Trotz vieler Initiativen verschiedener Stakeholder im Gesundheitswesen ist die tatsächliche Qualität der Produktstammdaten in den Kliniken nach wie vor schlecht und zieht Kosten nach sich. Ein einziger Datenfehler kann sich negativ in einer Vielzahl von Prozessen auswirken. Wird ein fehlerhaft im ERP-System angelegtes Produkt nicht oder ungenügend korrigiert, dann zeigt sich der Fehler bei jeder Bestellung erneut. Durch diesen Multiplikatoreffekt entstehen sich wiederholende Kosten. Fehlerhafte Produktstammdaten sind jedoch nicht nur für Beschaffung und Logistik problematisch, sondern können auch die Versorgungs- und Behandlungssicherheit der Patienten beeinflussen. Welche Instrumente gibt es, um die Produktstammdaten so zu verbessern, dass diese Kosten gesenkt werden können und Probleme erst gar nicht entstehen?

Einheitliches Produktstammdatenmanagement

In jeder Klinik gibt es eine Vielzahl an Produktstammdaten. Unterschiedliche Anforderungen verschiedener Abteilungen und nicht vorhandene Interoperabilität der verschiedenen klinikspezifischen Softwares haben zur Folge, dass Produktstammdaten in verschiedenen Abteilungen einer Klinik und deren Anwendungssoftwares oft separat verwaltet werden. Das ist nicht nur ineffizient und teuer, sondern verursacht auch Fehler. Ein einheitliches und zentrales Produktstammdatenmanagement strafft die damit verbundenen Prozesse und stellt sicher, dass wichtige Daten gepflegt sind.

Grundlegende Produktinformationen wie Produktnamen, Beschreibungen und eindeutige, auch maschinenlesbare Identifikatoren wie z. B. eine GTIN (Global Trade Item Number) sollten zentral für alle betroffenen Abteilungen abrufbar sein, um die Konsistenz und Klarheit dieser Kerndaten zu gewährleisten.

Ein einheitliches und zentrales Produktstammdatenmanagement strafft die damit verbundenen Prozesse.

So sind zum Beispiel für das Einkaufs- und Logistikteam die Daten zu bestellbaren Einheiten von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören Artikelcodes, Lagerbestände, Vorlaufzeiten und Preisinformationen. Wenn diese Details leicht zugänglich sind, wird die Bestandsverwaltung effizienter und das Risiko von Überbeständen oder Fehlbeständen verringert.

Lieferanteninformationen enthalten Details wie Kontaktinformationen, Lieferzeiten und Leistungskennzahlen. Der Zugriff auf diese Daten ermöglicht es den Beschaffungsabteilungen, fundierte Entscheidungen über Lieferantenbeziehungen zu treffen, Verträge auszuhandeln und die Lieferkette effizient zu managen.

Die Verfolgung von Produktleistungen und Nutzungstrends im Laufe der Zeit kann wertvolle Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung liefern. Historische Daten sollten denjenigen Abteilungen zugänglich sein, die für Prognosen, Bedarfsplanung und strategische Entscheidungen zuständig sind.

Die Leistungsfähigkeit einheitlicher Produktstammdaten

Durch die Vereinheitlichung von Produktstammdaten für die unterschiedlichen Anforderungen innerhalb der Klinik können Abläufe rationalisiert werden. Die Abteilungen können auf dieselbe zentrale Datenquelle zugreifen, was zu schnelleren Entscheidungen, reibungslosen Arbeitsabläufen und einer verbesserten Gesamteffizienz führt. Weiterhin vermeidet ein einheitliches Produktstammdatensystem redundante Dateneingaben in verschiedenen Softwares und minimiert so das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten. Mit einer einzigen Quelle für Produktstammdaten wird die Wahrscheinlichkeit von Differenzen und veralteten Informationen erheblich reduziert, sodass alle Beteiligten mit den genauesten aktuellen Daten arbeiten.

Kosteneinsparungen quantifizieren

Die Einführung eines einheitlichen Produktstammdatenmanagements ist für jede Klinik ein bedeutendes Unterfangen. Umso wichtiger ist es, die potenziellen Kosteneinsparungen zu bewerten, die durch diese Initiative erzielt werden können. Hierfür müssen die spezifischen Anforderungen der einzelnen Abteilungen sorgfältig berücksichtigt werden.

Im Folgenden skizzieren wir ein Kosteneinsparungsmodell, das Kliniken dabei hilft, die Vorteile der Zentralisierung von Produktdaten über verschiedene Abteilungen hinweg zu quantifizieren. Dieses Modell dient dazu, fundierte Entscheidungen anhand der quantitativen Kostenreduzierung zu treffen, Investitionen zu rechtfertigen und den Return on Investment (ROI) des zentralen Produktstammdatenmanagements zu messen.

Wesentliche Komponenten eines Kosteneinsparungsmodells

Das Modell basiert auf einem Praxisbeispiel einer Klinik mittlerer Größe. Es quantifiziert die Kosteneinsparungen durch ein zentrales Produktstammdatenmanagement in vier wesentlichen Bereichen. Dazu gehören:

1. Duplikate und Fehlerreduzierung (Einsparpotenzial: 30 Prozent; Ausgaben/Jahr: 120 000 BPK für Fehlerkorrektur; Einsparung/Jahr: 36 000 Euro)
2. Operative Effizienz (Einsparpotenzial: 50 Prozent reduzierte Suchzeit; Ausgaben/Jahr: 240 000 Euro für 25 Mitarbeitende, die täglich 1 Stunde nach Produktinformationen suchen; Einsparung/Jahr: 120 000 Euro)
3. Optimierung der Beschaffung (Einsparpotenzial: 2 Prozent Kostensenkung; Ausgaben/Jahr: 10 Millionen Euro Beschaffungsvolumen für med. Sachbedarf; Einsparung/Jahr: 200 000 Euro)
4. Datengenauigkeit (Einsparpotenzial: 25 Prozent; Ausgaben/Jahr: 60 000 Euro durch Datenfehler verursachte Betriebskosten; Einsparung/Jahr: 15 000 Euro)

Allein in den gezeigten Bereichen ergeben sich Möglichkeiten von Kosteneinsparungen von über 370 000 Euro. Damit ist das gesamte Potenzial aber noch nicht ausgeschöpft. Wenn auch die Station und der OP korrekte Produktstammdaten verwenden, dann werden unter anderem auch die Verbrauchserfassung und Dokumentation effizienter und die Bestände weisen weniger Fehler auf, womit sich der Kreis schließt und Einsparungen wieder direkt im Einkauf erzielt werden können.

Fazit

Die Einführung eines einheitlichen Produktstammdatenmanagements in einer Klinik kann zu erheblichen Kosteneinsparungen und betrieblichen Prozessverbesserungen führen. Durch die Quantifizierung dieser Vorteile anhand eines strukturierten Kosteneinsparungsmodells können Klinikleitungen fundierte Entscheidungen treffen, notwendige Investitionen sichern und die Patientenversorgung bei gleichzeitiger Kostenoptimierung verbessern.