Etwa dreieinhalb Jahre Bauzeit und weitere Jahre Planungszeit hatte das Projekt „Klinikum 2023“ in Anspruch genommen. Dann endlich, am 14. Juli 2023, war es so weit: Das neue Notfall- und Intensivzentrum des Klinikums Hochsauerland am Standort Karolinen-Hospital in Arnsberg-Hüsten wurde mit einem Festakt offiziell eingeweiht. Es war der feierliche Höhepunkt eines Prozesses, der nicht weniger als die Neuausrichtung und Zusammenführung der 4 Krankenhausstandorte auf lediglich 3 Standorte mit Krankenhausbetrieb vorsah. Der vierte im Bunde, das Marienhospital in Alt-Arnsberg, verfügt seit Oktober 2023 über eine neue Aufgabe und soll in Zukunft als Lehr- und Simulationskrankenhaus ein umfassendes Spektrum beruflicher und akademischer Qualifizierungsangebote für Beschäftigte im Gesundheitswesen unter einem Dach vereinen.

Die im größten Flächenkreis NordrheinWestfalens gelegene Klinikum Hochsauerland GmbH ist eine Krankenhausgesellschaft mit 3 Krankenhausstandorten in Arnsberg und Meschede, die zusammen über 927 Plan-Betten verfügen. Pro Jahr sind in den Einrichtungen des Klinikums Hochsauerland circa 40 000 stationäre und circa 105 000 ambulante Behandlungsfälle zu verzeichnen. Das Klinikum Hochsauerland ist ein Unternehmen der Alexianer und der St. Johannes- und MariaStiftung und somit Teil eines der größten katholischen Gesundheitsunternehmen in Deutschland.

Versorgungslücke wurde geschlossen

Zielsetzung der Neustrukturierung war, ein Krankenhaus der umfassenden Notfallversorgung nach den Anforderungen des G-BA-Beschlusses vom 19. April 2018 aufzubauen, um somit im größten Flächenkreis Nordrhein-Westfalens die Gesundheitsversorgung für ein breites Spektrum an Patienten nachhaltig zu sichern und zukunftsfähig auszurichten. Denn bisher gab es hier im weiten Umfeld kein Krankenhaus, das so viele Fachabteilungen und Kompetenzen auf sich vereint, damit es eine umfassende stationäre Notfallversorgung ermöglichen kann. Mit dem neuen Notfall- und Intensivzentrum wurde diese Versorgungslücke geschlossen.

Klinikum Hochsauerland

Das neue Zentrum vereint alle wichtigen Einheiten der Intensiv- und Notfallmedizin nun unter einem Dach. Hierzu gehören neben einer großen Intensivstation mit bis zu 51 High-Care- sowie Low-Care-Betten, eine eigenständige chefärztlich geleitete Klinik für Notfallmedizin sowie über 18medizinische Disziplinen, darunter 13 notfallversorgende Fachabteilungen, die bisher über 3 Krankenhausstandorte in Arnsberg verteilt waren. Zusätzlich zu den Betten im Bestandsgebäude des Karolinen-Hospitals wurden im Neubau auch neue stationäre Bereiche eingerichtet, sodass die Bettenzahl an diesem Standort mit nunmehr circa 500 Betten fast verdoppelt wurde und auch nach dem Auslaufen des Krankenhausbetriebes im Marienhospital weiterhin 927 Planbetten im Klinikum Hochsauerland bestehen geblieben sind.

Großer Schwerpunktstandort, neue Prozesse

Dieses Projekt stellte für alle Beteiligten eine Mammutaufgabe dar, nicht zuletzt, da viele Kliniken bzw. Fachabteilungen bei laufendem Betrieb an andere Standorte verlagert wurden. So gingen beispielsweise vom Marienhospital die Fachabteilungen für Unfallchirurgie, Orthopädie und Neurochirurgie in das Karolinen-Hospital über, die Klinik für Innere Medizin, Schwerpunkt Diabetologie, Rheumatologie und Endokrinologie in das St. Johannes-Hospital in Arnsberg-Neheim. Hinzu kamen die vielen Abteilungen der Sekundär- und Tertiärbereiche, wie beispielsweise Hauswirtschaft, Technik, Aufnahme, OP, Versorgungsassistenten, Patientenservice, Hygiene, Patientenkoordination, Sozialdienst, Physio- und Ergotherapeuten und weitere.

Neuen Gegebenheiten gerecht werden

Dass solche Umzüge einer sorgfältigen Planung bedürfen, versteht sich von selbst. Doch darüber hinaus war den Verantwortlichen von Anfang an bewusst, dass auch die Prozessgestaltung am neuen Schwerpunktstandort eine große Aufgabe darstellt – und hiermit verbunden auch die Chance eröffnet, Verbesserungen zu erzielen. Es galt, bei der Konzipierung der Prozesse des veränderten Krankenhausbetriebs den neuen Gegebenheiten gerecht zu werden.

