Überall im Gesundheitswesen ist die Klage über den zunehmenden Fachkräftemangel zu hören. Das geht auch am Klinikeinkauf nicht vorbei. Doch haben die Einkaufsabteilungen mit zusätzlichen Herausforderungen zu kämpfen. Da ist zum einen die Bekanntheit: Während Ärzte, Pfleger oder auch Klinikgeschäftsführer in den Nachrichten und in Reportagen bis hin zu Fernsehserien prominent vertreten sind, gibt es kaum eine Pressemeldung über Klinikeinkäufer. Darüber hinaus ist der Weg in diesen Beruf keineswegs vorgezeichnet.

Die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung sind häufig Quereinsteiger, die meist schon verschiedene Etappen durchlaufen haben. Dabei hat die Einkaufsabteilung für Kliniken eine immense Bedeutung. Durch geschickte Verhandlungen mit Lieferanten und die sorgfältige Auswahl von Produkten und Dienstleistungen kann sie die Kosten für das Krankenhaus minimieren und trägt somit dazu bei, die Wirtschaftlichkeit im Krankenhaus zu sichern. Gleichzeitig hilft sie dabei, eine medizinisch hochwertige Versorgung zu gewährleisten, indem sie bei der Beschaffung auf strenge Qualitätskriterien achtet.

Das macht den Klinikeinkauf eigentlich zu einem attraktiven Betätigungsfeld für junge Fachkräfte, die einen Job mit Sinn, Einfluss und Zukunft suchen. Doch wie schaffen es Einkaufsabteilungen in Kliniken, diese Vorzüge den Auszubildenden oder Hochschulabsolventen zu vermitteln?

Woher kommen die Klinikeinkäufer der Zukunft?

Der Schlüssel dazu liegt in einem zeitgemäßen Employer Branding, einem modernen und transparenten Auftritt in den entscheidenden Kommunikationskanälen sowie in der Übereinstimmung von kommunizierten Versprechen und tatsächlichem Arbeitsalltag. 

Die künftigen Klinikeinkäufer sind auch heute nicht zwingend an ihrem Ausbildungsprofil zu erkennen, denn nur wenige Ausbildungen haben tatsächlich dieses spezielle Berufsziel im Blick. Der Einstieg in die Einkaufsabteilung kommt daher häufig über Umwege zustande. Oft sind es Mitarbeiter aus anderen Bereichen der Klinik, die sich beruflich umorientieren und dabei ihr Interesse an den Prozessen im Einkauf entdecken. Diese Möglichkeit des Wechsels innerhalb der Klinik anzubieten hat den Vorteil, dass Bewerber und Arbeitsumfeld einander bereits kennen. Andererseits muss jede Fachkraft, die etwa das Pflegeteam verlässt und in den Einkauf wechselt, ersetzt werden.

Einkaufsabteilungen sollten daher auch auf anderen Wegen Fachkräfte rekrutieren. Eine gute Möglichkeit ist die Kooperation mit Hochschulen. Dabei können Kliniken Studierenden anbieten, sie bei ihrer Bachelor- oder Masterarbeit zu begleiten – eine Win-win-Situation. Denn die Hochschüler können Daten für ihre Abschlussarbeit sammeln und bekommen dabei einen echten Einblick in den Arbeitsalltag. Der Klinikeinkauf wiederum hat die Chance, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren, bei dem die Absolventen nahtlos in den Beruf einsteigen können.

Duales Studium ermöglicht realen Einblick in Arbeitsalltag

Eine noch engere Anbindung an künftige Hochschulabsolventen gelingt über einen dualen Studiengang. Hier können die künftigen Fachkräfte abwechselnd studieren und in der Klinik arbeiten. Auch so gewinnen sie reale Eindrücke vom Arbeitsalltag im Klinikeinkauf und können wiederum die Abteilung mit ihrem frisch an der Hochschule erworbenen Wissen bereichern und Innovationen voranbringen.

Ob BWL, Krankenhausmanagement oder auch medizinische Fachrichtungen: Wichtiger als das Studienfach oder die Ausbildung sind Kompetenzen wie Verhandlungsgeschick, Interesse am Thema Einkauf, Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein und Durchsetzungsvermögen. Ein betriebswirtschaftliches und medizinisches Grundverständnis ist nützlich, kann aber auch nach und nach im Job oder durch Weiterbildungen erworben werden.

