Die Klinik Ottakring im Westen Wiens zählt zu den traditionsreichsten Gesundheitseinrichtungen der Stadt. Im Februar 1891 als Wilhelminenspital gegründet, wurde die mittlerweile mit 840 Betten und 4.207 Mitarbeitenden zweitgrößte Klinik Wiens seither stetig erweitert. Das weitläufige Areal mit seiner Parkanlage und dem historischen Pavillonsystem versprüht für Patienten sowie Besucherinnen und Besucher einen gewissen Charme. Die dafür notwendige ausgeklügelte interne Logistik ist in modernen Zentralbauten kaum noch vorstellbar. Vollautomatisierte Transportsysteme (ATS/FTS) sucht man in der Klinik Ottakring derzeit vergebens – hier wird die gesamte Logistik von Patienten, Material, Speisen, Apothekengütern und Proben durch engagiertes Personal und einen flexiblen Fuhrpark gestemmt. Die einzige Ausnahme bildet ein Rohrpostsystem, welches ausschließlich die Hochfrequenzstrecke zwischen der Notaufnahme und dem Zentrallabor bedient.

In- und Outdoor-Business auf 200.000 Quadratmetern

Das Areal umfasst beeindruckende 199.980 Quadratmeter, auf denen sich insgesamt 71 Gebäude befinden. Davon sind lediglich fünf baulich miteinander verbunden – ein kleiner Zentralbau innerhalb der weitverzweigten Pavillonstruktur. Dies erfordert die Überwindung enormer Distanzen zwischen den einzelnen Fachabteilungen, die oft mehrere hundert Meter auseinanderliegen. Darüber hinaus erschweren topografische Gegebenheiten wie Steigungen sowie die unvorhersehbare Wiener Witterung die täglichen Transportabläufe. Die hybride Logistik erfolgt teils zu Fuß, teils durch einen spezialisierten Fuhrpark aus Lkw, Klein-Lkw sowie Pkw.

Was auf den ersten Blick wie ein logistischer Anachronismus wirken mag, erweist sich in der Praxis als ein System von höchster Resilienz und Flexibilität. Im Jahr 2024 wurden 165.765 Patiententransporte durchgeführt – knapp 43 Prozent davon fallen in den Outdoor-Bereich. Im Bereich der Probentransporte wurden insgesamt 89.552 Transporte durchgeführt. Hierbei handelt es sich aber nur um die Anzahl der bestrittenen Wege, Proben selbst wurden weit mehr befördert.

Digitale Unterstützung im analogen Raum

Um die enorme Komplexität dieser Wegstreckenbeziehungen effizient zu beherrschen, setzt die Klinik Ottakring auf eine hochmoderne Softwarelösung. Das Logistiksystem Logbuch der deutschen Softwareentwicklungsfirma Dynamed wurde bereits im Jahr 2012 am Standort etabliert. Es markierte einen entscheidenden Wendepunkt für die Effizienz und kommt mittlerweile im gesamten Wiener Gesundheitsverbund zum Einsatz. Wo früher starre Strukturen, analoge Absprachen durch Telefonate, Pagerrufe und papiergestützte Listen den Alltag prägten, sorgt seit mehr als einem Jahrzehnt ein durchgängiger digitaler Workflow für Transparenz, Sicherheit und Verlässlichkeit. Die Software fungiert heute als das zentrale Nervensystem der Kliniklogistik: Jeder Auftrag wird in Echtzeit erfasst, priorisiert und dem optimal verfügbaren Teammitglied zugewiesen. Jeder Schritt, beginnend bei der Eingabe bis zum Auftragsabschluss, ist lückenlos nachverfolgbar. Dies erlaubt es nicht nur, exakte Statistiken zu führen, sondern auch den Hebel dort anzusetzen, wo es notwendig ist, und verspricht dadurch eine zwingende Notwendigkeit in der Logistik: Flexibilität.

Der Weg zur digitalen Selbstverständlichkeit

Die Einführung der Logistiksoftware war jedoch weit mehr als eine rein technologische Umstellung, es war ein tiefgreifender kultureller Wandel. Wie bei nahezu jeder Neuerung in gewachsenen Strukturen herrschte anfangs eine gesunde Skepsis. Das jahrelang praktizierte System aus Zurufen und handgeschriebenen Listen bot Vertrautheit – man war es gewohnt. Doch die Komplexität der modernen Versorgung erforderte eine präzisere Steuerung, die über eine reine analoge Koordination hinausgeht.

