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E-Rechnung im Öffentlichen Sektor

Standardisierter Datenaustausch macht Behörden schneller

In einer digitalen Geschäftswelt ermöglicht ein standardisierter elektronischer Datenaustausch grundsätzlich eine schnelle und effiziente (Weiter-)Verarbeitung der benötigten Daten. Dies trifft auch auf den Austausch elektronischer Rechnungen zu. Rechnungssteller und Rechnungsempfänger profitieren von einer Automatisierung der damit verbundenen Verwaltungsprozesse.

Taschenrechner

Foto: Pixabay

In vielen europäischen Ländern findet schon seit Jahren, zumeist national, ein elektronischer Rechnungsaustausch zwischen Auftraggebern und Lieferanten statt. Dabei nutzen die Mitgliedstaaten oft eigene, nationale Datenformate für ihre E-Rechnungen. Um einen reibungslosen E-Rechnungsaustausch auch im EU-Binnenmarkt zu gewährleisten, hat die EU-Kommission das europäische Normungsinstitut CEN mit der Erarbeitung einer europäischen Rechnungsnorm (EN 16931) beauftragt.

Die Veröffentlichung dieser EU-Norm erfolgte am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt der Europäischen Union, zeitgleich mit der Veröffentlichung zur Verwendung von zwei alternativen Syntaxen (UN/CEFACT und UBL). Diese Festlegungen schaffen die Voraussetzungen für einen grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsaustausch und die Annahmeverpflichtung für öffentliche Auftraggeber nach der Richtlinie 2014/55/EU.

Spätestens ab dem 18. April 2020 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen, die diese Bedingungen erfüllen, anzunehmen und entsprechend zu verarbeiten. Im europäischen Kontext handelt es sich dabei allerdings nur um Auftragsvergaben, die im oberschwelligen Vergabebereich getätigt werden, zum Beispiel Liefer- und Dienstleistungsaufträge über 221 000 Euro.

Umsetzung in den Mitgliedstaaten

Die EU-Rechnungsrichtlinie muss in den Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgesetzt werden. Im Bereich des hier betroffenen Auftragwesens müssen dabei Bund und Länder jeweils eigene Rechtsnormen erlassen. Dies erfolgt in der Regel in zwei Schritten: einer gesetzlichen Regelung (zumeist im E-Government-Gesetz) und einer anschließenden Rechtsverordnung. Dabei stellt sich die Frage, ob die EU-Regelungen 1:1 umgesetzt oder eventuell mit verschärfenden beziehungsweise weitergehenden Bestimmungen versehen werden. In diesem Kontext ist insbesondere zu klären, ob auch der unterschwellige Auftrags-/Vergabebereich bei der E-Rechnung mit einbezogen wird.

Wer ist betroffen?

Im Grunde sind alle öffentlichen Auftraggeber (Paragraf 98 ff. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen – GWB) betroffen. Dies sind neben allen Verwaltungsbehörden auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene auch kommunale Eigenbetriebe wie etwa Krankenhäuser, Energieunternehmen (Stadtwerke, Abfallwirtschaftsverbände) oder Büchereien.Die gesetzliche Verpflichtung bezieht sich bei den öffentlichen Auftraggebern auf die Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen.

Sie kommt quasi einer Garantieerklärung gegenüber den Rechnungsstellern gleich, wonach die Erfüllung aller erforderlichen Rahmenbedingungen (Rechnungsinhalte und Rechnungsformat) verpflichtend ist. Demgegenüber ist eine Verpflichtung gegenüber den Rechnungsstellern zur Erstellung einer elektronischen Rechnung derzeit nur in der E-Rechnungsverordnung des Bundes (Paragraf 3 Abs. 1) ab dem 27. November 2020 vorgesehen.

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