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Wirtschaften mit Köpfchen

Transportlogistik für die Speisenversorgung

Landauf, landab plagen knappe Kassen die Krankenhäuser. Doch Engpässe gleich welcher Art weckten im Schwabenland seit jeher den Erfindergeist. Auch im Klinikverbund setzt man auf pfiffige Konzepte, wie zum Beispiel das Insourcing der Transportlogistik für die Speisenversorgung.

Logistik Klinikverbund Südwest

Klinikverbund Südwest

Transportlogistik im Klinikverbund Südwest

Es ist eine einzige Zahl, die die Problematik auf den Punkt bringt: 6,1 Prozent. Um diesen Wert steigen die Materialaufwendungen an deutschen Krankenhäusern jedes Jahr. Der Grund liegt beispielsweise in der Schärfung von Hygienevorschriften und der Einführungen von Innovationen. Das Budget, um diese Kosten zu finanzieren, wächst indes nicht im selben Maße: Nur um 2,5 Prozent steigt in Baden-Württemberg der Landesbasisfallwert, der landesweit einheitliche Basispreis für Klinikleistungen.

Die alltägliche Herausforderung besteht nun darin, diese Lücke durch geschickte Sparmaßnahmen zu schließen – ohne dabei die medizinische Qualität aufs Spiel zu setzen. Die Aufgabe ist es, die pflegerischen und medizinischen Präferenzen mit den wirtschaftlichen Möglichkeiten zur Deckung zu bringen und darüber hinaus über Sachkostenoptimierungsprojekte eine Querfinanzierung des Personals zu ermöglichen.

Optimales Verhältnis zwischen Sachkosten und Erlösen erzielen

Vor einigen Jahren gab es noch ein großes Spielfeld, beispielsweise über Sortimentsstraffungen und Lieferantenverhandlungen Einsparungen zu erzielen. Heute ist es ein Erfolg, wenn die Sachkostensteigerung nicht über dem Anstieg des Basisfallwertes liegt. Mit nur 0,36 Prozent liegt der Klinikverbund in puncto Materialaufwendungen über den Kosten des Vorjahres, im Verhältnis zu den Leistungspunkten. Um diesen Erfolg zu erzielen, dreht der Bereich Wirtschaft und Beschaffung gleich an mehreren Stellschrauben. So wurde bereits vor über zehn Jahren ein strategischer Einkauf etabliert und stetig weiterentwickelt. Im Rahmen des Beschaffungsmarketings werden hier immer neue Ansätze und Ideen zur Optimierung der Wirtschaftlichkeit gesucht.

Im Jahr 2018 wurde beispielsweise begonnen, mit einem neuen zukunftsorientierten Ansatz, welcher differenzierter die Stärken und Schwächen im medizinischen Sachbedarf aufzeigt und Verbesserungspotenziale aufgreift. Der Einkauf hat gemeinsam mit den verantwortlichen Chefärzten/Oberärzten für eine Vielzahl von Hauptprozeduren, eine prozessorientierte Betrachtung der Leistungserbringung durchgeführt, mit Schwerpunkt auf die Bewertung der variablen Stückkosten. Sofern vorhanden, sollten Verbesserungspotenziale aufgezeigt werden, die sich sowohl in Preisverhandlungen oder Lieferantenstrategien, aber auch in der Wahl des Produkteinsatzes niederschlagen konnten. Elementar in der Betrachtung bleibt die Wechselbeziehung zur Erlösseite und das damit verbundene Ziel, ein optimales (finanziertes) Verhältnis zwischen Sachkosten und Erlösen zur erzielen.

Insourcing der Transportlogistik

Auf der Suche nach weiteren Optionen zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit, hat der Geschäftsbereich Wirtschaft und Beschaffung zusammen mit seinem Abteilungsleiter Logistik (Torsten Mühle) mit Team, die Transportlogistik für die Speisenversorgung und Sterilgüter zwischen dem Versorgungszentrum in Calw und den sechs Kliniken in den Landkreisen Calw und Böblingen ingesourct. Überlegungen dazu stellte man an, als man 2018 gezwungen war, die bislang an einen externen Dienstleister vergebenen Speisetransporte neu auszuschreiben.

Im Rahmen der Inbetriebnahme des Versorgungszentrums in Calw im Jahr 2009 wurde damals nach interner Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eine Vergabe an einen externen Dienstleister für den Speisentransport in den Kliniken des Klinikverbund Südwest als die richtige Entscheidung erwogen, um sich bevorzugt um die internen Prozesse kümmern zu können. Die wirtschaftliche Lage erfordert jedoch auch solche, inzwischen etablierte Prozesse und Abläufe zu hinterfragen und ein mögliches Insourcing der Dienstleistung zu prüfen. Für eine ganzheitliche Prüfung zählten hier nicht nur die wirtschaftlichen Faktoren, sondern auch die Qualifizierung des Personals, um alle Tätigkeiten und Prozesse rechtskonform abzubilden sowie das bis dato vertraglich geregelte Ausfallkonzept sicherzustellen. 

Kostenblöcke

In der Analyse der Kostenblöcke wurden Kauf und Leasingvarianten für die erforderlichen sieben LKWs (vom 7,5-Tonner bis zum 16-Tonner) geprüft. Entschieden hat man sich letztlich für eine Kaufvariante inklusive Vollservice mit Rückkaufsrecht nach fünf Jahren. So ist man einerseits kalkulatorisch auf der sicheren Seite und vermeidet andererseits nach den fünf Jahren der Nutzung des Fuhrparks, diesen über die technische Betriebsdauer hinaus zu fahren. Das damit verbundene Risiko eines kurzfristigen Ausfalls wäre zu hoch – und ungeplant und unter Zeitdruck Kaufverhandlungen führen zu müssen, gilt es zu vermeiden.

Die Ausstattung der Fahrzeuge sowie die Gestaltung der Ladungssicherung wurden dem Ladungsgut entsprechend so konfiguriert, dass die Mitarbeiter effektiv ihrer Tätigkeit nachkommen können. Im Rahmen der Betriebskostenbetrachtung wurden in Abhängigkeit der kalkulierten Laufleistung von 390 000 Kilometer pro Jahr die Spritkosten, Ad Blue, Schmierstoffe, Wartung und Instandhaltung herangezogen sowie die Kosten für Versicherung, Steuer, Ladungssicherungen und einem Ausfallkonzept.

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