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Digitalisierung

Sieben Handlungsfelder für den Krankenhauseinkauf

Ausgehend von zwölf Anwendungsbereichen zur Digitalisierung des Einkaufs definierte die Unternehmensberatung Inverto sieben Handlungsfelder mit besonderer Bedeutung für den Krankenhauseinkauf.

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Symbolfoto

1. Advanced Spend Intelligence

Advanced Spend Intelligence schafft Grundlagen zur Ausgabentransparenz sowie der zielgerichteten Analyse. Rechnungsdaten und Bestellinformationen werden aus verschiedenen Quellen zusammengeführt, klassifiziert und mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) analysiert. Manuelle Datenerfassung ist nicht mehr nötig, Berichte sind sofort verfügbar und bieten detaillierte Einblicke in Kostenstrukturen und Preisentwicklungen. Auch lassen sich mit Spend Intelligence Preise oder Lieferkonditionen standortübergreifend überprüfen. Dadurch werden insbesondere die Ausgaben im nicht-medizinischen Bereich transparent und vergleichbar.

2. Kosten- und Wertanalyse

Bei der Kosten- und Wertanalyse werden Produkte oder Dienstleistungen in ihre einzelnen Bestandteile zerlegt. Im Anschluss können für einzelne Bestandteile Kosten auf Basis von aktuellen Markt- und Preisdaten ermittelt werden. So lassen sich Soll-Kosten und Benchmarks festlegen und Einsparpotenziale identifizieren. In die Analyse können auch tagesaktuelle Rohstoffpreise oder die Entwicklung von Löhnen einbezogen werden.

3. Automatisierung von Einkaufsprozessen

Lösungen zur Automatisierung von Einkaufsprozessen entlasten die Einkäufer von Routineaufgaben wie der Freigabe geringwertiger Bestellungen oder kleineren Bestellanfragen. Bestellungen werden automatisch ausgelöst, sobald der Lagerbestand unter einen definierten Wert gesunken ist. Dies kann Bestellkosten bei 80 Prozent schnellerer Bearbeitungszeit um 60 Prozent reduzieren. Voraussetzung für die Prozessautomation ist jedoch eine klare Definition von Beschaffungsfällen und eine Standardisierung beschaffter Artikel.

4. Vertrags- und Compliance-Management

Ein weiterer Schritt der Automatisierung ist das Vertrags- und Compliance-Management. Hierbei werden Vertragsinformationen digital erfasst und in einer zentralen Datenbank verwaltet. Das System informiert, wenn ein Vertrag ausläuft oder Bonusklauseln erreicht werden, kann Angebote anfordern und bietet mit Hilfe von durchsuchbaren Inhalten Zugang zu Informationen. Daneben kann die gezielte Auswertung von Vertragsdaten mit KI Muster und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.

5. Prozess- und Organisations-Performance

Auf Basis des Zugangs zu Prozessinformationen kann die Prozess- und OrganisationsPerformance gezielt verfolgt und gesteuert werden. Hierbei handelt es sich um einen übergreifenden Ansatz, der die vorab beschriebenen Tools vereint: Bestellvorgänge sind weitgehend automatisiert, ebenso das Vertrags- und Compliancemanagement sowie die Kostenanalyse. Durch das umfassende Controlling in Echtzeit ist es möglich, im Dialog mit den Fachabteilungen Ausgaben präziser zu planen und Prozesse zu optimieren.

6. Standardisierte Lieferanten-Performance-Messung

Bei der standardisierten Lieferanten-Performance-Messung wird die Leistung von Lieferanten anhand von festgelegten Kennzahlen automatisiert überwacht. Dadurch wird die Performance der Lieferanten objektiv vergleichbar. Dies ist eine gute Basis für Verhandlungen und konkrete Anforderungen. So verbessert sich die Performance des Lieferanten nachhaltig, das Krankenhaus erhält bessere Leistungen.

7. Risiko-Management in Echtzeit

Um außergewöhnliche Bedarfe prognostizieren zu können, benötigen Krankenhaus-Einkäufer ein Risiko-Management in Echtzeit. Das System integriert interne und externe Quellen und analysiert sie mithilfe von Big Data sowie KI. Diese Tools helfen, Lieferketten besser zu kontrollieren und Engpässe zu vermeiden. Durch vorausschauende Planung und schnellstmögliche Reaktion bei unvorhersehbaren Ereignissen können darüber hinaus Kosten gespart werden, ohne dass die Qualität der eingekauften Produkte leidet. Versorgungssicherheit und hohe Qualität sind gerade für ein Krankenhaus sehr wichtige Image- und Vertrauensfaktoren.

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  • Krankenhauseinkauf
  • Inverto
  • Handlungsfelder

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