Wo die Logistik der einzelnen Bereiche früher dezentral organisiert und im Gesamten kaum überschaubar war, findet nun eine strukturierte und zentrale Steuerung statt. Die Digitalisierung bedeutete, dass man den Schalter von reaktiv auf proaktiv stellte. Heute ist man allerorts glücklich über den Komfort, den die Digitalisierung in diesem Sektor bietet. Die Skepsis ist einer Wertschätzung für die gewonnene Übersicht gewichen. Mitarbeitende schätzen heute die klare Zuweisung und die Sicherheit, dass kein Auftrag im „Rauschen“ verloren geht. Die anfängliche Befürchtung, das System würde zur Kontrolle der Mitarbeitenden herangezogen, wurde durch die gute Koordination und die spürbare Entlastung durch gerechtere Arbeitsverteilung entkräftet.

Emotionale Entlastung durch digitale Arbeitsabläufe

Ein oft unterschätzter, aber wesentlicher Benefit ist die radikale Vereinfachung der Schnittstellen zwischen Pflege, Ärztinnen und Ärzten sowie Logistik. Der größte Hebel liegt in der Entkoppelung der Kommunikation und dem damit verbundenen massiven Rückgang des emotionalen Stresses. Ein Transportauftrag ist innerhalb weniger Sekunden eingegeben. Damit entfällt die kritische Abhängigkeit von der telefonischen Erreichbarkeit des Gegenübers. Heute generiert die Pflege eine Anforderung „on the fly“. Diese asynchrone Kommunikation schafft auf diesem Sektor Ruhe im Stationsalltag und eliminiert die berüchtigten Telefonketten. 

Benchmark: Mensch

Trotz aller Technik bleibt ein wesentlicher strategischer Erfolgsfaktor das Festhalten an Eigenpersonal. In einem Umfeld, das stark von strukturellen Besonderheiten und unvorhersehbaren äußeren Einflüssen geprägt ist, ist eine ausgeprägte Ortskenntnis und die situative Flexibilität der Mitarbeitenden unabdingbar. Die Kombination aus menschlicher Erfahrung und digitaler Unterstützung hat die Einsetzbarkeit des Personals massiv gesteigert und die interdisziplinäre Kommunikation professionalisiert.

Der digitale Horizont: Evolution statt Stillstand

Die Digitalisierung der Logistik ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein fortlaufender Evolutionsprozess. In naher Zukunft steht ein signifikanter Sprung in der Usability bevor: die Einführung frei programmierbarer One-Button-Lösungen. Diese erlauben es dem klinischen Personal, hochfrequente Standardaufgaben – wie die Bestellung eines Probentransports oder die Zulieferung eines leeren Bettes –mit nur einem einzigen Klick auszulösen, ohne gesamte Transportanforderungen auszufüllen. Mittelfristig zielt die Entwicklung auf eine umfassende Control-Tower-Funktion ab. Zukünftig wird es möglich sein, direkt in der Benutzeroberfläche die tatsächliche Auslastung des gesamten Standorts auf einen Blick zu erfassen. Diese Echtzeittransparenz ermöglicht ein völlig neues Niveau des Kapazitätsmanagements. Anstatt nur auf Anforderungen zu reagieren, kann die Logistikleitung proaktiv steuern und Engpässe erkennen, bevor sie den klinischen Ablauf verzögern.

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Brücke in die Zukunft

Die aktuelle Organisation ist weit mehr als reine Bestandsverwaltung; sie ist die aktive Vorbereitung auf eine neue Ära. Im Rahmen der Modernisierung im Wiener Gesundheitsverbund wird die Klinik Ottakring – während mehrerer Bauphasen – bis zum Jahr 2040 rundum erneuert und zu einem hocheffizienten Zentralbau mit insgesamt drei Gebäuden mit medizinischen Funktionen und einem Verwaltungsgebäude transformiert (siehe Kasten). Dann wird auch hier ein automatisiertes Fahrsystem Einzug gefunden haben. Bis dieser Meilenstein jedoch erreicht ist, bleibt die Lage herausfordernd – mit steigendem Schwierigkeitsgrad. Der Neubau erfolgt während des laufenden Betriebs, wodurch immer wieder Wege gesperrt oder Stationen übersiedelt werden müssen. Die Kunst, komplexe historische Strukturen mit einer modernen IT-Lösung und engagiertem Personaleinsatz zu paaren, macht diesen Übergang erst möglich. Die Klinik Ottakring besitzt mit diesem innovativen Versorgungskonzept ein stabiles Fundament, um in der Gegenwart den entscheidenden Grundstein für die logistische Zukunft zu legen.