Unter Einkauf versteht man im betriebswirtschaftlichen Kontext den Prozess der Beschaffung von Gütern, Dienstleistungen oder Materialien, die ein Unternehmen zur Aufrechterhaltung seiner Geschäftstätigkeit und zur Herstellung seiner Produkte oder Dienstleistungen benötigt.
Materialien im Krankenhaus müssen in der richtigen Menge beschafft und zum großen Teil auch gelagert werden. Der Einkauf spielt dabei eine zentrale Rolle in der Wertschöpfungskette eines Unternehmens, denn er trägt maßgeblich zur Kontrolle der Produktions- und Betriebskosten bei. Insbesondere die Globalisierung der Märkte und die zunehmende Komplexität der Lieferketten machen den Einkauf mehr denn je zu einem strategischen Hebel für den Unternehmenserfolg. Optimierte Prozesse im Einkauf tragen dazu bei, Kosten zu senken, die Versorgungssicherheit zu erhöhen und letztlich die Produktivität und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu steigern. Dies gilt auch für Krankenhäuser.
Hoher ökonomischer Druck
Krankenhäuser stehen vor der herausfordernden Aufgabe, jederzeit eine zuverlässige Versorgung mit medizinischen Verbrauchsmaterialien, Arzneimitteln und technischen Komponenten sicherzustellen. Gleichzeitig erfordert der ökonomische Druck eine möglichst schlanke Lagerhaltung und effiziente Beschaffungsprozesse. Die COVID-19-Pandemie hat dieses Spannungsfeld in den Fokus gerückt: Plötzliche Engpässe, globale Lieferkettenunterbrechungen und massive Preissteigerungen haben gezeigt, wie anfällig die heutige Krankenhauslogistik ist und wie die operative Lagerhaltung durch den Zwang zu zusätzlicher Vorratshaltung extrem belastet wurde.
Um die Balance zwischen Versorgungssicherheit und Wirtschaftlichkeit besser steuern zu können, richtet sich der Blick daher zunehmend auf datenbasierte Lösungen – insbesondere mit Nutzung Künstlicher Intelligenz (KI). In diesem Artikel werden aktuelle Herausforderungen, bestehende Beschaffungsstrategien und neue Lösungsansätze zur Optimierung von Bestell- und Lagermengen im Krankenhaus beleuchtet.
Methoden der Beschaffungsstrategien
Traditionell basiert die Lagerhaltung in Krankenhäusern auf starren Mindest- und Maximalbeständen (Meldebestandsprinzip), kombiniert mit mehr oder weniger fixen Bestellzyklen. Die Planungsgrundlage sind Verbrauchswerte aus der Vergangenheit sowie Erfahrungswerte der Einkaufs- und Logistikverantwortlichen. Unterstützt wird dieser Prozess in vielen Häusern durch klassische ERP-Systeme (ERP: Enterprise Resource Planning), die jedoch selten auf Echtzeitdaten oder dynamische Bedarfsermittlungen zurückgreifen. Während einige Krankenhäuser bereits auf modulare Lagersysteme und standardisierte Artikelsets (z. B. OP-Kits) setzen, bleibt der strategische Einkauf in vielen Einrichtungen reaktiv. Die Pandemie hat diese Defizite schmerzhaft offengelegt.
Dabei spielen folgende Elemente des Bestellwesens eine zentrale Rolle:
Meldebestandsverfahren: Der klassische Ansatz: Für jedes Produkt werden ein Mindest- und ein Maximalbestand definiert. Sinkt der Lagerbestand unter den Meldebestand, wird nachbestellt. Diese Methode ist einfach zu handhaben, führt aber in der Praxis oft zu ineffizienten Lagerhaltungen.
Traditionell basiert die Lagerhaltung in Krankenhäusern auf starren Mindest- und Maximalbeständen, kombiniert mit mehr oder weniger fixen Bestellzyklen.
Periodische Bestellungen: Hierbei wird in festen Intervallen – zum Beispiel wöchentlich oder monatlich – eine Bestandsaufnahme durchgeführt und der Bedarf entsprechend geordert. Diese Methode ist vor allem in Häusern mit überschaubarem Sortiment oder geringem Automatisierungsgrad verbreitet.
