Prozessoptimierung in der Medizintechnik: Jährlich 800 000 Euro gespart

Medizintechnik kostet Millionen. Doch viel teurer kommen Kliniken oft Folgekosten, die mit der Bewirtschaftung des medizintechnischen Geräteparks verbunden sind. Das wollte die Kliniken Nordoberpfalz AG (KNO) ganz genau wissen und stellte den Bereich Medizintechnik auf den Prüfstand.

Die Kliniken Nordoberpfalz (im Bild der Hauptsitz in Weiden) haben das Management der Medizintechnikgeräte neu aufgestellt.

Wer sich am Klinikum Weiden, dem Hauptsitz des Gesundheitsverbundes, auf den Weg in die Radiologie macht, merkt schnell, was sich geändert hat. Im Institut von Prof. Dr. Christian Paetzel arbeiten zwei der modernsten MRT-Geräte, die es derzeit auf dem Markt gibt: ein 3-Tesla-Hochfeld-MRT sowie ein 1,5-Tesla-MRT mit großem Röhrendurchmesser. Sie erlauben den Ärzten in wenigen Minuten und unter deutlich leiserer Geräuschentwicklung, dreidimensionale Bilder von ihren Patienten zu machen.

„Selbst Angstpatienten fassen im Licht der hochmodernen Medizintechnik Mut“, so Paetzel im Gespräch. Zur Ausstattung gehören über die Tesla-Geräte hinaus unter anderem vier Endoskopie-Eingriffsräume, eine Zwei-Ebenen-Angiografie mit CT-Funktion und zwei Linksherzkathetermessplätze. Anfang kommenden Jahres soll ein OP-Roboter für minimalinvasive Operationen hinzukommen, für den allein rund zwei Millionen Euro investiert werden.

Moderne Medizintechnik zieht Top-Ärzte an

Modernste Medizintechnik sei nicht nur ein Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Häusern, sondern auch das beste Argument, um Top-Ärzte für die Klinikgruppe gewinnen und Arbeitsplätze erhalten zu können, erläutert Klinikchef Josef Götz. Um für die Weiterentwicklung ihrer Häuser gut aufgestellt zu sein, holten sich die KNO 2017 mit der Managementgesellschaft Curatis externes Know-how ins Haus. Das Ziel des Engagements: alle Abläufe zu durchleuchten, die mit dem Betrieb der Medizintechnik und der medizintechnischen Instrumente verbunden sind.

„Im Vergleich zu den Besten waren die Kosten in den Bereichen Wartung und Instandhaltung überhöht“, sagt Curatis Geschäftsleiter Jörg Wagner. Ursachen für die Kostentreiber lagen einerseits in der „relativ hohen Gerätedichte“ (Götz), einer hohen Anzahl an einzelnen Liefer- und Fremdbeauftragungen sowie einer unkoordinierten wie ungeprüften Auftragsvergabe im Klinikverbund, beispielsweise bei anstehenden Reparaturen. „Unsere Vorstellung ist heute, bereits beim Kauf eines Gerätes zu wissen, welche Bewirtschaftungskosten damit verbunden sind“, sagt KNO Prokurist und Hauptabteilungsleiter der Zentralen Finanzen, Manfred Tretter. Doch die Praxis im Klinikverbund sah lange Zeit anders aus.

Teure Einmal-Beauftragung

Statt sich über eine bestimmte Laufzeit fest kalkulierte Konditionen für externe Wartungsleistungen der Medizintechnik zu sichern, grassierte im Reparaturfall die teure Einmal-Beauftragung. Auch an anderer Stelle tat sich nach der Analyse ein schwarzes Loch auf. „Es wurden auch Wartungsleistungen für Geräte bezahlt, die nicht mehr im Bestand oder im Einsatz waren.“ Gründe dafür hätten sicher auch darin gelegen, die hohe Geräteverfügbarkeit über alles zu stellen, und Aufträge schnell und einfach – ohne Kostenvoranschlag – zu vergeben.

Aber auch darin, für den Fall der Fälle, Geräte gleich doppelt vorzuhalten.In Zusammenarbeit mit den externen Projektmanagern stellen die KNO ihre Prozesse im Bereich Medizintechnik seit Ende vergangenen Jahres neu auf. Das Optimierungsprogramm umfasst unter anderem die Implementierung weiterer analytischer und strategischer Features der Gerätebestandssoftware für mehr als 7 000 Geräte, die Überprüfung und Neugestaltung von Leistungs- und Rahmenvereinbarungen mit Service- und Systempartnern und die Installation eines zentralen Instandhaltungskoordinators.

Besseres Controlling des Systempartners

Gefördert werde dabei auch die „optimierte Eigenleistung“, die in vielen Fällen eine externe Beauftragung überflüssig mache. So schaue die KNO mit fünf fest angestellten Medizintechnikern heute bei vielen Aufgaben, wie beispielsweise den durch das Medizinproduktegesetz vorgeschriebenen Wartungsintervallen, selber hin, berichtet KNO Vorstand Götz. „Wir wollen unser medizintechnisches Know-how nicht komplett aus der Hand geben.“ Auch der Know-how-Transfer mit den externen Systempartnern vor Ort laufe heute gut zusammen.

Allerdings unter anderen Vorzeichen: Heute übernehme der Leiter Medizintechnik zunehmend die strategische Entwicklung sowie das Controlling des Systempartners.Bereits nach wenigen Monaten sind die ersten Resultate der Restrukturierung an vielen Dingen abzulesen. So haben die Standardisierung der Prozesse und die Umstellung von Verträgen zu „Ergebnisverbesserungen“ geführt, die Tretter unter anderem am vereinfachten Verwaltungs- und Controllingaufwand festmacht. Die zentrale Koordination der Medizintechnik erzeuge deutlich weniger Reibungsverluste.

„Es kümmert sich unter professioneller Führung eine Abteilung um die Bewirtschaftung der Medizintechnik. Wir haben den Rücken heute für andere wichtige Dinge frei“, so der KNO Finanzchef.

Überzeugendes Ergebnis

Rund 800 000 Euro pro Jahr sparen die KNO heute bei der Bewirtschaftung ihrer HighTech-Medizintechnik durch die Neustrukturierung und Optimierung des Bereichs Medizintechnik ein. „Selbst unsere Medizintechniker waren absolut überrascht, welche Optimierungspotenziale man in diesem Bereich noch finden kann“, erzählt Götz.Investitionskraft besitzen die KNO über alle Kliniken hinweg.

„Wir investieren seit 15 Jahren jedes Jahr 15 Millionen Euro in den Ausbau und die Modernisierung unserer Häuser“, berichtet Finanzchef Tretter. Dazu zählen auch Baumaßnahmen, mit denen aktuell die Standorte in Weiden und in Tirschenreuth erweitert werden. Von 23 Millionen Euro Invest im letzten Wirtschaftsjahr 2017 mussten rund sechs Millionen Euro aus eigenen Mitteln finanziert werden.

Reinhard Pfeiffer/kma