Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist der Innovationsdruck im Gesundheitswesen hoch. Die Sana Kliniken AG traf bereits Ende 2019 eine Entscheidung mit Weitblick: Sie entschloss sich, die Serverstruktur standortübergreifend zu zentralisieren. Kam früher an jedem Standort ein separater Server zum Einsatz, gibt es nun eine zentralisierte Software, auf die bundesweit von sämtlichen Standorten aus zugegriffen werden kann. Dies gilt für alle Softwarelizenzen und beinhaltet auch relevante Erweiterungsmodule. Den Auftakt machte eine Software für Transportsteuerung sowie eine Cloud-Lösung kombiniert mit Statussensoren, die beispielsweise die Temperatur messen können. Das Projekt startete im März 2020, seit einem dreiviertel Jahr werden die zentralen Softwarelösungen komplett angewendet. Umgesetzt hat dieses Mammut-Projekt die Sana Krankenhaus Logistik GmbH, eine Tochtergesellschaft der Sana Kliniken AG. Mit bundesweit rund 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bietet die Logistik-Gesellschaft ihren konzerninternen Kunden innovative und wirtschaftliche Lösungen im Bereich der Inhouse-Logistik im Gesundheitswesen an.

Das Projekt der zentralisierten Softwaresteuerung soll dazu beitragen, die im Rahmen der Sana Unternehmensstrategie festgelegten Handlungsfelder Digitalisierung, Transparenz, Flexibilisierung und Spezialisierung (siehe Abbildung) voranzubringen. In einem ersten Resümee werden die erzielten Verbesserungen im Folgenden dargestellt.

Digitalisierung

Die Zentralisierung der Systeme hat für eine Vereinheitlichung auf dem Gebiet der Hard- und Software gesorgt und die Digitalisierung der internen Versorgungsprozesse beschleunigt. Der Administrationsaufwand aufseiten der IT und Logistik konnte drastisch reduziert werden, das Expertenwissen wurde Sana-intern aufgebaut. Das System bestand aus vielen unterschiedlichen dezentralen Versionen von ein und derselben Software, dies gehört nun der Vergangenheit an. Die Zentralstruktur sorgt dafür, dass Software-Updates auch verbindlich durchgeführt werden. Die geballte Kompetenz der Administratoren und deren detaillierte Kenntnis über die zum Einsatz kommenden Server- und Softwareversionen machen die Prozesse verlässlich und planbar. Komplikationen werden durch vorab durchgeführte Tests immer unwahrscheinlicher und anvisierte Zeitrahmen werden eingehalten.

Die einhergehende Bündelung von Ressourcen und Kompetenzen stellt einen wesentlichen Vorteil dar. Zehn unterschiedliche dezentrale Serverstandorte, mit eigenen Verantwortlichen je Krankenhaus für den Betrieb des Servers und dessen Administration, binden bei Problemstellungen unnötig lange Personalressourcen. Mit der Zentralisierung des Servers und der zum Einsatz kommenden Cloudsoftware werden an den einzelnen Standorten neue Ressourcen für andere wichtige IT-Projekte geschaffen. Das Expertenwissen ist zentral gebündelt, um bei Problemen schnell Abhilfe zu schaffen.

Aus der Zentrale lässt sich das Tagesgeschäft an den jeweiligen Standorten effektiv unterstützen. Durch die Bereitstellung von Know-how, Konfiguration der Software oder auch die Übernahme von Aufgaben im Tagesgeschäft ist die zentrale Struktur der dezentralen überlegen.

All das zahlt sich aus: Die Vereinheitlichung der Hard- und Software spart Kosten, da die Ausgaben der Sana Kliniken AG durch die Zentralisierung jährlich um einen fünfstelligen Betrag reduziert werden können. Zudem ermöglicht das einheitliche System – das bezieht sich vor allem auf die Transportsteuerungssoftware – ein detailliertes Benchmarking für alle Klinikstandorte, an denen die jeweilige Anwendung zum Einsatz kommt. Die gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen Prozessoptimierungen, die das Personal entlasten und wirtschaftlichere Klinikprozesse ermöglichen. 

