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Uniklinik Köln

Anforderungs- und Bestellprozesse schrittweise digitalisiert

Wie können Anwender zugunsten ihrer Kernaufgaben entlastet, die Prozesse für alle Beteiligten effizienter gestaltet und vernetzt werden? Diese Fragen stehen im Mittelpunkt der kontinuierlichen Entwicklung hin zur digitalen Beschaffung an der Uniklinik Köln.

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Die Uniklinik Köln steht täglich vor neuen logistischen Herausforderungen: Der innerstädtische Campus umfasst mehr als 100 Gebäude auf rund 220 000 Quadratmetern – zahlreiche Bautätigkeiten und Umzüge sorgen für steten Wandel. Mit 1 573 Planbetten versorgt der Maximal versorger jährlich über 62 000 stationäre Patienten, hinzu kommen noch rund 300 000 ambulante Patienten.

Mit mehr als 10  400 Mitarbeitern aus über 100 Nationen ist die Uniklinik Köln einer der größten Arbeitgeber der Region. 31 von ihnen arbeiten in der Zentralen Beschaffung, die Teil des Geschäftsbereichs Beschaffung und Wirtschaftsbetriebe ist. Aufgeteilt in die drei Teams strategisches und operatives Beschaffungsmanagement sowie Investitionsmanagement verantworten sie den kompletten Einkauf. Die Krankenhausapotheke sowie Bau und Technik arbeiten eigenständig.

Vom Papier zur digitalen Anforderung

Die kontinuierlich steigende Zahl der Bestellanforderungen machte die Einführung eines digitalen An for de rungssystems an der Uniklinik Köln notwendig, da ihre Flut manuell nicht mehr zu bewältigen war. Die immer stärkere Vernetzung einzelner Abteilungen und voneinander abhängige Prozesse kamen als Herausforderung hinzu. Bereits 2012 etablierte die Zentrale Beschaffung daher das Supplier Relationship Management  (SRM) als flächendeckendes digitales Anforderungssystem und baute es stetig aus. Die Anzahl der Bestellpositionen stieg von knapp über 100 000 im Jahr 2010 auf mehr als das Doppelte im Jahr 2017. Das SRM entwickelte sich vom einfachen zum hochkomplexen System, das durch permanente Optimierung und immer neue Funktionen für die rund 3 000 Anwender in den verschiedenen Bereichen der Uniklinik Köln heute nicht mehr wegzudenken ist.

Das Besondere: Die überwiegenden Änderungen und Verbesserungen kommen von den Beschäftigten der Zentralen Beschaffung, die „ihr“ System kontinuierlich verbessern. Standard-Artikel, zu denen unter anderem Lagerartikel zählen, werden als Stammdaten im SAP abgebildet. Um zügig große Sortimente beispielsweise aus dem Laborbereich darzustellen und zu listen, sind zusätzlich komplette Preislisten verfügbar.

Einfach und übersichtlich dank Webshops

In einem weiteren Schritt wurden Webshops über eine OCI-Schnittstelle an das SRM-Bestellsystem angebunden. Ist der Anwender im SRM angemeldet und besucht beispielsweise einen Webshop für Laborbedarf, sieht er dort alle Daten, die im Internet verfügbar sind. Zusätzlich sieht er auch die verhandelten Preise derZentralen Beschaffung. Er kann also direkt aus dem Webshop Produkte zu realen Konditionen anfordern – ohne Anfrage bei der Beschaffung oder Angebote beim Lieferanten einholen zu müssen.

Da die Webshops mehr Informationen bieten und aussagekräftiger sind als Stammdaten oder eine einfache SAPListung, wurden im Rahmen eines gesonderten Projekts weitere Anbindungen umgesetzt. So kamen Shops für die Bereiche Printmedien, Büromöbel und IT-Bedarf hinzu. Ziel war auch, die Warengruppen sowie den Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf zu strukturieren, denn anders als im Medical- und Laborbereich gab es keine definierten Standards. Da dieses Sortiment auch viele typische CArtikel beinhaltet, war schnell klar, dass eine Lösung notwendig war, die einerseits eine große Sortimentsvielfalt bieten und anderseits eine zügige automatisierte Bestellung ermöglichen sollte.

Im Bereich Verwaltungsbedarf wurde über einen Büro-Artikel-Webshop ein durchdachtes Kernsortiment zur Verfügung gestellt, welches heute circa 2 000 Artikel umfasst. Später folgte die Anbindung eines eigenen Toner-Webshops. Mittels des ebenfalls realisierten Stempel-Konfigurators kann der Anwender gängige Stempel selbst im Corporate Design erstellen und automatisch anfordern. Die früher aufwändige Anforderung inklusive Freigabe des Drucktextes entfiel. Eine weitere Verbesserung war die Möglichkeit der Anwender, in jedem Shop eine individuelle Favoritenliste anlegen zu können. Hier können alle regelmäßig zu bestellenden Artikel hinterlegt werden, ohne dass der Anwender bei jedem Bestellvorgang erneut im kompletten Sortiment suchen muss.

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