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Klinik Einkauf

Unnötige Kosten einsparenEffizienter arbeiten durch Geräteparkoptimierung

Eine Medizintechnik-Geräteparkoptimierung spaltet nicht selten die Mitarbeiterschaft. Während Ärzt*innen eine Gerätereduktion vermuten, verspricht sich die kaufmännische Abteilung eine Kostenersparnis. Am Ende geht es jedoch nur um eins: Effizienz! Davon profitieren alle.

Katja Roth
Privat

Katja Roth arbeitet als Consultant bei KHB GmbH. In ihrer Tätigkeit berät sie Krankenhäuser zur Kosten- und Prozessoptimierung.

Aufbewahren für schlechte Zeiten?

Vom neusten High-End-Gerät bis hin zur Antiquität – in klinischen Medizingeräteparks finden sich häufig alle Varianten. Die Aufbewahrung älterer Geräte wird meist mit einem „Das ist ein Ersatzgerät für den Notfall“ begründet. Grundsätzlich ein löblicher Gedanke. Gerade zu Beginn der Corona-Pandemie wären viele Krankenhäuser glücklich gewesen noch alte, aber funktionsfähige Beatmungsgeräte im Keller zu haben. Leider ist Platz im Krankenhaus eine knappe Ressource und das „Einmotten“ für Notfälle und die Reaktivierung von Geräten nicht kostenfrei.

Entsprechend sind die Lagerungskosten und die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Notfalls sorgfältig abzuwägen. Meist ergibt die Kostenkalkulation, dass es sich nicht lohnt, die „Kellerkinder“ wieder in Einsatz zu bringen. Schon nach kurzer Zeit geraten sie in Vergessenheit und rauben wertvollen Platz.

Die Kosten-Wünsche-Waage

Das neuste Smartphone, das beste Medizinprodukt... Wir leben in einer Zeit, in der fast täglich neue Technologien auf den Markt kommen; ein Grund, warum Nutz- und Leasingverträge über eine bestimmte Laufzeit, stetig an Beliebtheit gewinnen. Nach beispielsweise drei Jahren gibt es das neuste Gerät mit der neuesten Software und allen erdenklichen Spielereien. Dies ist von den Anwendern gewünscht und wird manchmal sogar im Arbeitsvertrag von Ärzten fest vereinbart, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Nötig und wirtschaftlich ist das jedoch in den seltensten Fällen!

Viele Ultraschalltrackings wurden in Krankenhäusern schon von diversen Unternehmen durchgeführt. Das einhellige Ergebnis: In der Regel sind zu viele Geräte vorhanden. Diese Erkenntnis ergab sich vor allem anhand der Gerätenutzung. In vielen Häusern wird circa ein Drittel der Ultraschallgeräte nur ein bis zwei Mal am Tag genutzt. Von adäquater Auslastung kann hier nicht die Rede sein.

Zum anderen zeigen die Trackings, dass es einige Ultraschallgeräte gibt, die zwar eine gute Auslastung aufzeigen, von fünf vorhandenen Sonden jedoch nur zwei regelmäßig genutzt werden. Dies lässt darauf schließen, dass entweder das Gerät überlassen oder bei der Beschaffung der Bedarf nicht mit den Diagnosemöglichkeiten des Geräts abgeglichen wurde. Teilweise stehen sogar mehrere Ultraschallgeräte auf dem gleichen Flur, manchmal sogar in benachbarten Zimmern; die Nutzung der Geräte findet dabei eher selten zur gleichen Zeit statt. Ein Paradebeispiel für einen ineffizienten Gerätebestand, der unnötige Kosten verursacht.

Win-win-win durch ein Geräteparktracking

Entscheidet sich eine Klinik zur Analyse des Geräteparks, profitieren sowohl Anwender als auch Techniker. Einsehbare Gerätestandorte vermeiden eine lange Gerätesuche. Das Gerät ist schneller an den Patient*innen, geprüft oder repariert und der Verlust von Geräten wird ebenfalls reduziert.

In den allermeisten Fällen kann der Gerätebestand tatsächlich angepasst werden. Damit einhergehende Einsparungen machen neue Investitionen möglich. Durch eine interdisziplinäre Nutzung können Nachhaltigkeitseffekte erzielt werden.
Entscheidet man sich für die Vereinheitlichung des Geräteparks, kann der Einweisungsaufwand minimiert, Beschaffungs- und Wartungsvertragskosten reduziert und die Verfügbarkeit von Ersatzgeräten erhöht werden.

Quick wins

Um den ersten Schritt zur optimierten Medizintechnik zu gehen, ist es notwendig, neue Schritte in den Beschaffungsprozess zu implementieren. Vor der Beschaffung muss ein Abgleich zwischen Diagnosemöglichkeiten des Geräts und tatsächlich durchgeführten Untersuchungen durch das Personal stattfinden. Es zeigt sich, dass die gekauften Geräte oft zu viele Diagnosemöglichkeiten beinhalten, die im Klinikalltag gar nicht genutzt werden.

Ein weiterer, schnell realisierbarer Quick win ist die Prüfung des Bedarfs der Infusionsspritzenpumpen auf den Stationen. Durch eine einfache Ortbegehung ergeben sich wiederkehrend Potenziale von zwei bis fünf Geräten. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, das Bestandsverzeichnis mit einem Benchmark zu vergleichen. So sollte höchstens ein Ultraschallgerät pro 25 Betten im Krankenhaus der Akutversorgung zur Verfügung stehen.

Kommunikation nicht vernachlässigen

Die beste Geräteparkveränderung wird nicht vom Personal akzeptiert, wenn sie nicht durch eine adäquate Kommunikation begleitet wird. Besonders, wenn Geräte reduziert oder ausgetauscht werden, ist eine plausible Erklärung und das Aufzeigen von Anwendervorteilen unabdingbar. Um ein harmonisches Betriebsklima nicht zu gefährden empfiehlt es sich, die Gespräche von Externen führen zu lassen.

Ist das Verständnis für Effizienz, Kostenersparnis, Nachhaltigkeit und smarte Lösungen da, muss das neue Vorgehen erklärt und im kompletten Haus gelebt werden. Eine Geräteparkoptimierung gilt immer für jede Station und für jeden Anwender. Nicht zwangsweise kommt es auch zur Reduktion von Geräten, auch ein Gerätetausch zwischen Stationen ist durchaus denkbar. Um eine Sache kommen Kliniken jedoch nicht herum: das Umdenken! Nur wer sich selbst als eine gesamte Organisation im Blick hat und nicht nur die einzelnen Fachabteilungen wird vorankommen.

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