Wer in einem Krankenhaus arbeitet, weiß: Es gibt kaum etwas Kritischeres als fehlendes Material während eines Eingriffs. Das Implantat muss da sein, wenn es gebraucht wird – ohne Wenn und Aber. Konsignationslager sind dafür die Lösung, aber die Umsetzung ist alles andere als trivial.

Die stille Herausforderung im Hintergrund Ein Konsignationslager ist ein Lager, das sich direkt im Krankenhaus oder in unmittelbarer Nähe befindet. Die Besonderheit dabei: Die gelagerten Produkte – meist hochpreisige Implantate – bleiben Eigentum des Herstellers, bis sie tatsächlich verwendet werden. Erst dann wird abgerechnet. Das klingt zunächst praktisch, birgt aber Tücken:

• Wie behält man die Übersicht über Bestände und Haltbarkeitsdaten?
• Wer dokumentiert Entnahmen im hektischen OP-Alltag?
• Wie werden Sonderanfertigungen oder Auswahllieferungen organisiert?

In der Praxis gibt es unterschiedliche Modelle zur Abwicklung von Konsignationslagern und die Rahmenbedingungen sind oft Basis ausführlicher Verhandlungen der jeweiligen Krankenhäuser und den Herstellern. Im Wesentlichen gibt es zwei Grundformen:

1. Vendor Managed Inventory (VMI): Der Lieferant steuert das Lager.
2. Buyer Managed Inventory (BMI): Das Krankenhaus steuert das Lager (häufigste Praxisform).

Auswahl, Begleitung, Spezialanfertigung

Besonders bei komplexen Operationen reicht Standardware oft nicht aus. Für planbare Eingriffe bestellen Kliniken Auswahllieferungen, die in Abstimmung mit dem Hersteller zusammengestellt werden. Bei besonders anspruchsvollen Fällen kommt der Außendienstmitarbeiter sogar persönlich in den OP – die sogenannte begleitete Implantation.

Und wenn selbst das nicht reicht? Dann müssen individuelle Implantate her. Diese werden auf Basis von Patientendaten, Röntgenbildern und sogar 3D-Schnittbildern gefertigt. Hier reden wir von langen Vorlaufzeiten und verbindlicher Abnahme. Für Krankenhäuser bedeutet das: komplexe Kommunikation, hoher Zeitdruck und steigendes Risiko.

Die Realität: Fax, E-Mail – und jede Menge Papier

Trotz alle dem, sieht die Kommunikation zwischen Krankenhauspersonal und Herstellern doch oft noch aus wie aus einem anderen Jahrhundert und Verbrauchsmeldungen werden per Fax oder E-Mail an die Hersteller gesendet. Das ist nicht nur ineffizient, es ist auch fehleranfällig. Fehlen Chargendaten oder stimmt die Dokumentation nicht, beginnt die zeitintensive Fehlersuche.

Einige Häuser haben den Sprung in die digitale Welt gewagt. Mobile Barcodescanner erfassen Chargen- und Seriennummern direkt von der Verpackung. Die Daten wandern ins Warenwirtschaftssystem, die Nachbestellung erfolgt automatisiert. Doch auch hier gibt es Hürden: Ohne gepflegte Stammdaten funktioniert kein System.

Intelligente Schränke und RFID – Segen oder Insellösung?

Die Industrie experimentiert mit Hightech-Lösungen: RFID-Tags (RFID: Radio Frequency Identification) und intelligente Lagerschränke sollen die Bestandsführung automatisieren. Durch den Einsatz dieser Technologien erkennen die Systeme selbstständig welches Produkt entnommen wird. Klingt nach Zukunft – aber nicht nach flächendeckender Lösung. Denn oft sind diese Systeme herstellerspezifisch und schließen Wettbewerbsprodukte aus. Für Kliniken bedeutet das: mehr Schnittstellen, mehr Komplexität, noch weniger Standardisierung im Klinikalltag.

Die Vision: Einheitliche Systeme, weniger Aufwand

Was wirklich gebraucht wird, ist ein zentrales System, das alle Lieferanten integriert. Idealerweise mit folgenden Funktionen:

• automatische Erfassung von Artikel-, Chargen- und Verfalldaten,
• Überwachung der Restlaufzeiten,
• Integration ins KIS,
• automatische Nachbestellungen und
• Mandantenfähigkeit für mehrere Hersteller.

In Gesprächen mit Einkäufern großer Krankenhausketten hört man häufig, dass es Lösungen brauche, die alles können müssten – und zwar übergreifend für alle Hersteller. Nur so ließen sich Fehler reduzieren, die Patientensicherheit erhöhen und die Teams in den Kliniken entlasten.

An dieser Stelle kommen spezialisierte Logistikdienstleister wie beispielsweise Fiege Healthcare Logistics ins Spiel. Sie übernehmen nicht nur die Bestandsführung der Konsignationslager, sondern auch die Verantwortung – inklusive Versicherung und ISO-13485-Zertifizierung. Die Vorteile sind eine schnellere Verfügbarkeit der Produkte, weniger Verfall und damit geringere Kosten, rechtssichere Rückverfolgbarkeit und die Entlastung des Personals und höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Denn wer im OP arbeitet, will sich nicht mit Lieferscheinen und Chargennummern beschäftigen, sondern mit dem, worauf es wirklich ankommt: der bestmöglichen Versorgung des Patienten.