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Zentrale KrankenhauslogistikOhne Logistik läuft in Kliniken nichts!

… außer die Pflegekräfte, die „laufend“ Patiententransporte erbringen und ergo weniger Zeit für die Patientenversorgung haben. Warum eine zentrale Logistik auch in kleinen Häusern obligatorisch sein sollte und sie dafür sorgt, dass Kliniken gut orchestriert sind.

Krankenpflege
Chinnapong/stock.adobe.com

Symbolfoto

In puncto Stellenwert steht die Krankenhauslogistik wahrlich nicht im Rampenlicht. Sie wird beispielsweise in den Förderrichtlinien des KHZG bestenfalls indirekt genannt – der Begriff Logistik taucht auf 49 Seiten tatsächlich kein einziges Mal auf –, obwohl sie durchaus förderfähig ist, wie beispielsweise aus Fördertatbestand 6 hervorgeht.

Wären Krankenhäuser ein Orchester, würde die Logistik eine der wichtigsten Rolle einnehmen, maßgeblich für das Zusammenspiel der einzelnen Instrumente sowie für das Gelingen der kompletten Aufführung. Doch für das Publikum (sprich die Patienten), ist sie nicht sichtbar: Der Logistik käme somit die Rolle der Partitur zu. Sie gibt die Melodie der Symphonie vor, sie koordiniert den Ablauf des Stückes. Niemand nimmt Notiz von ihr, aber ohne die Partitur (Logistik) läuft nichts.

Exakt so verhält es sich im Klinikalltag. Man nimmt die Logistik höchstens dann zur Kenntnis, wenn sie nicht funktioniert. Und in manchen, genau gesagt in vielen kleinen Krankenhäusern unterhalb der 300-Betten-Marke, kann sie gar nicht funktionieren, weil sie schlicht und einfach nicht vorhanden ist. Natürlich fallen auch hier logistische Leistungen an, aber die erledigt dann eben das übrige Personal mit.

Kleine Einrichtungen scheuen Investitionskosten

Oftmals findet man in diesen Krankenhäusern weder eine Software für Patienten- und Materialtransporte noch einen Patiententransport oder Hol- und Bringedienst. Folglich wird munter telefoniert und auf den Zettel notiert, und die Pflege darf dann Patienten sowie Materialien durch die Gänge schieben. Die Begründung für die Nichtexistenz einer Logistik lautet in der Regel, sie würde sich für eine kleine Einrichtung nicht rentieren. Doch woran bemisst man das?

Bei der Beantwortung dieser Frage wird zumeist die Anzahl der Betten als Kriterium herangezogen (jedoch nicht die Anzahl der Transporte, da man diese ohne Software gar nicht beziffern kann). Anschließend wird abgewunken: Zu gering erscheint das Transportaufkommen, als dass eine softwaregestützte Steuerung der Logistik sich rechnen würden. Doch Achtung: Schnell werden hier ganz entscheidende Aspekte übersehen.

Transportauslastung steigt

Denn die Antwort auf die Frage, ob sich eine eigenständige Logistik lohnt oder nicht, hängt von den jeweiligen Gegebenheiten ab – eine klare Untergrenze zum Beispiel in puncto Bettenzahl gibt es nicht. Tatsächlich setzen immer häufiger auch kleine Krankenhäuser auf eine zentrale und softwaregestützte Logistik, im Wesentlichen aufgrund der folgenden drei Gründe:

  1. Das Personal wird mithilfe von Software sehr viel effizienter eingesetzt. Pflegepersonal, welches besser für Transportaufgaben durch eigens hierfür vorgesehenes Personal (zum Beispiel Patientenbegleitdienst) entlastet werden sollte, muss nach einem Transport entweder lange beim Patienten an der Funktionsstelle warten oder läuft die Strecke zwei Mal. Ersteres bindet wertvolle Zeit, Letzteres ergibt eine Transportauslastung von theoretisch 50 Prozent. Berücksichtigt man im Weiteren einzubeziehende Rüst- und Wartezeiten, liegt dieser Prozentsatz real – teilweise deutlich – niedriger. Zum Vergleich: Ein zentral gesteuerter Transportdienst hat ein Auslastungspotenzial von bis zu 90 Prozent, wie die seit 2018 jährlich durchgeführte Benchmark-Studie Krankenhauslogistik des Instituts für Healthcare Management unter Leitung von Prof. Dr. Hubert Otten ergab.
     
