcen gebunden hat.
Interoperabilität als Trumpf: Digitale Verzahnung von Beschaffungs- und Lagermanagement
Die Produktinformationen sowie die verhandelten Preisinformationen, die über eine Schnittstelle zur Einkaufsgemeinschaft ebenfalls in dem Datenpool abgebildet sind, werden nahtlos an eine Procurement-Lösung übergeben. Klinische Teams und andere befähigte Anforderer können über mobile Apps sowohl Bestellungen als auch interne Anforderungen auslösen, die digital an die Logistik übermittelt werden.
Die digitale Verzahnung von Beschaffungs- und Lagermanagement ermöglicht eine automatisierte und damit hochgradig effiziente Steuerung des Materialflusses. Dadurch lassen sich nicht nur standardisierte Prozesse für die Bedarfsanforderung, die Bestandsaufstockung, Inventuren oder den Wareneingang einführen; die Wirtschaftsabteilung um ihren Leiter Olaf Schmidt kann durch die Nutzung der erzeugten Daten auch Lagerkapazitäten optimieren, Abfälle reduzieren und verlässliche Lieferanten identifizieren.
Digitale Transformation as its best: Warum cloudbasierten IT-Ökosystemen die Zukunft gehört
Neben dem Einkauf und der Logistik profitiert auch die Finanzbuchhaltung vom neuen IT-Ökosystem. Weil eine ebenfalls über eine Schnittstelle angebundene Plattform für die Rechnungsprüfung sowohl Bestelldaten als auch Informationen zum Wareneingang berücksichtigt, können bereitgestellte Rechnungen geprüft werden, bevor sie – sofern alles korrekt ist – ohne manuelle Aufwände in die Finanzabteilung überführt werden.
Kaum manuelle Eingriffe, keine Medienbrüche, mehr Transparenz und geringere Kosten – für die Roland-Klinik hat sich die Umstellung auf ein cloudbasiertes IT-Ökosystem schnell bezahlt gemacht. Das innovative Modell zeigt nicht nur, dass die Kosten und Herausforderungen proprietärer Materialwirtschaftssysteme der Vergangenheit angehören können, sondern auch, dass homogene IT-Ökosysteme aus der Cloud ein Modell für die Zukunft sind.
