Georg Thieme Verlag KG
Klinik Einkauf

PandemieEinkäufer-Lieferanten-Gespräche in Zeiten von Corona

Die Corona-Pandemie ging einher mit dem weltweiten Kampf um sehr begrenzte Ressourcen der persönlichen Schutzausrüstung (PSA), einer Zunahme von Konkurrenz im Beschaffungsprozess sowie einer Vielzahl bis dato unbekannter, dem Gesundheitsmarkt fremder Lieferanten.

Tastaur
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Symbolfoto

Die gemeinsame Komponente und konstante Verbindung zwischen dem operativen wie auch strategischen Einkauf, den klinischen Anwendern und den Industriepartnern ist die Kommunikation. Egal war und ist es auch heute noch, ob es sich um die Krankenhaus-interne Kommunikation mit Anwendern, Fachabteilungen, dem OP oder den Pflegenden handelt; oder die externe Kommunikation mit zum Teil langjährigen Vertragslieferanten, Außendienst-Mitarbeitenden sowie auch neuen Marktbegleitern.

Das Telefon sowie das persönliche Gespräch prägten die Zusammenarbeit und Kommunikation über Jahrzehnte hinweg. Neue, moderne Kommunikationsformen fanden eher selten einen festen Platz im Alltag des Einkaufs. Das lag und liegt teilweise noch heute nicht an einer Ignoranz oder gar Desinteresse an modernen Medien und Formaten, sondern an eingeschränkten technischen Möglichkeiten und Gegebenheiten. Schließlich ist in vielen Einrichtungen immer noch das Fax-Gerät das einzige technische Gerät, das mit Digitalisierung im Einkauf in Verbindung gebracht wird.

Besuchsverbot aufgrund von Corona – und nun?

Innerhalb sehr kurzer Zeit wurde Anfang 2020 aufgrund von steigenden Infektionszahlen, einer sich rasch verbreitenden Covid-19-Pandemie und stetig ansteigender Inzidenz-Werte in fast allen Gesundheitseinrichtungen ein Besuchsverbot ausgesprochen. Neben Angehörigen und Freunden, Familienmitgliedern und Kollegen durften nun auch keine Außendienst-Mitarbeitenden mehr in Krankenhäuser und Rehakliniken. Auf der anderen Seite wurde zum Schutz der Mitarbeiter auch in sehr vielen Industrieunternehmen Homeoffice angeordnet und Dienstreisen bis auf Weiteres ausgesetzt. Der persönliche Austausch zwischen dem Einkauf und dem Lieferanten fand per se nicht mehr statt.

Die Videokonferenzen kommen

Innerhalb kürzester Zeit fanden die Betroffenen neue Kommunikationswege und Plattformen, um miteinander in den Austausch zu gehen. Es gab das neue Zauberwort in der Kommunikation: Virtuelle Meetings! Eine Suchanfrage bei einem bekannten Online-Suchdienst ergab für den Suchbegriff „Videokonferenzsysteme“ ca. 215 000 deutschsprachige Ergebnisse. Die Liste der Anbieter ist mittlerweile sehr lang geworden. Ebenso die diversen verschiedenen Qualitätsangebote, vom kostenlosen Standard bis zum kostenpflichtigen Premiumangebot ist alles vertreten.

Krankenhäuser und Unternehmen, welche sich frühzeitig und bereits vor der Corona-Pandemie mit dieser Kommunikationsform auseinandergesetzt haben, wissen um die Voraussetzungen für eine stabile und qualitativ hochwertige Videokonferenz (ViKo). Leider sind hier aber bis auf wenige Ausnahmen nur die Industrie und die vor allem global agierenden Lieferanten sehr gut aufgestellt. Zum Funktionsumfang bei Videokonferenztools sollte auch immer auf folgende Punkte geachtet werden:

  • Wollen wir eine High-Definition- oder Low-Resolution-Videoqualität?
  • Wie hoch ist die Höchstanzahl potenzieller Teilnehmer?
  • Besteht die Funktion zum Teilen des Bildschirms?
  • Kann ggf. an Dokumenten gemeinsam gearbeitet werden?
  • Wie steht es um die Datenverschlüsselung und Datensicherheit?
  • Ist eine Aufzeichnung der ViKo möglich?
  • Wie hoch ist der Preis und welche Möglichkeiten der Vertragsbindung existieren?
  • Wer bindet das neue Tool in das EDV-System ein und schult ggf. die Anwender?

Und wie klappt es in der Realität?

Es hat sich in den vielen Gesprächen und in den Rückmeldungen von Einkäufern zu diesem Thema gezeigt, dass in vielen Gesundheitseinrichtungen leider die technischen Grundvoraussetzungen wie Breitband-Internet oder wenigstens DSL fehlen oder der Datenstrom aufgrund technischer Einschränkungen nicht funktionieren. Andere berichten von einer Wartezeit bis zu 12 Wochen für die Implementierung einer entsprechenden Software in das Krankenhaus-eigene IT-System. In einigen Einkaufsabteilungen nutzten und nutzen noch heute Mitarbeitende ihre privaten Smartphones, Notebooks und/oder Tablets mit eigenem Datenvolumen für die Videokonferenzen mit Lieferanten und dem Außendienst. Wieder andere berichten, dass es in der ganzen Wirtschaftsabteilung ihrer Klinik gar kein bzw. nur ein Notebook mit Kamera gibt. Hier gibt es gerade für Krankenhäuser einen nicht unerheblichen Investitionsstau, um ihre Einkaufsabteilungen zeitgemäß auszustatten.

Einen weiteren interessanten Aspekt stellt die Kommunikation von Fachabteilungen wie OP-Leitung, Intensivstationsleitung oder Leitung eines Herzkatheterlabors mit den Lieferanten unter Corona-Bedingungen dar. Auch hier werden vermehrt Videokonferenzen durchgeführt. Dabei nutzen hier analog zu den Einkaufsabteilungen viele der spezialisierten Fachanwender ihre Smartphones bzw. andere mobile Endgeräte. Das hat mit den speziellen Anwendungsgebieten der Beschaffungen und Materialbestellungen dieser spezialisierten Bereiche zu tun.

femak e. V.

Der Fachverband für Einkäufer, Materialwirtschaftler und Logistiker im Krankenhaus e.V., femak, ist der Zusammenschluss von Mitarbeitern/Innen, die in den Bereichen der Versorgung in den Einrichtungen des Gesundheitswesens tätig sind. Dabei verstehen wir den Leitgedanken Wissen vernetzt sowohl als aktive Aufgabe unseres Verbandes, wie auch als Konsequenz, die sich aus dem Zusammenwirken aller Beteiligten ergibt.