Erfahrungsbasierte Steuerung: Einkaufsentscheidungen werden häufig durch das Wissen und Bauchgefühl erfahrener Mitarbeitender getroffen. Während dies kurzfristig Flexibilität bietet, mangelt es an Objektivität, Nachvollziehbarkeit und Skalierbarkeit.
ERP-Systeme: Viele Krankenhäuser setzen ERP- oder Materialwirtschaftssysteme ein, um Prozesse zu dokumentieren und Bestände zu verwalten. Oftmals fehlt jedoch eine intelligente Verknüpfung mit Echtzeitdaten oder externen Informationsquellen, was eine vorausschauende Planung erschwert.
Dezentrale Lagerhaltung: In zahlreichen Einrichtungen existieren dezentrale Lager auf Stationen oder in Funktionsbereichen. Diese erhöhen zwar die Verfügbarkeit vor Ort, führen jedoch oft zu redundanten Beständen, Intransparenz und vermeidbaren Lagerkosten.
Methoden haben ihre Grenzen
Überlagert werden diese Elemente der Beschaffungsstrategie durch Flächenengpässe in der Lagerhaltung und eine hohe Artikelvielfalt, die von den Kostenstellen bestellt werden. Dieses führt dazu, dass die Verbrauchsmaterialien nicht alle als Lagerartikel im Zentrallager, sondern als Durchlaufartikel dezentral in den Lagerorten der Kostenstellen vorgehalten werden. Als Entscheidungsunterstützung wird teilweise die Andler-Formel verwendet, die mit dem Ziel der Gesamtkostenminimierung das Verhältnis der Lagerhaltungs- und Handlingkosten sowie der Kapitalbindungs- und Beschaffungskosten berücksichtigt.
Diese traditionellen Methoden bieten im Alltag eine gewisse Sicherheit – sind jedoch im Falle plötzlicher Bedarfsveränderungen oder externer Einflüsse wie Lieferengpässen nur begrenzt leistungsfähig. Zudem fehlt es zum Teil an strukturierten Strategien zur Klassifizierung von Artikeln nach Kritikalität oder Verbrauchsvolumen, was die gezielte Steuerung erschwert.
Neue Ansätze und Strategien
Die zunehmenden Anforderungen an die Versorgungssicherheit sowie der wirtschaftliche Druck zwingen Krankenhäuser dazu, neue Wege zu gehen. Dabei rücken datengestützte, dynamische und vernetzte Ansätze in den Mittelpunkt.
Bedarfsprognosen durch KI
Ein zentrales Anwendungsfeld für KI ist die präzisere Vorhersage von Materialbedarfen. Mithilfe maschineller Lernverfahren können große Datenmengen aus verschiedenen Quellen – etwa Patientenzahlen, OP-Plänen, Saisonalitäten oder historischen Verbrauchsdaten – analysiert werden, um vorausschauende Bestellvorschläge zu generieren.
Beispiel: Ein Algorithmus erkennt saisonale Spitzen beim Verbrauch von Grippeimpfstoffen oder erhöhten Bedarf an Beatmungszubehör bei Pandemiewellen. Auf dieser Grundlage wird automatisch eine Bestellanpassung empfohlen, bevor kritische Bestände erreicht werden.
Moderne cloudbasierte Plattformen bieten Krankenhäusern die Möglichkeit, Bestellungen über eine zentrale Oberfläche abzuwickeln, Lagerbestände in Echtzeit zu überwachen und Lieferanten direkt einzubinden.
In Abhängigkeit von der Nachfragecharakteristik eines Artikels über einen längeren Zeitraum, lassen sich zum Beispiel mit Machine-Learning-Modellen saisonale und trendbedingte Nachfrageschwankungen in Verbindung mit externen Faktoren, wie Wetterdaten, Feiertagen etc. verarbeiten und für Nachfrageprognosen nutzen.
Vorteile:
höhere Prognosegenauigkeit
schnellere Reaktionsfähigkeit bei Bedarfsschwankungen
Reduzierung von Über- und Unterbeständen
Kategorisierung und Risikoanalyse von Artikeln
Ein weiterer Fortschritt liegt in der differenzierten Betrachtung des Artikelportfolios:
Artikel mit hohem Verbrauch und geringer Kritikalität können durch automatisierte Prozesse mit niedriger Sicherheitsmarge verwaltet werden.
Artikel mit niedrigem Verbrauch und hoher Kritikalität erfordern dagegen individuelle Strategien, zum Beispiel Sicherheitsbestände, alternative Lieferanten oder Konsignationslager.
