Die Bewirtschaftung von Gebäuden erfordert die Einhaltung einer Vielzahl von Regelungen und Gesetzen, insbesondere in Bezug auf Nachhaltigkeit. Dies betrifft Aspekte wie Ressourcen- und Energieeffizienz, aber auch nachhaltige Verbrauchsmaterialien sind dabei für die Gebäudereinigungsbranche besonders relevant. Doch mindestens ebenso wichtig wie die Verantwortung gegenüber der Umwelt sind die unternehmerischen Sorgfaltspflichten gegenüber den eigenen Mitarbeitenden sowie sämtlichen Personen innerhalb der Lieferkette.

So haben in den vergangenen Jahren eine steigende Anzahl an Vorschriften, neue Haftungsfragen für Führungskräfte, aber auch mit Imageschäden verbundene Skandale Unternehmen immer stärker für Compliance-Themen sensibilisiert. Gleichzeitig wächst die Erwartungshaltung seitens einer zunehmenden Anzahl von Stakeholdern, dass Unternehmen entlang der gesamten Wertschöpfungskette sicherstellen, dass Vorschriften eingehalten werden.

Die Compliance-Diskussion ist weit mehr als ein Trendthema. Zum einen haben Unternehmen ein eigenes Interesse, normgerechtes Verhalten sicherzustellen und Risiken sowie Sicherheitsprobleme frühzeitig zu erkennen. Gravierende Rechtsverstöße kosten die Unternehmen ihre Reputation und viel Geld, den Geschäftsführern und Vorständen ihren Job, ihr Vermögen und gelegentlich ihre Freiheit, den Mitarbeitern mitunter ihren Arbeitsplatz. Andererseits steht eine Kultur der Integrität und Compliance in engem Zusammenhang mit langfristigem wirtschaftlichem Erfolg.

Zur Absicherung des Compliance-Risikos reicht heutzutage eine vertragliche Verpflichtung nicht mehr aus, um das Risiko insgesamt zu verringern und Unternehmen aus der Haftung zu bringen.

Compliance-Nachweis durch Management-System

Zur Absicherung des Compliance-Risikos reicht heutzutage eine vertragliche Verpflichtung nicht mehr aus, um das Risiko insgesamt zu verringern und Unternehmen aus der Haftung zu bringen. Vielfältige Ansprüche und Erwartungen von Marktteilnehmern wie Kunden, Mitarbeitenden oder Ratingagenturen müssen ebenso beachtet werden wie neue umfangreiche Gesetzesanforderungen in den Bereichen Berichterstattung, Lieferkettensorgfaltspflichten, Umweltschutz oder Menschenrechte. Unternehmen, die hier nicht oder nur unzureichend liefern können, werden im Wettbewerb zunehmend den Anschluss verlieren.

Gut beraten sind Unternehmen daher, wenn sie über ein entsprechendes Management-System zu ihren Compliance-Bemühungen verfügen, mit dem sie die Einhaltung der Gesetze sicherstellen können, sodass Imageschäden verhindert, Haftungsrisiken reduziert und eine nachhaltigere Beziehung zu Kunden und Lieferanten hergestellt werden kann. Ein professionelles Compliance-Management-System (CMS) umfasst dabei jeden Aspekt im Unternehmen, der zur Compliance beiträgt.

Compliance-Standard mit ISO-Norm

Der Weg von den bestehenden Compliance- und Integritätsrisiken zu einem CMS kann Unternehmen jedoch schnell überfordern, da oft ein klarer Leitfaden für die Umsetzung fehlt. Daher hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) im April 2021 die ISO 37301 herausgebracht, eine zertifizierbare Norm für CMS, die von über 160 Ländern unterstützt wird. Die ISO 37301 basiert auf den Grundsätzen von Good Governance, Verhältnismäßigkeit, Transparenz und Nachhaltigkeit. Diese Prinzipien sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Compliance-Programme auf eine ethisch verantwortungsvolle und nachhaltige Weise entwickeln und umsetzen.

