Ein Ergebnis zieht sich durch die Studie „Einkaufsbarometer Mittelstand 2026“: Der Einkauf definiere seine zukünftige Rolle sehr klar, während sich seine technologische und organisatorische Basis noch im Aufbau befindet – so die Studienmacher.

Die Umfrageergebnisse werden vom Softwareanbieter Onventis, der ESB Business School und dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) herausgegeben. Im Fokus der achten Ausgabe stand die Frage, inwieweit Automatisierung und Künstliche Intelligenz im Einkauf des Mittelstandes angekommen sind.

Fast alle Befragten (94,9 Prozent) gehen davon aus, dass sich das Rollenprofil im Einkauf in den nächsten drei Jahren verändert. Gleichzeitig schätzen nur 18,6 Prozent den Reifegrad ihrer Automatisierung als hoch ein, beim KI-Einsatz sind es gerade einmal 6 Prozent.

Als Hürde Nummer eins werden fehlende Ressourcen genannt (64,8 Prozent). Über die Hälfte bemängelt die fehlende Datenqualität und über 36 Prozent die fehlenden Prozessstandards. Jedoch haben über 60 Prozent ein definiertes oder begrenztes Budget für Technologie- und Digitalisierungsmaßnahmen im Einkauf eingeplant.

Lieferantenmanagement soll digitaler werden

Als größter Digitalisierungsbedarf wird, wie in den letzten vier Jahren, das Lieferantenmanagement genannt (70,1 Prozent). Die Studienmacher begründen dies damit, dass in keinem anderen Bereich Anforderungen, Daten und externe Abhängigkeiten so stark aufeinandertreffen. 

Wenn nicht weiter in KI und Automatisierung investiert wird, befürchtet die Mehrheit der Befragten operative Überlastung und verpasste Einsparpotenziale.

Status Quo – konkrete Effekte

Die größten Vorteile von KI entstehen aktuell in klar strukturierten Prozessen: 76,5 Prozent berichten von Zeitersparnis, 51,8 Prozent von Fehlerreduktion. Komplexe, fragmentierte Prozesse mit heterogenen Daten und externer Einbindung werden weniger für Automatisierung in Betracht gezogen.

„Automatisierung skaliert im Einkauf vor allem in Prozessen, die klar strukturiert und verlässlich steuerbar sind. Mit jeder Abweichung steigt der Aufwand für Einführung, Betreuung und Weiterentwicklung“, erklärt Prof. Höfer der ESB Business School.

Offenheit und breite Nutzung

Die Befragten stehen dem Einsatz von KI im Einkauf grundsätzlich offen gegenüber. 57,2 Prozent äußern nur geringe oder keine Bedenken gegenüber dem Einsatz von Automatisierung.

Die Nutzung von KI in den Organisationen hat deutlich an Breite gewonnen. 46,1 Prozent der Unternehmen setzen KI bereits ein oder testen sie in Pilotprojekten, weitere 23,4 Prozent planen konkrete Anwendungen. Am meisten wird KI in der Rechnungsverarbeitung genutzt (27,2 Prozent).

 Der Fortschritt entscheidet sich jetzt daran, wie konsequent daraus belastbare Entscheidungen und klare Prioritäten im Alltag werden.

„Viele Einkaufsorganisationen haben ein klares Zukunftsbild. Der Fortschritt entscheidet sich jetzt daran, wie konsequent daraus belastbare Entscheidungen und klare Prioritäten im Alltag werden“, so Prof. Höfer.

Mit Blick in die Zukunft gehen die Studienmacher davon aus, dass KI auch schwer zugängliche Prozesse, die besonders dokumentenintensiv, datenreich und schwer planbar sind, erschließen wird. Hier liegt das Potenzial, Informationen zu verdichten, Muster erkennbar zu machen und Entscheidungen fundierter vorzubereiten. Hierbei steigen jedoch auch die Anforderungen an Datenqualität, Einordnung und Verantwortung.