Die Zahl der Bereiche und Personen, die im Krankenhaus logistische Leistungen erbringen, ist erstaunlich vielfältig. Neben einer Logistik-Abteilung können dies Pflegekräfte sein, die Patienten in Funktionsbereiche bringen, Textilversorger, die Wäsche auf die Stationen liefern, oder Lieferanten, die eine persönliche Sendung zustellen. Demgegenüber steht der Wunsch, Sekundärleistungen wie die Inhouse-Logistik immer effizienter und damit schneller und kostengünstiger zu machen. Ist es also sinnvoll, alle logistischen Leistungen in eine Hand zu geben?

Dafür spricht zweifellos die Möglichkeit, Leistungen miteinander zu kombinieren. So kann die Auslieferung der Speisewagen beispielsweise mit einem Patiententransport verbunden werden, oder mit der Einholung der Schmutzwäsche erfolgt gleichzeitig die Neubestückung der Korb-Modulsysteme, um nur zwei Beispiele zu nennen.

Dabei kann eine gute Logistiksoftware helfen, in der alle routinemäßigen sowie spontan eingehende Transportaufträge erfasst und disponiert werden. Sind dann noch die Standorte aller Logistik-Mitarbeiter bekannt, können die Aufgaben quasi in Echtzeit automatisch geplant und verteilt werden. Der Reiz dieses Modells liegt auf der Hand: Eine deutliche Verringerung von Leergängen und eine schnellere Reaktionszeit erhöhen die Effizienz, reduzieren Engpässe wie die Aufzugsnutzung und tragen auch zur Zufriedenheit von Besuchern, Patienten und Mitarbeitern bei.

Investitionen im sechsstelligen Bereich

Doch wo Licht ist, ist auch Schatten – und das gleich in mehrfacher Hinsicht. Denn erbringt beispielsweise der Wäscheversorger die Abholung und den Transport auf Stationsebene unentgeltlich, weil sein Fahrer in dieser Zeit ansonsten nur warten würde, entsteht eine zusätzliche Leistung für die Inhouse-Logistik, die dort Aufwände und damit Kosten verursacht, die es bisher nicht gab.

Genauso wäre es bei der Speisenversorgung durch einen Dienstleister, der den Transport der Wagen auf die Station personell eingeplant und damit kalkuliert hat. Wird diese Leistung dort zur Eigenerbringung entnommen, kann dies zu einer geringeren Personalauslastung beim Versorger führen, was sich einerseits in dessen Kosten und andererseits in der Bereitschaft, über eine Leistungsreduzierung an dieser Stelle zu verhandeln, niederschlagen kann.

Und dann sind da IT und Datenschutz. Will eine Inhouse-Logistik Gegenstände wie Betten automatisch orten, ist eine geeignete IT-Infrastruktur erforderlich, deren Reichweite oft über das, was aus medizinischer oder Patientensicht relevant ist, hinausgehen kann. Auch Wirtschaftsbereiche und Keller müssen dann entsprechend ausgeleuchtet oder anderweitig versorgt sein.

Investitionen im sechsstelligen Bereich sind hier keine Ausnahme. Ist die Ortung der Logistik-Mitarbeiter Teil des Konzepts, weil sie Voraussetzung für eine optimale Disposition ist, kommen erhebliche Datenschutzfragen auf, die geklärt werden müssen. Zwischenlösungen wie freiwillige Standortmeldungen der Mitarbeiter, nachdem sie einen Transportauftrag erledigt haben, sind denkbar, schränken die Effizienz der Logistik jedoch ein.

Wer liefert was wann wohin?

„Die optimale Ausgestaltung der Inhouse-Logistik im Krankenhaus ist stark abhängig von der gegebenen Dienstleistungs- und Infrastruktursituation“, sagt Sven Merschmeier, Leiter der Inhouse-Logistik der FAC’T Gruppe in Münster: „In zehn Häusern finden wir zehn verschiedene Ausgangssituationen. Entsprechend vielfältig sind die Lösungen zur Effizienzsteigerung.“ Um mögliche Potenziale in der Inhouse-Logistik zu heben, schlägt Merschmeier eine dreiteilige Betrachtung vor.

Versorgungsstruktur und Ausrüstung der IT

Die erste Säule ist die aktuelle Versorgungsstruktur: Wer liefert was wann wohin? „Die strukturierte Betrachtung der Zahl der Beteiligten, der jeweiligen Vertragssituation und der Frequenz der Transporte ermöglicht eine erste grobe Einschätzung des Potenzials“, sagt Merschmeier. Die zweite Säule beschäftigt sich mit IT-Fragen: Welche Techniken sind wo verfügbar?

Gibt es bereits Logistiksysteme, die genutzt werden oder deren Nutzung ausgebaut werden kann? Welche Aspekte beinhaltet die IT-Zielplanung, die für die Nutzung in der Inhouse-Logistik relevant sind? „Natürlich spielt auch der Faktor Mensch mit seiner Affinität für IT eine Rolle. Wir stellen allerdings immer wieder fest, dass die Grundfähigkeit und die Bereitschaft zur IT-Nutzung heute in allen Bildungs- und Altersklassen immer stärker ausgeprägt ist und clevere IT-Systeme vermehrt zur Attraktivität der Arbeit beitragen“, sagt Merschmeier.

Verträge mit Versorgern auf dem Prüfstand

Bleibt noch die dritte Säule: Was will das Haus, was ist es bereit und in der Lage zu investieren? Sind Korb-Modulsysteme, die von Versorgungsassistenten der Inhouse-Logistik gepflegt werden, bereits im Einsatz oder konzeptionell geplant?

Sind Neu- und Umbauten vorgesehen, die technische Lösungen ermöglichen, die heute mit extrem viel Aufwand verbunden sind? Beispielsweise vollautomatische Transportsysteme, wie sie große Unikliniken betreiben? Zudem geht es um vertragliche Änderungen mit Versorgern, die es unter Umständen überhaupt erst ermöglichen, neue Szenarien umzusetzen. Nur, wenn alle drei Säulen betrachtet sind, ist es möglich, valide Aussagen zur Effizienzsteigerung zu tätigen, die dann auch wirklich umsetzbar sind.

Lässt sich die Inhouse-Logistik eines Krankenhauses also mit vertretbarem Aufwand effizienter gestalten, oder ist dies eher ein Projekt für besonders ambitionierte Logistiker? Gute Grundvoraussetzungen zu schaffen, so das Fazit, lohnt sich auf jeden Fall. Dazu gehört, sich die verschiedenen Logistikleistungen bewusst zu machen und Transportleistungen durch eine gute Logistikleitung zu optimieren.

Dazu gehört aber auch, bei Investitionen und Zielplanungen, ob für IT, Gebäude oder Technik, Fragen der Logistik einzubeziehen. Denn hier können die Grundlagen für eine effizientere Arbeit gelegt werden – nicht nur für die Inhouse-Logistik.

Dieser Artikel ist Teil der Ausgabe Juli/August von kma Klinik Management Aktuell.