Als zulässige Verfahrensart für die europaweite Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen kommen in aller Regel nur das offene Verfahren oder nicht offene Verfahren in Betracht, aber kein Verhandlungsverfahren. Denn die Leistungen lassen sich – wenn auch mit einigem Aufwand, dazu nachfolgend – so umfassend und zweifelsfrei beschreiben, dass vergleichbare Angebote erwartet werden können, ohne dass der Auftraggeber mit den Bietern verhandeln muss.

In den Verfahrensarten ohne Verhandlungen lassen sich eventuelle Unklarheiten der Ausschreibung nur durch Bieterfragen zeigen und klären. Viele Bieterfragen können ein Indiz dafür sein, dass kalkulationsrelevante Parameter nicht ausreichend transparent sind.

Losaufteilung

Reinigungsdienstleistungen sind nicht nur in Mengenlose z. B. nach Klinikstandorten und Objekten danach einzuteilen, ob die dadurch zusammengefassten Quadratmeterzahlen auch durch kleine und mittelständische Unternehmen erbracht werden können. Daneben muss der Auftraggeber grundsätzlich auch die Glasreinigung in einem von der Grund- und Unterhaltsreinigung separaten Fachlos ausschreiben, da die Rechtsprechung von einem separaten Markt der Glasreinigung mit spezialisierten Unternehmen und eigenem Tarifniveau ausgeht.

Der Verzicht auf ein eigenständiges Fachlos Glasreinigung kommt nur in Betracht, wenn dieses als „Splitterlos“ in Bezug auf Vergabe und Vertragsabwicklung übermäßig aufwendig und damit unwirtschaftlich wäre. Ob dies der Fall wäre, hängt im Einzelfall auch von der Anzahl der insgesamt gebildeten Lose und der absoluten Größe des potenziellen Splitterloses ab.

Anforderungen an das Reinigungsunternehmen und das einzusetzende Personal

Insbesondere bei der Krankenhausreinigung besteht oft das Bedürfnis, auch über Eignungsanforderungen und/oder Vorgaben in der Leistungsbeschreibung zu Betrieb und Personal die Qualität der beschafften Reinigungsdienstleistungen zu sichern. Dazu sollte der Krankenhaus-Auftraggeber jeweils eine entsprechende Begründung für den Vergabevermerk formulieren, da er nur solche Anforderungen stellen darf, die durch den konkreten Auftrag begründet sind und einen Bezug zu diesem aufweisen.

So hat die Rechtsprechung z. B. die Forderung eines Meisterbriefs für das Gebäudereiniger-Handwerk für „normale“ Gebäudereinigungsarbeiten als nicht gerechtfertigt angesehen, da bereits eine Ausbildung zum Gebäudereiniger ausreiche, um einen öffentlichen Reinigungsauftrag zu erfüllen. Dies gelte grundsätzlich auch für die Einhaltung von Hygieneanforderungen von z. B. Mensen und Kindertagesstätten. Sie erkennt allerdings an, dass an Krankenhausreinigungen höhere Hygieneanforderungen gestellt werden; für diese kann es begründbar sein, dass fundierte Kenntnisse der entsprechenden Hygienerichtlinien benötigt werden, die erst im Rahmen einer Meisterausbildung vermittelt werden.

Gleiches gilt für Nachweise zum im Auftragsfall konkret eingesetzten Personal. Von diesem können z. B. polizeiliche Führungszeugnisse, Gesundheitszeugnisse oder Strahlenschutzzeugnisse verlangt werden, allerdings nur, wenn der vorgesehene Einsatz gemäß Leistungsbeschreibung die Anforderungen rechtfertigt.

Leistungsbeschreibung

Bei der Leistungsbeschreibung für Reinigungsdienstleistungen spielt neben der Festlegung von Leistungsanforderungen die Definition der Randbedingungen eine ebenso kalkulationsrelevante Rolle. Die Vorgaben der Ausschreibung müssen objekt- und leistungsspezifisch ausgearbeitet werden. Zur objektspezifischen Beschreibung gehört ein Raumflächenverzeichnis mit Lage, Grundfläche und Bodenbelag der Räumlichkeiten sowie der vorgegeben Reinigungshäufigkeit und der Reinigungsgruppe. Das Raumflächenverzeichnis funktioniert im Zusammenspiel mit den leistungsbezogenen Definitionen der Leistungsbeschreibung zu Reinigungsverfahren, Reinigungshäufigkeiten, Nebenleistungen und Reinigungsmitteln. So ergibt sich für jeden Raum ein festgelegtes Leistungsprogramm.

