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Nutzen von Industriepartnerschaften aus Klinik-Perspektive

Ralf Bannwarth, Leitung Einkauf und Medizintechnik der Alb Fils Kliniken, spricht im Interview mit Klinik Einkauf über den Nutzen von System- und Technologiepartnerschaften aus der Krankenhaus-Perspektive.

Ralf Bannwarth

Thieme Group/Christina Weineich

Ralf Bannwarth, Geschäftsbereichsleiter Einkauf und Medizintechnik der Alb Fils Kliniken.

Welchen Beitrag leisten externe Experten im Rahmen von Systempartnerschaften bei der Erarbeitung von Nutzungskonzepten und der Bedarfsermittlung?

Technologiepartnerschaftsprojekte sind keine Projekte von der Stange. In jeder Projektphase analysieren und identifizieren wir unseren Bedarf sehr genau.

Wie stark können sich im Vorfeld gefahrene Prozess- und Bedarfsanalysen eines Herstellers von dessen Verkaufsinteressen lösen?

Unser Haus hat inzwischen langjährige Erfahrung mit unterschiedlichsten Projektkonstellationen. Natürlich sind Beratungsangebote der Industrie mitunter auch interessengesteuert. Wir haben Anbieter teilweise in der Konzeptionsphase als Berater an Bord, machen aber ab einer gewissen Projektphase alleine weiter, um in der Entscheidung hundertprozentig neutral zu sein. Zu Beginn einer jeden Projektzusammenarbeit erfassen wir die Anforderungen der künftigen Nutzer, also vor allem unserer Chefärzte und der Pflegebereiche.

Wie stark ist das aus einer solchen Analyse hervorgegangene Nutzungskonzept tatsächlich auf die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilungen zugeschnitten?

Im Zuge der Projekte, die wir meist europaweit als Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben haben, definieren wir mit allen beteiligten Industriepartnern die Anforderungen unserer Anwender schrittweise, um so über das für uns beste Projektdesign zu verfügen. Erst wenn dieses final entwickelt ist, treten wir in Verhandlungen mit der Industrie ein. Wir führen die Nutzer-Interviews im Vorfeld, anschließend definieren wir ein Grobkonzept, in dem die wichtigen Entscheidungsparameter festgelegt werden. Unsere Bedarfsanalyse geben wir dann an die potenziellen Industriepartner, damit diese ihr Projektdesign finalisieren können.

In unserem Ultraschall-Projekt Unisono, das wir mit Siemens abgeschlossen haben, waren zum Beispiel die Sonden ein großes Thema. Diese Sonden sind empfindlich und gehen oft kaputt. Gemeinsam haben wir eine Lösung gesucht und schließlich in der Projektdesign-Phase ein Sonden-Kontingent vereinbart. Im Rahmen dieser definierten Menge werden Sonden ersetzt, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen. Alles, was darüber hinaus geht, müssen wir auf eigene Kosten ersetzen. Bestandteil der Projektvereinbarung waren aber auch Schulungen für Mitarbeiter, zum Beispiel aus der Pflege und der Transportlogistik, um proaktiv Defekte an Sonden zu vermeiden.

Machen sich Krankenhäuser durch auf Know-How-Transfer aufgebaute Kooperationen, die ja doch letztlich Lieferbeziehungen darstellen, nicht zu sehr von der Industrie und ihren Interessen abhängig?

Die meisten Medizintechnik-Abteilung eines Krankenhauses können zum Beispiel Ultraschallgeräte der modernen Generation nicht mehr selbst reparieren. Es ist unabdingbar, Komplexität zu reduzieren. Dazu gehört auch, das Lieferantenportfolio zu verkleinern, sich auf Kernpartner zu fokussieren und Technik zu standardisieren. Ein Vorteil von Systempartnerschaften liegt auch in der besseren Kommunikation durch feste Ansprechpartner.

Haben Sie Sorge, sich zu stark auf einen Hersteller festzulegen?

Man muss sich vertraglich absichern. Je länger die Vertragslaufzeiten und je komplexer das Projektvolumen, um so bedeutsamer sind die Vertragsinhalte. Dazu gehören unter anderem Ausstiegs- und Fremdgeräteklauseln und Restwertberechnungen. Vertragsverhandlungen und anschließendes Controlling haben daher einen deutlich höheren Stellenwert. Der Aufwand im Vorfeld ist also größer, jedoch profitiert man nach erfolgreichem Vertragsabschluss viele Jahre hiervon.

Wie können Sie einer wachsenden Einflussnahme durch die Formulierung von Anforderungen und Ausschreibungen entgegenwirken?