Hierbei wurde schnell klar, dass neben einer Vielzahl von Organisations- und Digitalisierungsprojekten unter anderem auch die Organisation und Steuerung der Patiententransporte eine große Rolle spielt, will man im neuen Notfall- und Intensivzentrum inklusive des großen OP-Bereichs reibungslose Abläufe gewährleisten. Denn die simple Wahrheit ist nun einmal die, dass keine Operation ohne einen Patienten stattfinden kann und schon bei der ersten Verzögerung der gesamte OP-Plan Gefahr läuft, ins Stocken zu geraten.

Zentral und digital gesteuerte Patiententransporte

Klinikum Hochsauerland

Vor der Inbetriebnahme des Neubaus waren die Patiententransporte dezentral organisiert, das heißt, die Leistungen wurden von den Stationen bzw. Funktionsstellen telefonisch beim Transporteur über dessen Handy angefordert. Die Folge war ein häufiges Gerangel bei der Priorisierung der Aufträge, da diese nicht zentral von übergeordneter Stelle erfolgte. Zudem steigerte diese Praxis die Arbeitsbelastung des Personals, da zum einen die Transporteure während der Ausführung der Transporte quasi ständig zum Telefon greifen und die Aufträge annehmen mussten.

Ebenfalls problematisch war die sehr unterschiedliche Arbeitsbelastung der einzelnen Transportmitarbeiter, hervorgerufen durch eine feste Zuordnung der Transporteure zu einzelnen Bereichen bzw. Ebenen mit ungleichem Transportaufkommen. Eine gleichmäßige Auslastung der Transporteure war nicht gegeben und die Unzufriedenheit im Team entsprechend groß. 

Suboptimale Routenführung

Doch waren dies nicht die einzigen Herausforderungen, welche die Anforderung per Telefon mit sich brachte. So war die Routenführung des Transportpersonals suboptimal, denn das Personal auf den Stationen bzw. Funktionsstellen konnte unmöglich wissen, welcher Transporteur gerade in der Nähe war. Außerdem stand nach erbrachter Leistung im Prinzip immer ein Leerweg zurück bzw. zur nächsten Abholstelle an, da keine intelligente Verknüpfung der Transporte existierte. Zudem verursachten die Transporte zum Teil Wartezeiten für die Patienten.

Bei den Planungen der Transportprozesse für den neuen Schwerpunktstandort Karolinen-Hospital war schnell absehbar, dass die Abläufe zu komplex und die Wege zu lang sein werden, als dass der Ist-Zustand noch adäquat wäre. Die Umstellung auf eine zentral und digital gesteuerte Patientenlogistik lag auf der Hand, um im Klinikbetrieb ein Rädchen ins andere greifen zu lassen, nicht zuletzt, da Transportleistungen das Bindeglied zwischen den einzelnen Abteilungen darstellen und somit alle Bereiche die Auswirkungen zu spüren bekommen, wenn die Transporte nicht zuverlässig funktionieren. Seit Sommer 2023 kommt daher die Software Logbuch des Berliner Unternehmens Dynamed zum Einsatz und somit eine zentrale Steuerung der Patiententransporte mit automatischer Disposition.

Weniger Überraschungen auf den Stationen

Tatsächlich ist das erste Zwischenfazit positiv. Die automatische Disposition des Softwaresystems hat der ungleichen Vergabe der Transportaufträge ein Ende gesetzt und sorgt für eine gleichmäßige Auslastung aller Mitarbeitenden im Transportdienst, die mithilfe der Software nun auch nicht länger auf einzelne Ebenen bzw. Bereiche beschränkt sind. Von Vorteil ist auch, dass das System automatisch die richtigen Prioritäten bei der Abarbeitung der Transporte vergibt und die automatische Disposition sehr viel mehr Kriterien bei der Vergabe der Aufträge berücksichtigen kann, als Menschen hierzu imstande sind. Das sorgt in der Praxis für spürbar weniger Reibung und entsprechend pünktlichere Transporte.

Zu guter Letzt profitiert das Pflegepersonal von der Transparenz, welche solch eine digitalisierte Patientenlogistik mit sich bringt, da alle involvierten Personen stets den Status eines jeweiligen Auftrags nachvollziehen können und so bezüglich des Verbleibs eines Patienten nicht länger im Dunkeln tappen. Das sorgt für weniger „Überraschungen“ auf den Stationen und für eine bessere Auslastung der Funktionsstellen. Kurzum, auch in logistischer Hinsicht hat sich das Mammutprojekt gelohnt.