Georg Thieme Verlag KG
Klinik Einkauf

Interne OrganisationEinkaufsrichtlinie - Wieso? Weshalb? Warum?

Die Zeiten, als Klinik-Einkäufer nur auf die Kosten der von Ihnen bestellten Waren und Dienstleistungen zu achten hatten, sind längst passé. Der Kostendruck regiert zwar auch heute noch - oft viel stärker als früher -, doch eine weitsichtige Einkaufspolitik bedeutet heutzutage viel mehr als „billig, billg“.

Neben der Wirtschaftlichkeit steht nämlich die Qualität sowie die Patientensicherheit im Fokus des Einkäufers. Doch nicht nur für dieses Zieltrio, sondern auch für die interne Kommunikation hilft ein Instrument, dass jede Klinik haben sollte: die Einkaufsrichtlinie.

Sie wird von der Einkaufsabteilung gemeinsam mit ärztlicher und pflegerischer Leitung erstellt und ist idealerweise bindend für alle Mitarbeiter. Die Richtlinie hilft, Kosten zu kontrollieren und die Verantwortlichkeiten klar zu kommunizieren. Wer sich nicht an sie hält, muss Konsequenzen spüren - zum Beispiel, dass nicht die Klinik, sondern der eigenmächtige Einkäufer verpflichtet wird, wenn etwas bestellt wird, ohne die Richtlinie zu beachten. Mit einer verbindlichen Einkaufsrichtlinie wird auch das sog. Maverick-Buying verhindert, also den eigenmächtigen Einkauf einzelner Klinik-Abteilungen, ohne die Einkaufsabteilung einzubeziehen.

Die Einkaufrichtlinie muss ständig angepasst werden

Die Vorzüge einer Einkaufsrichtlinie liegen auf der Hand: Jede Fachabteilung weiß nun, wie sie vorgehen muss, zudem bietet die Richtlinie eine gute Basis für ein effektives Datenmanagement. Nachteil: Die Richtlinie muss ständig angepasst werden, um aktuellen Änderungen der Markt- wie der Rechtslage gerecht zu werden. Zudem sollte die Richtlinie sprachlich so gefasst sein, dass sie leicht verständlich ist und jeder sie versteht. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sie ungelesen in der Schublade landet bzw. im virtuellen Raum versauert.

Fazit: Die Einführung und Umsetzung einer Einkaufsrichtlinie ist ein guter Weg, um das richtige Produkt zur rechten Zeit wirtschaftlich zu besorgen!

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