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Klinik Einkauf

Elektronische GeschäftsnachrichtenDatenqualität entscheidet – von Technik zu Content

Geeignete Technik ist notwendig, aber nur ein Hilfsmittel zur Digitalisierung. Ohne korrekte Inhalte funktioniert keine Digitalisierungsstrategie. Belastbare Prozesse auf Basis fehlerhafter Daten? Undenkbar. Neue Perspektiven und alte Herausforderungen für den Einkauf.

Vernetzung
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Symbolfoto

Electronic Data Interchange (EDI) ist der elektronische Austausch von Geschäftsnachrichten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Diese Dokumente werden nicht etwa als PDF-Dateien per E-Mail zwischen den Geschäftspartnern hin und her geschickt, sondern als strukturierte Daten und ohne menschliches Zutun zwischen Computern ausgetauscht. Die Vorteile liegen auf der Hand: schnellere Übertragungszeiten, geringere Kosten, Fehlerreduktion und verbessertes Controlling – um nur einige zu nennen.

Elektronisch ist besser

In einer Vergleichsstudie aus dem Jahr 2000 ermittelten Vermeer et al.*, dass die EDI-Nutzung die Bearbeitungszeiten im Unternehmen um 64 Prozent verringerte – ein enormer Zeitgewinn im Vergleich zu manuellen Bestellprozessen. Die ersten Ansätze sind mehr als 50 Jahre alt. Mit Aufkommen des Internets erfuhr EDI einen enormen Schub und ist in vielen Branchen nicht mehr wegzudenken.

In der Supply Chain deutscher Krankenhäuser sind Digitalisierung und EDI jedoch vielerorts Fremdwörter. So nutzt nur jedes dritte Krankenhaus elektronische Beschaffungslösungen. Ein komplett elektronischer Order Cycle von Bestellung bis Rechnung ist nach wie vor die Ausnahme. Vielmehr verursachen die Prozesse in Beschaffung und Rechnungswesen immer noch einen hohen manuellen Aufwand. Bei der Vielzahl verschiedener Lieferanten und der großen Anzahl einzukaufender Artikel und Varianten wird klar, wie stark die Digitalisierung den Klinikeinkauf unterstützen könnte.

Um durchgängig elektronische Prozesse ohne manuellen Aufwand zu ermöglichen, müssen aber auch Hersteller und Lieferanten über digitale Prozesse verfügen. Digitale Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung verwenden zum Beispiel nur 40 Prozent der im BVMed organisierten Medizintechnikunternehmen, trotz der Bemühungen des Bundes, die E-Rechnung in Deutschland voranzubringen.

Liegt es an komplizierter Technik?

Nein, die Technik stellt heutzutage keine Hürde mehr dar. Während das klassische EDI eine Verbindung zwischen zwei Geschäftspartnern darstellt, die aufwendig und mit hohen Kosten verbunden eingerichtet werden muss, gibt es heute Plattformen, die ohne lokale Software-Installation und dadurch wartungsfrei eine Anbindung über verfügbare Technologien wie z.B. E-Mail in Verbindung mit PDF-Dokumenten ermöglichen. So haben auch kleine Unternehmen die Möglichkeit, Geschäftsnachrichten in maschinenlesbarer Form automatisiert mit Geschäftspartnern auszutauschen. Ein Krankenhaus oder ein Unternehmen muss sich nur an die Plattform anbinden und kann daraufhin Verbindungen zu den gewünschten Geschäftspartnern freischalten.

Auch eine weitere vermeintliche Hürde, die unterschiedlichen Nachrichtenformate, kann mit modernen Transformator-Tools übersprungen werden. Um Insellösungen zu vermeiden, sollte der Plattform-Dienstleister auch die Umwandlung der verschiedenen Formate übernehmen.

Warum ist EDI im Krankenhaus nicht weiter verbreitet?

Um die Qualität von Produktstammdaten in Krankenhäusern ist es nicht gut bestellt. Das ist nichts Neues. In einer vom Netzwerk Zukunft Krankenhaus-Einkauf (ZUKE) und der Supedio GmbH durchgeführten Umfrage unter 52 Klinik-Einkäufern bewertete mehr als ein Drittel der Befragten die Qualität von Basis-Produktstammdaten sowie Preisen und Konditionen nur mit befriedigend oder schlechter. Bei Klassifikationen betrifft das mehr als die Hälfte. Eine gute oder sehr gute Verfügbarkeit von Produktinformationen ist lediglich bei 14 Prozent der Kliniken gegeben. Für den weitaus größten Teil ist die Verfügbarkeit von Gebrauchsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter und Handbücher ein Problem.

Der Austausch elektronischer Geschäftsnachrichten spart Zeit und Geld – allerdings nur, wenn die Produktstammdaten als Grundlage der Prozesse korrekt sind. Ansonsten ist eine aufwendige Fehlerkorrektur erforderlich. Hiermit vergeuden Mitarbeiter des Krankenhauseinkaufs tagtäglich viel Arbeitszeit. Mehr als 80 Prozent gaben an, durch fehlerhafte Stammdaten einen wöchentlichen Arbeitsmehraufwand von 30 Minuten bis zu drei Stunden zu haben. Erschwerend kommt hinzu, dass 44 Prozent der befragten Einrichtungen zwei oder sogar mehr unterschiedliche IT-System zur Pflege der Produktstammdaten verwenden.

Stammdaten müssen jedoch nicht nur vollständig, kohärent und kompatibel sein, sie müssen auch synchron sein, das heißt identisch bei den Geschäftspartnern vorliegen. Ist beispielsweise eine Artikelnummer oder Verpackungsgröße beim Hersteller anders hinterlegt als beim Besteller, dann entsteht schnell viel Aufwand für die Beteiligten, und zwar nicht nur beim Besteller z.B. durch Rückfragen des Lieferanten.

Auch ohne Rückfragen, werden Lieferscheine und Rechnungen nicht die fehlerhaften Bestelldaten der Klinik enthalten, was Kontroll- und Abklärungsprozesse in verschiedenen nachgelagerten Prozessen erzwingt, die mit synchronen Stammdaten nicht notwendig wären. Die Sicherstellung von synchronen Stammdaten ist eine nachhaltige Win-Win-Investition: Eine hohe Datenqualität erspart Aufwände in mehrfacher Höhe und vermeidet gleichzeitig Risiken, welche die Versorgung und den Patienten betreffen.

Das Beispiel vom anderen Ende der Welt

Im Vergleich zu Deutschland ist Australien schon einige Schritte weiter auf dem Weg zur digitalen Healthcare Supply Chain. Seit 2006 existiert mit dem Nationalen Produktkatalog ein zentrales Verzeichnis standardisierter Produktinformationen. In Deutschland gibt es verschiedene Stammdatenbeschaffungs-Quellen, wie das Healthcare Content Data Portal (HCDP), das TransferPortal oder den Datenpool des Global Data Synchronization Network (GDSN®).

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