Mitunter haben wir zur Vorbereitung großer Projekte mit einer langen Laufzeit externe zum Teil auch juristische Berater hinzugezogen. Darüber hinaus verhandeln wir bis zur erfolgreichen Auftragsvergabe mit allen in Frage kommenden Anbietern parallel. Meistens sind es zwei oder drei Hersteller, die sich am Wettbewerb beteiligen. Diese Justierungen in oftmals mehreren Runden dauern schon mal mehrere Monate und sind aufwendig. Die eigene Verhandlungsposition verbessert sich natürlich in dem Maße, wie man es schafft, alle künftigen Anwender hinter sich zu bringen. Deshalb ist es wichtig, die Nutzer schon früh in der Projektphase einzubeziehen. In diesem Prozess ist auch die Unterstützung durch die Geschäftsführung sehr wichtig.

Welche Auswirkungen haben solche auf mehrjährige Zusammenarbeit ausgelegten Kooperationen auf die Art, wie in Krankenhäusern Kaufentscheidungen fallen? Wie beeinflussen solche Kooperationen die internen Beschaffungsentscheidungen – und Entscheidungswege?

Das erste große Projekt war Neuland für unser Unternehmen, weg von Einzelbeschaffungen hin zu Beschaffungskonzepten für einen längeren Zeitraum von bis zu zehn Jahren. Letztlich werden Entscheidungen und Entscheidungsprozesse aber transparenter, strukturierter, schneller und die Akzeptanz steigt. Die frühere Form der Investitionsplanung mit ihren vielköpfigen, hochkarätig besetzten Ausschüssen und Beratungsrunden war extrem zeitraubend und teuer. Heute muss das Investitionskomitee meist nur einmal tagen, um einen Investitionsplan für ein Jahr freizugeben. Durch den Abschluss von Technologiepartnerschaftsprojekten ist das Verfahren für die meisten Beteiligten einfacher und stringenter geworden.

Müssen Krankenhäuser das von der Industrie bereitgestellte Experten-Know-How nicht in jedem Fall selbst aufbauen?

Die Krankenhäuser sollten in der gesamten Projektphase die aktive Rolle einnehmen und das Projekt auch inhaltlich steuern. Wichtig sind dabei Teams mit Erfahrung im Projektmanagement und in der Umsetzung von Anforderungen des Hauses. Punktuell beziehen wir externe Juristen für Detailfragen zum Vertrags- oder Ausschreibungsrecht mit ein. Wir schließen in den großen Projekten, in denen komplexe Verträge ausgearbeitet werden, beispielsweise AGBs von Lieferanten komplett aus. Die Kernkompetenz sollte auch bei dem Abschluss von Technologiepartnerschaften in den Häusern verbleiben. Viele Krankenhäuser haben die gesamte Medizintechnik outgesourct, das ist nicht unsere Strategie, da die Medizintechnik zur Kernkompetenz gehört.

Wie kam es, dass Sie sich für Technologiepartnerschaften entschieden haben und würden Sie sich wieder dafür entscheiden?

Ja, es war ohne Zweifel die richtige Entscheidung und wir würden es jederzeit wieder so machen. Eine komplizierte und vielstufige Investitionsplanung, die durch endlose Gremiensitzungen in großer Runde verschwendete Zeit, die Ressourcen, die vergeudet werden, wenn die „teuersten“ Mitarbeiter eines Hauses in ineffizienten Meetings sitzen, all das sind gute Gründe, die dafür sprechen, Beschaffungsentscheidungen in ein strukturiertes Verfahren zu gießen. Die Alb Fils Kliniken haben in den vergangenen zehn Jahren den Gerätebestand grundlegend modernisiert und einen Teil des Investitionsstaus auflösen können. Wir sind schneller und effizienter geworden und haben Spielräume für neue Anschaffungen gewonnen. Wir betreiben inzwischen fünf bis sechs Projekte gleichzeitig, teilweise bewegt sich das Volumen im zweistelligen Millionenbereich. Der wirtschaftliche Effekt bzw. die Einsparungen durch die Bündelungen von Beschaffungen ist hierbei ebenfalls ein wesentlicher Faktor.

Wie wurden die Projekte bei Ihnen intern gesehen und welche Unterstützung haben Sie dabei erfahren?

Anfangs wurden diese Projekte etwas kritisch gesehen, jedoch sehr rasch als zukunftsweisend und wirtschaftlich erkannt. Auch werden strittige Beschaffungsentscheidungen eher selten zur Geschäftsführung eskaliert, weil alle relevanten Stakeholder in Entscheidungen eingebunden sind und ihre Vorstellungen in einem transparenten Verfahren einbringen können.

  • Schlagwörter:
  • Industriepartnerschaft
  • Alb Fils Kliniken
  • Medizintechnik

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