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Prozessautomatisierung

Übernehmen bald Software-Roboter den Klinikeinkauf?

Im Klinikeinkauf kosten monotone und repetitive Aufgaben viel Zeit und sind fehleranfällig. Mittels virtueller Software-Roboter können Prozesse automatisiert werden. Welche Tätigkeiten sind für sie ideal und führt das zu Effizienzsteigerungen?

Künstliche Intelligenz

Symbolfoto

Seit der anhaltenden Covid-19-Pandemie haben die Bestellungen für bestimmte medizinische Materialien in Gesundheitsorganisationen um etwa das 10- bis 20-Fache zugenommen, damit die gesteigerte Nachfrage gedeckt werden kann. Um dabei den Überblick über Bestellungen und Lagerbestände nicht zu verlieren, setzen Krankenhäuser vermehrt auf die Automatisierung mittels der Robotic-Process-Automation-Technologie (RPA), die ein Tracking ermöglicht und somit Verzögerungen bei zeitkritischen Materialien minimieren kann.

RPA bietet Möglichkeiten eine Kombination von Aufgaben, Tätigkeiten, Prozessen und Transaktionen mithilfe von regelbasierten Algorithmen zu automatisieren. Es ist kein Roboter im vielleicht herkömmlichen Sinn, sondern Software, die Aktionen über verschiedene IT-Systeme hinweg mithilfe von speziellen User-Interfaces ausführen kann. Ein einfaches Beispiel besteht darin, den Zelleninhalt einer Excel-Tabelle mit einem korrespondierenden Wert im KIS zu vergleichen, bei Bedarf eine Copy-and-paste-Aktion auszuführen und per E-Mail Betroffene zu benachrichtigen. Ein Software-Roboter arbeitet quasi als eine Art virtueller Mitarbeiter, der menschliche Aktionen am Rechner nachahmt. Das RPA-Programm zeichnet mit einem sogenannten Makrorekorder einzelne Arbeitsschritte auf, die die Einkäufer in ihren jeweiligen ERP- (Enterprise Resource Planning), E-Mail- und Bestellsystemen ausführen und kann diese später übernehmen. Medienbrüche bei den Systemen stellen keine Hürde für die virtuellen Roboter dar.

Prozesseigenschaften für die Verwendung von Software-Robotern

Zentral für die Implementierung von RPA-Technologien ist die Bewertung möglicher Prozesse, die sich zur Automatisierung eignen. In erster Linie sollte es sich um repetitive und nicht-wertschöpfende Transaktionen handeln, bei denen eine strukturierte Dateneingabe erfolgt. Bestenfalls sind die Prozesse bereits standardisiert und basieren auf einem definierten Ablauf mit wenig Variationen. Andernfalls bietet die Implementierung Anlass zu einer Prozessanalyse und -strukturierung aller am Prozess beteiligten Personen und Aktivitäten. Zu Beginn der Implementierung sollten zunächst einzelne Prozesssegmente automatisiert werden, um im Anschluss ganzheitliche End-to-end- Automatisierungslösung umsetzen zu können.

Damit der Einsatz von Software-Robotern kosteneffizient ist, sollte das Volumen der zu übertragenden Tätigkeit mindestens mittelhoch bis hoch sein, um eine Arbeitserleichterung und somit eine Zeitersparnis für die Mitarbeiter darzustellen. Denn häufig vorkommende Prozesse gelten als Kostentreiber, weshalb eine Automatisierung dieser am ehesten zu Kostenreduktionen führen kann. Letztlich eignen sich vor allem auch Aufgaben, die anfällig für menschliche (Flüchtigkeits-)Fehler aufgrund monotoner Ausführungen sind und daher zusätzliche Ressourcen zur Fehlerbeseitigung in Anspruch nehmen. Meist handelt es sich um die klassischen Copy-and-paste-Vorgänge zwischen Softwareprogrammen. RPA-Anwendungen dokumentieren alle Tätigkeitsausführungen lückenlos, reduzieren Fehlerquoten und können die damit verbundenen Kosten im Klinikeinkauf spürbar senken. Dies wirkt sich zudem positiv auf Qualitätskontrollen aus, die ebenfalls von den Software- Robotern übernommen werden können.

Robotergestützte Automatisierung im operativen Einkauf

Aktuell sind RPA-Anwendungen überwiegend noch im operativen Klinikeinkauf zu finden. Beispielhafte Anwendungsfälle sind das Anlegen von Bestellungen, das Monitoring und der Nachrichtenversand sowie die Verifizierung bei der Bezahlung als auch die Erhebung und das Auswerten von Performance-Daten. Typischerweise bestehen die Tätigkeiten zu einem hohen Anteil an ausführenden Routinetätigkeiten. Ziel ist es, dass sich das Einkaufsteam auf höherwertige und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kann, während die virtuellen Mitarbeiter bei Datenpflegeaufgaben entlasten. Dementsprechend wird sich das Anforderungsprofil der Einkäufer kurz- oder mittelfristig ändern, da diese vermehrt strategische Aktivitäten wie die Weiterentwicklung der Warengruppenstrategie, die Lieferantenmarktanalyse, die Vertragsverhandlungen und das Risikomanagement übernehmen können.

Ausblick: Schrittweise Automatisierungspotenzial ausnutzen

RPA-Anwendungen sind heute noch kein Standard, aber es zeichnen sich schon weitere Entwicklungsmöglichkeiten einer intelligenten Prozessautomatisierung ab. Hierbei ist es jedoch wichtig zu verstehen, dass es sich um integrative Technologien handelt und diese daher additiv eingesetzt werden sollten. Weiterentwicklungen in diesem Bereich sind Cognitive Automation und Digital Assistants. Nach einer erfolgreichen Implementierung von Software-Robotern kann Cognitive Automation genutzt werden, um Informationen mittels maschinellen Lernens zu strukturieren, sodass anschließend Aufgaben von RPA-Anwendungen weiterverarbeitet werden. Darauf aufbauend können Digital Assistants Daten nicht nur strukturieren, sondern durch Natural Language Processing verstehen und extrahieren. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, Prozesse intelligent zu delegieren, wobei auf die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Ausführungen geachtet werden muss. Die Prozessautomatisierung durch die RPA-Technologie stellt bereits ein etabliertes Tool dar und wird zukünftig vermehrt Einsatz finden, da sie zugleich die Grundlage für weitere Automatisierungen darstellt.

Erschienen in Klinik Einkauf 03/21  Jetzt kaufen!

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  • Robotic-Process-Automation

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