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Auch Einkauf ist Change-Management

Auf den ersten Blick gibt es nur wenige Zusammenhänge zwischen den Fachdisziplinen Einkauf und Change-Management. Doch zeigt sich bei einer genaueren Betrachtung, dass der Schein in mancher Hinsicht trügt.

Change Management

AdobeStock/Worawut

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Gerade im zahlenorientierten Einkauf können einige wesentliche Prinzipien des Change-Managements einen entscheidenden Unterschied machen. Change-Management (CM) hat sehr viel mit Menschenkenntnis und Führungskompetenz zu tun. Häufig besteht die Herausforderung darin, Menschen ohne spezielle Fachexpertise von Dingen zu überzeugen, mit denen man sich selbst bereits intensiv auseinandergesetzt hat.

Das gleiche Schema findet sich so auch im Einkauf wieder. Wenn im Einkauf ein neuer Zulieferer gewählt oder sich für ein neues Produkt entschieden wurde, basieren die zugrundeliegenden Entscheidungen im Idealfall auf objektiv erkennbaren Qualitäts- oder Kostenvorteilen. Diese sind im Vorfeld detailliert analysiert, durchgerechnet und bewertet worden. Excel-Sheets wurden diskutiert und Chancen-Risiken-Vergleiche durchgeführt. Nutzwertanalysen haben die Entscheidungsschritte transparent gemacht und am Ende hat ein bestimmter Anbieter den Zuschlag bekommen.

Wir entscheiden nicht immer rational

Im Rahmen dieser komplexen Entscheidungsprozesse wird dennoch nicht selten ein entscheidender Faktor vernachlässigt: Die Akzeptanz der Nutzer. Häufig wird das Einverständnis der Anwender als selbstverständlich vorausgesetzt, Ablehnung mit rein rationalen (vor allem auch wirtschaftlichen) Argumenten begegnet. An dieser Stelle können einige im CM weitgehend integrierte Erkenntnisse der Neuro- und Verhaltenswissenschaften zum Thema Entscheidungsfindung weiterhelfen. So hält sich bis heute hartnäckig der Mythos, Menschen würden im Regelfall auf rationaler Ebene agieren und entscheiden.

Dabei zeigte sich längst in vielfachen Studien, dass Entscheidungen vorrangig auf einer emotionalen Ebene getroffen werden. Menschen entscheiden tatsächlich zuerst unbewusst emotional und rechtfertigen die getroffene Entscheidung anschließend auf rationaler Ebene. Diese Erkenntnis haben die Marketingabteilungen erfolgreicher Unternehmen längst erkannt. Man denke nur an populäre Beispiele wie Starbucks oder Apple, die mehr als nur ihre Produkte verkaufen. Sie verkaufen Emotionen, die ihre Kunden mit den Produkten verbinden.

Umdenken ist notwendig

Die adäquate Berücksichtigung der diesen Phänomenen zugrundeliegenden Prinzipien ist dabei im Praxisalltag oft nicht leicht umzusetzen. Sie erfordert ein empathisches Umdenken bei den Entscheidungsträgern hinsichtlich der richtigen Kommunikation mit potenziellen Anwendern.

Je mehr Kostenaspekte im Vorfeld der Einkaufsentscheidung im Vordergrund standen, um so anspruchsvoller wird dieser Prozess. Als klassisches Beispiel können hier die medizinischen Einmalhandschuhe angeführt werden, deren technische Eigenschaften von den Herstellern regelmäßig angepasst und verbessert werden. Kommt nun ein vermeintlicher Superhandschuh auf den Markt, dessen objektive Eigenschaften sowohl bei Kosten, Hygiene und Strapazierbarkeit alle Konkurrenzprodukte in den Schatten stellen sollen, werden diese in der Regel für die Klinik angeschafft. Nach einer gewissen Zeit fällt allerdings auf, dass Stichverletzungen zunehmen und Dinge passieren, mit denen niemand gerechnet hat.

Als Ursache stellte sich nicht selten heraus, dass den Beschäftigten auf der Station beispielsweise das Aussehen nicht gefallen hat, weshalb die Handschuhe emotional auf Ablehnung stießen und deren Nutzung stark nachließ. Das Beispiel scheint profan, doch gerade Change Manager erfahren regelmäßig, dass Veränderungen häufig nicht an schlechter Planung oder Strukturierung scheitern, sondern an menschlichen (Fehl-)Einschätzungen.

Empathie ist der entscheidende Faktor

Um dieser Herausforderung erfolgreich zu begegnen, ist es für Einkäufer enorm wichtig, ihre „Kunden“ zu kennen. Das bedeutet, sich aktiv mit ihren Bedürfnissen und Wünschen auseinanderzusetzen und ihren Arbeitsalltag und -anspruch zu erfahren. Natürlich ist dieses Ziel nicht immer einfach umzusetzen. Schließlich stehen Einkäufer unter dem Druck, vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden und ihre Ziele trotz beschränkter (zeitlicher) Ressourcen zu erfüllen.

Gleichzeitig zeigt die Erfahrung, dass sich der damit einhergehende Zusatzaufwand mittel- bis langfristig nicht nur finanziell lohnt, weil Widerstände viel früher entdeckt werden oder gar nicht erst entstehen. Jeder Mensch wird von Motiven geleitet, die einerseits völlig individuell und einzigartig und gleichzeitig – innerhalb bestimmter Berufsgruppen – auch sehr homogen ausfallen können. Manche Mitarbeiter streben eher nach Anerkennung und Einfluss, während andere sich stärker an hohen Qualitätszielen und der Perfektionierung ihrer Arbeit orientieren.

Diese höchst unterschiedlichen Motive sorgen dafür, dass emotionale Bewertungen (und in der Konsequenz die Ablehnung von oder Zustimmung zu ein und der derselben Sache) innerhalb verschiedener Berufsgruppen völlig unterschiedlich ausfallen können. Ein zuverlässiges Gespür für die Motivation anderer Menschen oder Gruppen lässt sich nur im direkten Austausch und in regelmäßigen Begegnungen entwickeln. Nur auf diese Weise lassen sich unerwünschte Effekte im Rahmen von Einkaufsprozessen effektiv verhindern und Widerstände reduzieren.

Auch Einkauf ist Change-Management

Dieses Vorgehen entspricht ganz den drei grundlegenden Prinzipien des CM: Menschen über Veränderungen informieren, mit ihnen zu kommunizieren und sie von Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Einkauf bedingt in der Praxis häufig einen Wechsel. Daher kann es sich für Einkäufer durchaus lohnen, einige Methoden und Werkzeuge in den eigenen Arbeitsalltag zu integrieren. Eine Change Expertise hilft Einkäufern, ihre Kunden besser zu verstehen und mit ihnen gemeinsam neue Produkte in den Arbeitsalltag zu integrieren. Wenn Anwender wissen, warum ein gewohntes Produkt ausgetauscht wird, steigen Nutzungsbereitschaft und Akzeptanz. Ein Austausch auf Augenhöhe, die Annahme von Kritik und notwendige Einsparungen lassen sich nur dann erzielen, wenn alle Teilnehmer in einem Boot sitzen.

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