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Digitale Transformation

Wo liegen digitale Optimierungspotenziale in der Beschaffung?

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass es großen Nachholbedarf bei der Digitalisierung in der Krankenhaus-Beschaffung gibt. Herausforderungen im Tagesgeschäft und entlang des klassischen Beschaffungsprozesses müssen aufgearbeitet werden, um Verbesserungspotenziale inklusive digitaler Lösungen aufzudecken.

Digitale Prozesse

Mrmohock/AdobeStock

Symbolfoto

Die Corona-Situation hat das gesamte Gesundheitssystem und damit auch den Krankenhauseinkauf „kalt“ erwischt. Neben veränderten Bedarfen (z.B. an deutlich mehr Schutzmaterial) trat eine Verschärfung der bereits seit Jahren zu beobachtenden Nichtlieferfähigkeit ein. Im Arzneimittelbereich besteht das Problem bereits seit längerem; in der Krise weitete es sich auf essenzielle Schutzmaterialen aus, aber auch andere Basisversorgungsbereiche waren aufgrund von Produktionsstandorten in Asien betroffen.
Sicherheitskonzepte für den Schutz der Mitarbeiter mussten entwickelt, zusammenbrechende Lieferketten kreativ „geflickt“ und neue digitale Werkzeuge für die Kollaboration eingeführt werden. Aus einer Normalbetriebssituation mussten die Kliniken plötzlich in ein Krisenmanagement umschalten. Und dann: Wo eben noch Engpässe herrschten und wo mit einem hohen Aufkommen an Covid-19-Patienten gerechnet wurde, gab es einen Belegungsrückgang und einen bis auf Ausnahmen flächendeckenden Stopp bei Elektivbehandlungen. Auch gut aufgestellte Einkaufsbereiche wurden angesichts dieser Themen vor große und zum Teil völlig unbekannte Herausforderungen gestellt und mussten ihre gewohnten Vorgehensweisen adaptieren. Bei der Krisenbewältigung waren oftmals persönliche Netzwerke ein Erfolgsfaktor.

Klassischer Beschaffungsprozess

Die entstanden Störungen bzw. Optimierungsfelder können entlang des klassischen Beschaffungsprozesses exemplarisch aufgearbeitet und aufgeführt werden (wie bereits in mehreren Roland-Berger-Studien geschehen, z. B. Studie von 2012, „Best in Class“-Sachkostenmanagement für Krankenhäuser):

  • Bedarfsidentifikation: erfolgt oftmals nicht systematisch, sondern durch historische Fortschreibungen
  • Unzureichende Datenlage: Vorhandene Daten werden oft nicht systematisch genutzt und sind unvollständig.
  • Fehlende Gesamtsicht auf den Prozess: Die aus dem Einsatz von Sachbedarf resultierenden Gesamtkosten werden nicht bzw. zu wenig beachtet. Damit werden Optimierungshebel stark funktional und nicht übergreifend angesetzt und genutzt
  • Fehlender „Teamgeist“: Initiativen zur Produktstandardisierung und -bündelung finden in einem Spannungsfeld zwischen Anwendern und Einkauf statt: Die Anwender thematisieren eine Senkung der Behandlungs­qualität und eine Beschneidung ihrer „medizinischen Freiheit“. Nicht selten werden Anwender vor die Wahl gestellt: Einsparung Sachkosten oder Personalabbau.
  • Geringe Fachkenntnis: Aus Anwendersicht wird oftmals eine unzureichende medizinische Fachkenntnis thematisiert, sodass der Einkauf nicht als Gesprächspartner auf Augenhöhe, sondern als Sachwalter kaufmännischer Interessen wahrgenommen wird.
  • Controlling und Monitoring: Mangel an wirksamen Controlling-Instrumenten und -prozessen, um z.B. die Einhaltung von Standards bzw. versprochenen Einsparungen nachvollziehen zu können; diese fehlen oftmals bzw. sind nur in Ansätzen entwickelt.

In zahlreichen Kliniken wurde vor der Corona-Krise bereits an der Abstellung dieser Kritikpunkte gearbeitet. Digitalisierung bzw. die Nutzung digitaler Angebote war und ist ein wesentlicher Schlüssel zur Weiterentwicklung, weil sie an den Kernherausforderungen der Beschaffung ansetzt und damit Mehrwert bietet. Einige Beispiele dafür, die der BME bereits 2017 im Artikel „Digitaler Einkauf: Was ist Hype und was wird bleiben“ auflistete: Datentransparenz und Verfügbarkeit (Data- & Textmining), schnellerer und umfassender Selektionsprozess (Sourcing), automatische Vertragsanpassungen (Smart Contracting), Risiko-Einschätzungen (z.B. durch KI).

Digitale Innovationen im Prozess Nach unserer Auffassung trägt eine konsequente Digitalisierung wesentlich dazu bei, sowohl die aktuellen Anforderungen aus der Corona-Krise wie auch die notwendige strategische Weiterentwicklung zu treiben. Handlungsfelder und Voraussetzungen dafür sind unseres Erachtens:

  • Artikel- und Stammdaten-Transparenz erhöhen
  • Verbrauchserfassung optimieren und Bedarfe definieren
  • Neue Tools und Arbeitsmethoden für die Zusammenarbeit im Einkauf nutzen
  • Neue Tools für die Zusammenarbeit mit Lieferanten nutzen
  • Schlagwörter:
  • Digitalisierung
  • Optimierung
  • Beschaffungsprozess
  • Lösungen

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