Die Norm bietet außerdem einen Leitfaden für den Aufbau, die Umsetzung und die fortlaufende Weiterentwicklung eines CMS in Unternehmen. Dies beinhaltet die Definition von Compliance-Zielen und -richtlinien, die Identifizierung und Bewertung von Compliance-Risiken, die Implementierung von Kontrollmaßnahmen, die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden sowie die Überwachung und Überprüfung der Compliance-Aktivitäten. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die ISO 37301 die Vorgängernorm ISO 19600 ablöst und Unternehmen erstmals die Möglichkeit bietet, sich für ein funktionierendes CMS zertifizieren zu lassen.

Obwohl es Kritik gibt, dass die Anwendung der ISO 37301 zu einer oberflächlichen „Check-the-Box“-Übung führen kann, bietet die Norm dennoch eine erhebliche Flexibilität. Sie ermöglicht die Entwicklung, Implementierung und den Betrieb eines auf die Organisation zugeschnittenen Compliance-Programms, das den individuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird. Zudem besteht eine enge Verbindung zwischen der ISO 37301 und der bereits 2016 eingeführten ISO 37001. Letztere konzentriert sich auf Anti-Korruptions-Management-Systeme (ABMS) als Teil des CMS. Organisationen, die erwägen, ihr CMS nach ISO 37001 zu zertifizieren, könnten dies aufgrund der Ähnlichkeit beider Standards relativ mühelos und effizient umsetzen.

Die ISO 37301 basiert auf den Grundsätzen von Good Governance, Verhältnismäßigkeit, Transparenz und Nachhaltigkeit.

Soziale Verantwortung als Unternehmenswert

Als ein auf den Care-Markt spezialisierter Multiservice-Anbieter hat sich Klüh als eines der ersten Unternehmen nach der neuen ISO 37301-Norm für sein erfolgreiches CMS zertifizieren lassen. Der Zertifizierung ist eine umfangreiche Auditierung des Compliance-Management-Systems von Klüh vorausgegangen. Dabei wurde überprüft, ob es geeignete Maßnahmen und Prozesse gibt, um Verstöße gegen geltende Richtlinien und gesetzliche Vorschriften im Unternehmen aufzudecken oder gar verhindern zu können. Hierfür wurden unter anderem Interviews mit Mitarbeitenden aller Geschäftsbereiche durchgeführt, Dokumente untersucht und Abläufe beobachtet. Alle Fachunternehmen und Standorte von Klüh haben diese Managementsysteme implementiert und arbeiten nach den hierdurch vorgegebenen Standards für Qualität, Umwelt, Energie-/Ressourceneinsatz und Arbeitsschutz.

Auch sonst geht Klüh proaktiv mit den Erwartungen der wichtigen Anspruchsgruppen voran und erfüllt beispielsweise heute schon freiwillig lange vor Pflichteinführung die Ansprüche des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, ist Teilnehmer des UN Global Compact und Unterzeichner der Charta der Vielfalt.

Als Teilnehmer des UN Global Compact gestalten Unternehmen ihre globalen Aktivitäten auf der Grundlage von nachhaltigen Entwicklungszielen im Sinne einer inklusiveren, nachhaltigen Zukunft. Unternehmen, die die Charta der Vielfalt unterzeichnet haben, verpflichten sich unter anderem zu einer Unternehmenskultur, die geprägt ist von Respekt und Wertschätzung, zur Steuerung von Personalprozessen im Verständnis der Charta der Vielfalt sowie zur Einführung eines Diversity-Managements.

Eine Unternehmenskultur, in der Vielfalt selbstverständlich gelebt wird, sorgt auch dafür, dass alle Beschäftigten ihr Potenzial bestmöglich einbringen. Auch entlang der Lieferketten steht Klüh für die Einhaltung dieser Werte und für grundlegende Arbeitnehmerrechte gemäß der ILO (International Labour Organization).