Durch die Verknüpfung von Verbrauchsdaten, Lieferzeiten, Kritikalität und Preis lässt sich eine maßgeschneiderte Lagerstrategie entwickeln, die sowohl Effizienz als auch Versorgungssicherheit berücksichtigt.
Szenarioplanung und Simulation
Durch simulationsbasierte Modelle kann das Verhalten von Lager- und Bestellprozessen unter verschiedenen Bedingungen getestet werden. Etwa:
Was passiert bei einem plötzlichen Ausfall eines Hauptlieferanten?
Wie wirkt sich ein Anstieg der OP-Zahlen auf die Versorgung aus?
Welche Lagerreichweite ist notwendig, um zwei Wochen autark zu bleiben?
Diese Werkzeuge ermöglichen es, Notfallpläne zu entwickeln und Lagerstrategien robuster zu gestalten – ein entscheidender Faktor in Zeiten globaler Unsicherheiten.
Plattformbasierte Beschaffung und Lieferantenintegration
Moderne cloudbasierte Plattformen bieten Krankenhäusern die Möglichkeit, Bestellungen über eine zentrale Oberfläche abzuwickeln, Lagerbestände in Echtzeit zu überwachen und Lieferanten direkt einzubinden. Dies erlaubt nicht nur eine höhere Transparenz, sondern auch
Nur durch diese integrierte Herangehensweise können neue Systeme langfristig etabliert und die Vorteile voll ausgeschöpft werden.
automatisierte Nachbestellungen bei definierten Schwellenwerten,
Nutzung von Konsignationslagern, bei denen Material erst bei Verbrauch bezahlt wird und
Benchmarking von Preisen und Lieferzeiten.
Einige dieser Plattformen integrieren auch KI-gestützte Vorschlagslogiken, die auf Nutzerverhalten, historischen Daten und Marktentwicklungen basieren.
Interdisziplinäre Zusammenarbeit und Organisationsentwicklung
Technologische Lösungen entfalten ihre volle Wirkung nur, wenn sie organisatorisch verankert werden. Hierzu gehören
transparente Kommunikation zwischen Einkauf, Pflege, Medizin und IT,
Zentralisierung der Lagerstrategie, wo es sinnvoll ist,
Schulung des Personals im Umgang mit datengetriebenen Systemen,
Anpassung von Rollenprofilen, etwa durch die Einführung von Supply-Chain-Managern im Krankenhaus.
Nur durch diese integrierte Herangehensweise können neue Systeme langfristig etabliert und die Vorteile voll ausgeschöpft werden. Dabei ist aber auch zu beachten, dass eine höhere Flexibilität in den Beschaffungsmengen, beispielsweise eine günstige Mehrmengen-Beschaffung großvolumiger Artikel, auch seitens der Lagerfähigkeit bzw. der vorhandenen Lagerressourcen eine höhere Flexibilität bedarf, Stichwort „volles Zentrallager“!
Fazit und Blick in die Zukunft
Die Analyse und Optimierung von Bestell- und Lagermengen im Krankenhaus ist heute weit mehr als ein logistisches Detail – sie ist ein strategischer Erfolgsfaktor. Die Erfahrungen aus der COVID-19-Pandemie, anhaltende Lieferkettenprobleme und steigende wirtschaftliche Anforderungen verdeutlichen die Notwendigkeit, Bestellprozesse resilienter, effizienter und intelligenter zu gestalten.
Während klassische, statische Methoden an ihre Grenzen stoßen, bieten neue Technologien wie Künstliche Intelligenz, simulationsbasierte Planung und vernetzte Plattformen innovative Ansätze. Sie ermöglichen nicht nur eine präzisere, mengenflexiblere Steuerung der Bestände unter sich ändernden Rahmenbedingungen, sondern können dazu beitragen, das Spannungsfeld zwischen Versorgungssicherheit und Wirtschaftlichkeit zu entlasten.
Wichtig bleibt dabei: Die Technologie allein ist nicht die Lösung. Entscheidend ist ein integrierter Ansatz, der Daten, Prozesse, (Lager-)Ressourcen und Menschen zusammenführt. Nur so lässt sich eine moderne, zukunftsfähige Krankenhauslogistik gestalten – zum Wohle von Patienten und Personal gleichermaßen.
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