Gerade die schriftliche Protokollierung hat sich in der Vergangenheit als besonders umständlich und fehleranfällig herausgestellt. Auch haben sich NFC-Chips (NFC: Near Field Communication) in den Räumen, die nach der Reinigung von der Reinigungskraft als Leistungsnachweis gescannt werden müssen, nur zu einem gewissen Teil als zuverlässig erwiesen. Zwar war der Bedienvorgang vom Ansatz her grundsätzlich praktikabel. Eine häufige Fehlerquelle bestand jedoch darin, dass das aktive Scannen der NFC-Chips auch immer mal wieder vergessen wurde und der Leistungsnachweis somit Lücken aufwies.

Vor diesem Hintergrund arbeitet die Infraklin GmbH, ein Tochterunternehmen der Uniklinik Frankfurt und der Klüh Care Management GmbH, in der Uniklinik Frankfurt seit Anfang 2021 mit einem innovativen Arbeitsnachweis-System, das eine Dokumentation ohne aktive Beteiligung der Mitarbeitenden ermöglicht. Die Anwendung auf Grundlage einer Entwicklung des Klüh eigenen DigiClean-Projektteams und der Optanium GmbH gewährleistet eine voll automatisierte, digitale und autarke Nachweislösung. Jeder zu dokumentierende Raum wird mit streichholzschachtelgroßen „Beacons“ (engl. für „Leuchttürme“) in der Nähe der Tür ausgestattet. Diese elektronischen Geräte senden per Bluetooth eine Kennung, vergleichbar einer Kreditkartennummer, im Intervall von rund einer Sekunde aus. Das Signal ist im Umkreis der Tür gut empfangbar.

Funktionsweise

Wenn die Reinigungskraft zum Betreten des Raums die Tür passiert, registriert das Smartphone in der Tasche der Reinigungskraft die Nähe zum Beacon und startet die Zeitmessung. Alle benötigten Informationen werden automatisiert über ein Android-Smartphone mit WLAN- oder Internetanschluss oder ein kleines Gerät für die Hosentasche gesammelt, welches aus Datenschutzgründen ausschließlich Reinigungsdaten speichert. Beim Verlassen des Raums wird die Zeit gestoppt und die Schicht zu 100 Prozent als „Sichtkontrolle“ oder „gereinigt“ gemeldet. Die Reinigungskraft muss die App dabei nicht bedienen, alles geschieht automatisch. Ein mehrfaches Betreten des Raumes wird erfasst und zur Reinigungszeit addiert.

In Bereichen ohne Netzempfang werden die Reinigungszeiten vorübergehend im Smartphone gespeichert und dann später übermittelt. Über das ausgehängte E-Paper ist der Raumnutzer immer über die letzte erfolgte Reinigung informiert und hat ein sicheres Gefühl. Das Ablegen, Archivieren und Vorhalten von Nachweisen auf Papier entfällt somit, zudem sind sie minutenaktuell via App, Tablet oder Computer abrufbar. Die Kosten berechnen sich pauschal nach der Anzahl der Sensoren, Räume und Treppenhäuser. Bedarfsweise steht auch eine digitale Anzeige zur Verfügung, die in jedem zu reinigenden Raum angebracht werden kann. Das System ist batteriebetrieben und benötigt nur alle zwei Jahre ein Aufladen der Akkus oder einen Austausch der Batterien für die Sensoren.

Individuelle Kundenbedürfnisse werden berücksichtigt

Um proaktiv sicherzustellen, dass Reinigungsleistungen nicht „vergessen“ werden, erhält der Vorarbeitende eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn Reinigungstermine überfällig sind. Er kann so schnell reagieren, Springer einsetzen oder eine andere Lösung finden, um die Qualität der Reinigung sicherzustellen. Betriebsferien und Sperrungen von Räumen durch Bauarbeiten/Umzüge können individuell eingestellt werden.

Da bei den Anforderungen an Reinigungsdauern, -zyklen oder zu reinigende Objekte kein Kunde dem anderen gleicht, erlaubt das System die individuelle Gestaltung einzelner Räume, etwa anhand von Reinigungszeiten oder durch die Festlegung von Start- und Endzeiten für Reinigungsschichten. Ebenso können mehrfache Reinigungen pro Tag/Woche/Monat/ Quartal/Halbjahr/Jahr sowie Reinigungenin Standardzyklen wie Mo/Mi/Fr, Di/Do oder Mo-Fr (-So) und sonstige individuelle Vereinbarungen definiert werden. Zudem kann jeder Standort in einzelne Lose ein- geteilt werden. Jedem Los werden dabei bestimmte Gebäude und Vorarbeitende zugeteilt, die auch proaktiv über Probleme informiert werden können und so den Überblick über ihr Los haben. Räumen mit komplexem Grundriss, Aufzügen, mehreren Eingängen und Treppenhäusern können auch mehrere Beacons zugeordnet werden. Das erlaubt eine individuelle Anpassung an die bauliche Lage und die Abbildung der Wege während der Reinigung.

Intuitive Bedienung durch Ampelsystem

Das Portal, in dem die Dokumentation einsehbar ist, ist übersichtlich und intuitiv in der Bedienung gehalten. Die Reinigungszeiten werden benutzerfreundlich in den Ampelfarben „rot“, „gelb“ und „grün“ angezeigt. Das Portal steht in einer einfachen Form für die Facility-Manager des Kunden und ausführlicher für die eigenen Vorarbeitenden bzw. Kundenverantwortlichen zur Verfügung. Standorte, Gebäude, Ebenen und Räume können dort manuell angelegt werden. Das Raumbuch des Kunden kann einmalig oder regelmäßig importiert und automatisiert mit den bestehenden Informationen abgeglichen werden. Der Nutzer hat so immer einen aktuellen Stand über die Räume, Reinigungen und die vereinbarten Reinigungszyklen.

Zur Auswertung stehen alle Daten als Excel- oder PDF-Datei zum Download zur Verfügung. Einfache grafische Auswertungen sind direkt in die Benutzeroberfläche integriert und erlauben eine schnelle Orientierung über den aktuellen Reinigungsstand. Alle Übersichten lassen sich als Reports vordefinieren und können mit einem Klick abgerufen werden. Eine zeitliche Einplanung und der regelmäßige Versand, z.B. am Wochenbeginn für die letzte Woche, am Monatsende für den Vormonat etc., sind derzeit in der Vorbereitung.

Schnelle Implementierung möglich

Eine Testinstallation ist zeitlich schnell realisierbar, da die Zugangsdaten zum Portal automatisiert versendet werden. Das Raumbuch kann im Anschluss hochge-laden werden. Die Beacons werden vor Ort installiert und über eine App mit QR-Code im Portal registriert. Der Vorgang dauert pro Beacon ca. eine Minute. Anschließend wir die Reinigungs-App auf die Smartphones der Reinigungskräfte aufgespielt und ebenfalls per QR-Code registriert. Das Aufsetzen der Portalnutzer*innen kann selbst durchgeführt werden. Im Anschluss steht das Portal als Cloud-Lösung oder On-Premises beim Kunden zur Verfügung.

Ein Vorteil der Anwendung ist, dass für die Leistungsdokumentation mit der Beacon-Technologie kein personeller Mehrauf- wand entsteht. Die niedrige, monatliche Betriebspauschale und die Kosten pro Beacon werden durch die Ersparnis an Dokumentation, das Einsammeln der Nachweise, Abheften und Scannen mehr als aufgewogen.