  2. Die Pflege ist für Transporterbringungen überqualifiziert und zu teuer. Über den Daumen gepeilt fallen bei einem Transporteur im Vergleich zu einer Pflegekraft nur etwa 75 Prozent Personalkosten an. Auch mit wenig Personal kommt hierbei schnell ein nicht unwesentlicher Betrag zusammen. In einem 300-Betten-Haus mit insgesamt vier Transporteuren in Vollzeit und täglich ca. 30 Transporten pro Transportkraft ergibt sich mit Leichtigkeit jährlich eine mittlere bis hohe fünfstellige Summe – nur an Lohndifferenz.
     
  3. Eine von der Pflege per Telefon gesteuerte Logistik verursacht auch in kleinen Häusern intransparente und nicht abgestimmte Klinikprozesse. Diese gehen zulasten der Patienten (nicht zuletzt entstehen hierdurch erhebliche Wartezeiten an den Funktionsstellen), der Wirtschaftlichkeit und nicht zuletzt des Personals – welches nicht erst seit der Corona-Pandemie bessere Arbeitsbedingungen fordert. Digitalisierte Prozesse sowie ein separater Transportdienst verbessern deshalb den Patientenkomfort sowie die Arbeitsbedingungen.

Logistik kostet Geld – keine Logistik kostet mehr

Unter diesen Gesichtspunkten erscheint die Kosten-/Nutzenrechnung einer zentralen und softwaregesteuerten Logistik schon in einem anderen Licht, doch das Einsparpotenzial ist hiermit noch nicht einmal ausgeschöpft. Nicht einkalkuliert ist hierbei zum Beispiel die Zeitersparnis, die durch den Wegfall langwieriger Suchen entsteht, zum Beispiel, wenn Durchläuferartikel nicht auffindbar sind. 

Auch auf der Einnahmenseite können spürbare Verbesserungen erzielt werden, da mit einer zentralen Logistik eine deutlich verbesserte Auslastung der Funktionsstellen einhergeht. Patienten und Materialien (OP-Besteck, Medizintechnik, Transportmittel und vieles mehr) sind mit einer gut funktionierenden Logistik immer zum richtigen Zeitpunkt genau dort, wo sie sein sollen. Das erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, es verbessert auch das Betriebsergebnis eines jeden Klinikums, egal ob groß oder klein. Ebenfalls ein bedeutender Vorteil der softwaregesteuerten Logistik: Es sind stets die „richtigen“ Artikel und Patienten am richtigen Ort. Eine Verwechslung beispielsweise von Personen, Blutproben und Betten ist via Software nahezu ausgeschlossen, was die Patientensicherheit erhöht und das Krankenhaus vor Schadensfällen bewahrt.

Das viel besungene Smart Hospital ist also nur mit einer integrierten und in Echtzeit agierenden Logistiksteuerung zu haben.

Vorgaben des KHZG erfordern zentrale Logistik

Doch nicht nur monetäre Aspekte sprechen für den Einsatz einer eigenen, digital gesteuerten Logistik. Auch die zukünftigen Anforderungen an die Interoperabilität der einzelnen Bereiche und Systeme sowie an die Versorgungsstrukturen allgemein lassen eine „telefonhörer-gesteuerte“ Logistik nicht zu. Das große Orchester namens Krankenhaus, es braucht zwingend eine verbindliche Orientierung für alle Mitglieder – und für eben diese sorgt die Partitur aka die Logistik.

Das „Zauberwort“ namens Interoperabilität bezeichnet dabei übrigens nichts anderes, als dass viele unterschiedliche Softwaresysteme „Hand in Hand“ arbeiten und harmonieren müssen. Die Logistik nimmt hierbei unter den Systemen eine (wenn nicht die) zentrale Rolle ein. Ob zwischen Patient und Funktionsstelle, zwischen OP-Sieb und OP-Saal, zwischen Infusionslösung und Station, zwischen Schwerlastenbett und adipösen Patient, zwischen der Essenszubereitung und den Patienten, zwischen Notaufnahme und OP, zwischen Entlassung und weiterführender Behandlung – dazwischen liegt stets die Logistik. Und das sind nur wenige von vielen Beispielen.

Das viel besungene Smart Hospital ist also nur mit einer integrierten und in Echtzeit agierenden Logistiksteuerung zu haben. Ebenso können nur mit ihrer Hilfe die Vorgaben des KHZG erfüllt werden (auch, wenn das nicht explizit erwähnt wird), welche in Zukunft der verbindliche Standard sein werden. Das macht eine digital gesteuerte Logistik früher oder später de facto zur Pflicht – für große wie für kleine Krankenhäuser. Wie schon gesagt: Ohne Logistik läuft nichts!

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