In vielen Kliniken dominieren im Bereich der Nachhaltigkeit bislang ökologische Belange – regional erzeugte Produkte, gute Lieferketten, Biolebensmittel, Recycling, Ökostrom, CO₂-Bilanzen. Dabei wächst die Sorge, ökologische Maßnahmen könnten die ökonomische Stabilität durch Kostensteigerungen belasten. Mit Blick auf spezifische Lösungen für Beschaffungsabteilungen spielt die soziale Dimension neben den allgemeinen Maßnahmen des jeweiligen Klinikums als Arbeitgeber, die allen Mitarbeitenden zugutekommen, bislang eine untergeordnete Rolle.
Doch diese dritte, oft unterschätzte Dimension ist entscheidend für den Fortbestand von Kliniken. Hierbei nimmt nachhaltiges Personalmanagement in Zeiten von Fachkräftemangel, Kostendruck und immer neuen bürokratischen Anforderungen auch im Klinikeinkauf eine zunehmend wichtigere Rolle ein.
Lösungen zur Entlastung von Beschaffung, Zentrallager und Logistik sowie zur Erhaltung von Arbeitskraft sind am Markt verfügbar. Gleichzeitig ermöglichen derartige Maßnahmen, ein vergleichbares Arbeitsvolumen mit weniger Mitarbeitenden zu bewältigen, ohne die vorhandenen Kräfte zu überlasten. Ziel des Isar Klinikums ist zudem, den körperlichen Anteil der Arbeitsprozesse bis zum Ende des Erwerbslebens tragbar zu gestalten.
Für den Anforderer bedeutet der KI-Einsatz, dass die Anforderungen aus Freitext, Spracheingabe oder Dateiinhalten selbstständig analysiert und die tatsächlichen Bedarfe, wie etwa das Verbrauchsmaterial, interpretiert werden.
Das Isar Klinikum in München realisiert aktuell ein integriertes Konzept aus Robotik, automatisch nachbestellenden Lagern und Künstlicher Intelligenz (KI), deren Bestandteile in den nachfolgenden Abschnitten vorgestellt werden.
Robotik und motorisierte Transportwagen
Im Praxiseinsatz befinden sich seit einem Jahr zwei unterschiedliche Typen von Logistikrobotern, die selbstständig arbeiten, inklusive Aufzugsfahrten. Sie verteilen kleine Pakete mit vielen unterschiedlichen Empfängern und damit verhältnismäßig großen Laufwegen. Auf dem Rückweg sammelt einer der beiden Roboter Laborproben von den Stationen und den Praxen des Medizinischen Versorgungszentrums (MVZ) ein und übergibt diese an definierte Stellen zur Abholung durch das externe Labor. Parallel wurden Transportwagen innerhalb der Klinik durch elektrisch unterstützte sowie größere Modelle ersetzt, was die Arbeitsbelastung reduziert und Laufwege verkürzt. So können auf einmal mehr und schwerere Waren transportiert werden.
Künstliche Intelligenz
Mit den Zielen, Mitarbeitende im Büro zu entlasten, repetitive Aufgaben zu minimieren, die Qualität zu steigern, die Versorgungssicherheit zu erhöhen und Kosten zu senken, führt das Isar Klinikum aktuell den KI-Agenten „Valora“ ein.
Valora als prozessübergreifender KI-Agent ersetzt die vielschichtigen Prozesse hinter Bedarfsermittlung, Bestellung und Rechnungsprüfung und entlastet vom Anforderer bis zur Rechnungsprüfung.
Bedarfsermittlung: Für den Anforderer bedeutet der KI-Einsatz, dass die Anforderungen aus Freitext, Spracheingabe oder Datei-Inhalten selbstständig analysiert und die tatsächlichen Bedarfe, wie etwa das Verbrauchsmaterial, interpretiert werden. Inhalte aus Contentplattformen, Leistungsverzeichnissen oder Katalogen, zum Beispiel von Einkaufsgesellschaften, werden mit einbezogen. Kostenstellen und Sachkonten werden automatisch erkannt, wodurch der Aufwand minimiert wird.
