Videokonferenzen – das neue Allheilmittel?
Rückblickend ergeben sich noch weitere erhebliche Auswirkungen, die direkt und auch indirekt im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie und der Kommunikation zwischen Einkäufern und Lieferanten stehen. Laut der Seite www.airliners.de reduzierten sich die innerdeutschen Flüge der Marktteilnehmer wie Lufthansa, Easyjet, Ryanair und Germanwings um 1,7 Millionen Flüge und liegen derzeit bei etwa 40 Prozent im Vergleich zum Vorkrisenjahr 2019.
Die WirtschaftsWoche (www.wiwo.de) berichtete am 30.11.2020 über den Rückgang von Dienstreisen infolge von Corona auf fast null. Somit ist neben der Luftfahrt insbesondere das Hotel- und Gaststättengewerbe von dem Wegfall von Dienstreisen betroffen.
Da nun aufgrund von Videokonferenzen häufig keine Reisetätigkeiten mehr unternommen werden müssen, entstehen hier riesige Einsparungen bei den Reisekosten. Das umfasst Flüge, Mietwagen und Hotelkosten. Einzelne Gesprächsteilnehmer berichten von fast einer 100-prozentigen Kostenreduzierung für die Mitarbeiter, welche normalerweise zu Lieferantengespräche in Krankenhäuser reisen.
Der zweite große positive Faktor ist die Arbeitszeit. Viele geschäftlich Reisende nutzten Wartezeiten und die Reise- bzw. Fahrt- oder Flugzeiten für die Arbeit am Notebook. Hier stand in der Vergangenheit auch immer die unproduktive Wartezeit beim Kunden im kritischen Fokus. Nun besteht durch die Videokonferenz die Möglichkeit, auch mehrere Gespräche am Tag online zu führen, ohne dabei auf Störungen von außen und damit verbundenem Stress, etwa bei Verspätungen oder Stau, reagieren zu müssen.
Es wird hinter verschlossenen Türen und vorgehaltenen Händen in Krankenhäusern wie auch bei Industriepartnern immer mehr darüber diskutiert, dass diese Reduzierungen von Reisekosten und damit verbundenen Einsparpotenziale, die direkt mit Lieferantengesprächen verbundenen sind, beibehalten werden sollen.
Die Branche der Kommunikations-Coachs ist ebenfalls im Wandel und bietet bereits Schulungen für Videokonferenzen an. Hier geht es nicht um technische Unterstützungen und Erste-Hilfe bei einem Ausfall, sondern um überzeugende Auftritte in Videokonferenzen. Dabei spielt z. B. die richtige Kameraeinstellung, die Körpersprache vor der Kamera sowie die Wirkung von Mimik und Gestik auf dem Bildschirm eine neue Rolle. Das erstaunliche hier ist: Nur etwa 10 Prozent der Einkäufer nehmen ein solches speziellen Videokonferenz-Coaching in Anspruch, aber bereits über 75 Prozent der Lieferanten.
Best Practice: Verknüpfung von alter und neuer Kommunikation
Seit dem Rückgang der aktuellen Fallzahlen und dem Sinken der Inzidenz-Werte nehmen viele Einkaufsabteilungen und Industriepartner wieder Kontakt für Gespräche und Abstimmungen auf. Dabei zeichnet sich ein neuer Weg ab, der eine Verbindung von alter und neuer Kommunikation darstellt.
Die Vorteile der Videokonferenzen liegen vor allem bei allgemeinen Absprachen, kurzen Abstimmungen und ggf. einer Portfolio-Aktualisierung auf der Hand. Gerade aber bei kritischen und relevanten Themen im Lieferantengespräch, wie Vertragsgespräche und Reklamationen bzw. Nachforderungen, Rahmenvertragsvereinbarungen sowie bei den halbjährlichen bzw. jährlichen gemeinsamen Gesprächen ist der persönliche Austausch vor Ort immer noch entscheidend.
Daher kann nur eine Kombination der beiden Gesprächsarten zielführend sein und somit zu einem positiven Ergebnis für beide Seiten beitragen. Und es ist ein kleiner, aber wichtiger Schritt zur Digitalisierung im Gesundheitswesen.