Bei der Leistungsbeschreibung für Reinigungsdienstleistungen spielt neben der Festlegung von Leistungsanforderungen die Definition der Randbedingungen eine ebenso kalkulationsrelevante Rolle. Seit dem Jahr 2021 kann für die Leistungsbeschreibung auch auf die DIN 13063 Krankenhausreinigung als einheitlichen Standard zurückgegriffen werden und diese ganz oder in Teilen in Bezug genommen werden. Ergänzend kann und sollte der Auftraggeber spezifische Anforderungen des eigenen Hauses individuell festlegen.

Zusätzlich sollte im Rahmen des Vergabeverfahrens eine Orts- und Objektbesichtigung verpflichtend vorgegeben oder jedenfalls ermöglicht und dringend empfohlen werden, damit die Bieter sich selbst ein Bild von den objektspezifischen Anforderungen machen (können).

Zuschlagskriterien

Neben dem Preis (Stundenverrechnungssatz) kommen qualitative Zuschlagskriterien infrage, die anhand von Konzepten der Bieter bewertet werden können. Beispielsweise können Konzepte zur Qualitätssicherung, insbesondere zur Objekt- und Ergebniskontrolle der Reinigungsleistungen, zum Beschwerdemanagement etc. abgefragt werden. Der in der Ausschreibung vorgegebene Reinigungsvertrag sollte in diesem Fall unbedingt vorgeben, dass das Konzept des obsiegenden Bieters im Auftragsfall Vertragsbestandteil wird.

Leistungskennzahlen

Leistungskennzahlen (Quadratmeter pro Stunde) bezeichnen in der Gebäudereinigung die Quadratmeter-Anzahl, die pro Stunde und Reinigungsmitarbeiter gereinigt werden kann. Für die Leistungskennzahlen gibt es Richtwerte für zahlreiche Objekt- und Raumarten. Allerdings hängt die Leistungskennzahl von objektspezifischen und leistungsspezifischen Besonderheiten wie Raum- und Flächenzuschnitt, Ausstattung und Materialien, Nutzungsfrequenz, Reinigungstechnik und -häufigkeit etc. ab. Da dies von den Vorgaben der Ausschreibung abhängt, kann die Leistungskennzahl nur unter Berücksichtigung der Leistungsbeschreibung passgenau ermittelt werden.

In Ausschreibungen von Reinigungsdienstleistungen haben die Leistungskennzahlen eine Doppelrolle. Zum einen sind sie ein Indikator für Qualität, wenn man unterstellt, dass aus einer längeren, pro Quadratmeter zur Verfügung stehenden Reinigungszeit auch ein besseres Reinigungsergebnis folgt und umgekehrt. Einige Auftraggeber gehen daher den Weg, einen Korridor der Leistungskennzahlen pro Raumart vorzugeben, innerhalb dessen sich die abgefragten Leistungskennzahlen der Bieter bewegen müssen.

Prüfung der Angemessenheit der Preise

Zum anderen kommen die Leistungskennzahlen vor allem auch bei der Prüfung auf der dritten Stufe der Angebotswertung ins Spiel. Der angebotene Stundenverrechnungssatz ist auf Basis des allgemeinverbindlichen Branchenmindestlohns und Rahmentarifvertrages des Gebäudereiniger-Handwerks auf Auskömmlichkeit zu überprüfen. Dabei ist auch zu fragen, ob die vom Bieter benannten Leistungskennzahlen machbar sind.

Nachhaltigkeit

Auch bei der Vergabe von Reinigungsleistungen stellen sich Kliniken mit dem Ziel „Green Hospital” mittlerweile die Frage, wie diese Leistungen umweltfreundlicher zu beschaffen sind. Einige Reinigungsdienstleister arbeiten mittlerweile mit überwiegend biologisch abbaubaren Reinigungsmitteln. Allerdings steht bei der Krankenhausreinigung Hygiene an oberster Stelle. Ob und in welchen Bereichen solche umweltfreundlicheren Reinigungsmittel eingesetzt werden dürfen, bestimmt die Klinik in der Ausschreibung. Für die zu desinfizierenden Bereiche geschieht das im Hygieneplan, den die Hygienekommission festgelegt. Dabei sollten auch Nachhaltigkeitsgesichtspunkte eine Rolle spielen. Denn die ersten Reinigungsdienstleister setzen bereits auch in desinfizierend zu reinigenden Bereichen Reinigungsmittel mit erhöhter Abbaubarkeit ein. Ob das gewünscht ist oder ausgeschlossen wird, sollte die Klinik in der Ausschreibung festlegen.