Moderne Zielgruppenansprache

Wer in einer jungen Zielgruppe punkten will, sollte auf die Ansprache in den richtigen Kanälen setzen. Junge Bewerber trifft man heute zuverlässig auf Social Media an. Dort können die Stellenausschreibungen auch mit einer bezahlten Kampagne direkt bestimmten Zielgruppen angezeigt werden, sodass beispielsweise gezielt BWL-Studierende oder Absolventen einer bestimmten Ausbildung adressiert werden.

Inhaltlich und gestalterisch sollte die Jobanzeige zum gesamten Auftreten und zu den Werten der Abteilung oder besser des ganzen Krankenhauses passen. Im Sinne eines ganzheitlichen Employer Brandings ist hier nicht nur die Personalabteilung oder das Marketingteam gefragt. Denn nur, wenn der Arbeitgeber tatsächlich auch Werte nach innen lebt, kann er diese glaubwürdig nach außen kommunizieren.

Das heißt, wenn mit einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre, mit Weiterbildungsmöglichkeiten und fairer Entlohnung geworben wird, müssen diese Versprechen auch erfüllt werden. Andernfalls könnten enttäuschte Bewerber schlechte Bewertungen auf Bewertungsplattformen wie Kununu hinterlassen. Diese sind zunehmend wichtig in der Entscheidung junger Menschen für einen Arbeitgeber. Hochglanz-Bilder, die unrealistische Erwartungen an den künftigen Arbeitsplatz schüren, sind kontraproduktiv. Eher sollte transparent kommuniziert werden, worauf es im Kern bei dem Job ankommt und welche Qualifikationen gesucht werden.

Schneller Bewerbungsprozess

Bewerbungen bestehen heute häufig nur noch aus einem Kurzprofil. Auf lange Anschreiben, Arbeitsproben oder Zeugnisse wird verzichtet. Wer als Arbeitgeber neue Tools bedienen kann, ist klar im Vorteil. Bewerbungsformulare können auf Social-Media-Plattformen erstellt und die wichtigsten Qualifikationen der Bewerber per Checkliste abgefragt werden. So kann sich die Personalabteilung auch in kürzester Zeit und mit nur wenigen Bewerberinfos einen Überblick über die unterschiedlichen Kandidaten verschaffen.

Ebenso wichtig wie die Möglichkeit, schnell und einfach seine Bewerbung per Smartphone einzureichen, ist die zügige Reaktion des potenziellen Arbeitgebers. Denn wer nicht zeitnah zum Gespräch einlädt, läuft Gefahr, dass der Bewerber einem anderen Arbeitgeber zusagt.

Junge Fachkräfte langfristig binden

Das eine ist der Bewerbungsprozess, das andere ist der Job. So hilft das schönste Employer Branding und die modernste Zielgruppenansprache über Social Media nichts, wenn die Strukturen und Prozesse im realen Arbeitsalltag schwerfällig und altmodisch sind. Einkaufsabteilungen, die junge Talente finden und binden wollen, müssen sich daher selbst modern aufstellen.

Das heißt, digitale Prozesse und Automatisierung überall dort einführen, wo es möglich ist und eine Arbeitsatmosphäre leben, in der sich jeder willkommen fühlt, neue Ideen einzubringen und Verantwortung für den eigenen Bereich zu übernehmen. Voraussetzung dafür, dass junge Fachkräfte sich gut einleben, ist ein gutes Onboarding und die Klärung der Zuständigkeiten und Aufgaben. Dazu gehören Hospitationen in anderen Bereichen des Krankenhauses. Denn ein gutes Verständnis für die dort herrschenden Abläufe und gute Zusammenarbeit mit den Fachbereichen sind im strategischen Einkauf ein Muss.

Im Arbeitsalltag sind eine offene Kommunikation, Wertschätzung, eine offene Fehlerkultur und die Möglichkeit für Weiterbildung und Entwicklung essenziell, um die Zufriedenheit mit dem eigenen Arbeitsplatz zu erhalten. Und nicht zuletzt: Gut aufgestellte Einkaufsabteilungen tragen wesentlich dazu bei, dass es einer Klinik auch wirtschaftlich gut geht. Dies macht sie wiederum attraktiver für junge Fachkräfte, denn die Sicherheit des Arbeitsplatzes und eine faire Entlohnung stehen bei jungen Talenten noch immer ganz oben auf der Wunschliste.