Beschaffung: Für den Einkauf am Isar Klinikum bearbeitet Valora zeitraubende Kleinanfragen bei geringwertigen Bedarfen, verfasst automatisiert Anfragen an Lieferanten, sammelt Angebote und vergleicht diese. Liegt eine Auftragsbestätigung vor, prüft Valora diese automatisch gegen Bestellung und Wareneingang – inklusive Mengen, Terminen und Artikelspezifikationen. Nur bei Abweichungen wird der operative Einkauf oder die anfordernde Person informiert.
Rechnungsprüfung: Der KI-Agent liest eingehende Rechnungen (PDF, XRechnung oder ZUGFeRD), führt eine formale Prüfung auf gesetzliche Konformität (UStG, § 14) aus, prüft inhaltlich gegen Bestellung und Wareneingang und leitet Buchungsinformationen automatisch ab. Abweichungen oder nicht zuordenbare Positionen werden an Mitarbeitende zur manuellen Rechnungsprüfung weitergegeben.
Die vorgestellten Maßnahmen zeigen, dass am Markt funktionierende Lösungen vorhanden sind, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und Mitarbeitende in Beschaffung und Logistik zu entlasten.
Für das Isar Klinikum ist hierbei wichtig, dass vom Bedarf bis zur Rechnung die Klinikprozesse, Richtlinien, Genehmigungsflüsse und Zuständigkeiten eingehalten werden. Das Klinikum hat zudem die vollständige Kontrolle über Modell, Daten, Entscheidungen und Einsatz des lokalen KI-Systems, das in Deutschland gehostet wird, keine Daten in Drittstaaten überträgt und DSGVO-konform ist.
Selbstbestellende Lager
Ein drittes Element zur Entlastung der Mitarbeitenden am Isar Klinikum setzt am vorhandenen Modulschranksystem auf den Stationen an. Im Status quo erfassen Versorgungsassistenten einmal wöchentlich per Barcodescan an den Modulschränken den Bedarf, der an das Materialwirtschaftssystem übertragen wird. Mit der Einführung der Technik von Neoalto entfällt diese Tätigkeit mit ihren damit verbundenen Laufwegen und Erfassungsaufwänden.
Stattdessen erkennen Sensoren in den Modulkörben die Entnahmen. Anhand dieser übermittelt das System mit Echtzeitdaten automatisch Bestellungen an die Materialwirtschaftssoftware. Die Daten werden an die gleiche Stelle übertragen, die zuvor für die Scanbestellungen genutzt wurde, sodass sich für den Einkauf kein Umstellungsaufwand ergibt.
Fazit
Die vorgestellten Maßnahmen zeigen, dass am Markt funktionierende Lösungen vorhanden sind, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und Mitarbeitende in Beschaffung und Logistik zu entlasten. Zu einem späteren Zeitpunkt wird die Verknüpfung der Systeme untereinander spannend. Hier denkt das Isar Klinikum beispielsweise daran, Valora die von Neoalto erzeugten Bestellungen bearbeiten zu lassen. Es ist positiv zu bewerten, dass zahlreiche der beschriebenen Maßnahmen neben der sozialen auch die ökonomische Dimension der Nachhaltigkeit, sowohl bei den Personal- als auch den Sachkosten, stärken.
Neben den veranschaulichten technischen Lösungsoptionen nimmt das Isar Klinikum auch direkt über die Auswahl der Produkte Einfluss. Realisiert wurde die Umstellung auf verträglichere Materialien, mit denen Mitarbeitende täglich in Berührung kommen. Zum Einsatz kommen beispielsweise QAV-freien Desinfektionsmittel (QAV: quartäre Ammoniumverbindungen) oder vulkanisationsbeschleunigerfreie Handschuhe.
Darüber hinaus wurden kleinere Gebindegrößen durch Ultrahochkonzentrate in der Chemie eingeführt, die in Teilbereichen einen Verzicht auf schwere Kanister ermöglichen. In der Logistik wurde die Wiederholungsanzahl von mehrfach täglich auszuführenden Tätigkeiten reduziert. So werden die Laborproben nach Abstimmung mit allen Beteiligten heute seltener in das externe Labor gebracht als bisher.