Transparenz

Ein detailliertes und zielführendes Benchmarking ist nur anhand von validen Daten realisierbar. Die Vereinheitlichung der konzernweiten Server- und Softwarelandschaft ist ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung. Erstens werden alle relevanten Kennzahlen zentral erfasst, zweitens sind diese Daten bezüglich der technischen Rahmenbedingungen vollumfänglich vergleichbar. Im Bereich der Transportsteuerung und Entlassreinigung liefern die gewonnenen Daten wertvolle Aufschlüsse im Hinblick auf Verspätungen, Wartezeiten, Stornoquoten etc. Sie sind die Basis für eine grundlegende und kontinuierliche Verbesserung der internen Prozesse: Auf diese Weise werden Freiräume bei der Koordination und Disposition der zu erbringenden Leistungen ersichtlich, die eingesetzt werden, um die Pflege spürbar zu entlasten.
Was im Managementjargon stets ein bisschen abstrakt und akademisch klingt, zeigt in der Praxis deutliche Ergebnisse. So haben die Daten beispielsweise einen klaren Beleg dafür geliefert, dass Transporte mithilfe von Rollstühlen – im Vergleich zu Betten und Co. – deutlich schneller geleistet werden können. So entstand Klarheit bei der Aufteilung der Transporte und Gewissheit darüber, dass die Anschaffung neuer Rollstühle im Vergleich zu kostenintensiveren Betten unterm Strich Geld spart. Diese Erkenntnis kam nicht überraschend, die Daten lieferten aber die Bestätigung dafür. Anhand der vorliegenden Daten kann der Kauf von Rollstühlen auf einer zahlenbasierten Grundlage entschieden werden. 

Positiv ist zudem, dass der Einsatz zentraler Softwarelizenzen die Einstiegshürde für kleinere Standorte im Konzern deutlich senkt. In kleinen Häusern, in denen der Einsatz einer Transportsteuerungssoftware zuvor nicht rentabel war, rechnet sich dieser jetzt aufgrund der Reduzierung der Einrichtungs- und Lizenzkosten. Die automatische Disposition, die Verschlankung der Kommunikationswege und der erreichte Grad der Transparenz sorgen dafür, dass auf digitale Prozesse umgestellt wird. Auch hier wird vor allem die Pflege entlastet. 

Flexibilisierung

Eines der Kernanliegen der Sana Krankenhaus Logistik im Bereich der Prozessorganisation ist die Flexibilisierung der genannten Prozesse sowie des ausführenden Personals. Das sogenannte Spartendenken, sprich das Verteidigen von „Besitzständen“ und die damit einhergehende Fragmentierung des Klinikbetriebs haben standortübergreifend keinen Platz im Sana Konzern. Auch hier hilft die zentralisierte Softwarestruktur dabei, diesen Vorsatz in die Tat umzusetzen. So können gerade im Bereich der Transportsteuerung anhand einer übergreifenden Disposition Synergien gehoben werden. Ein Beispiel: Wenn sich die Material-, Patientenlogistik sowie die Entlassreinigung gegenseitig ergänzen, führt das zu einer erheblichen Reduktion des gesamten Prozesses und damit zu Zeitersparnis. Ohne die neu gewonnenen Kennzahlen, den zentralen Systemzugriff sowie die Möglichkeit, situationsbezogen zu reagieren, wäre dies – wenn überhaupt – deutlich schwerer zu bewerkstelligen.

Spezialisierung

Eine einheitliche Softwareinstallation beziehungsweise Cloud-Nutzung ist kein Selbstzweck und ihr praktischer Nutzen ist offensichtlich. Als Resümee kann festgehalten werden, dass durch die genannten Maßnahmen eine verbesserte Steuerung der Prozesse erzielt werden konnte, was die Produktivität der logistischen Leistungen deutlich erhöht. Wenn der Transportdienst keine doppelten Wege mehr hat, weil er vorab über Terminverschiebungen informiert wurde, wenn einige Patienten- sowie Materialtransporte und der logistische Anteil der Entlassreinigung zusammengelegt werden können, weil beides von der Software zentral gesteuert wird, und wenn die Pflege keine „Überraschungsbesuche“ durch Transporteure erhält und zudem weniger Dokumentationsaufwand hat, dann stellt dies für alle Beteiligten eine große Entlastung dar. Ohne die Standardisierung wären derart weitreichende Einblicke kaum möglich gewesen. Besonders wertvoll wird diese Errungenschaft vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels. Denn mit zentral gesteuerten Prozessen kann die Belegschaft in weniger Zeit mehr leisten – ohne dass hierdurch die Belastung steigt. Im Gegenteil, diese neu gewonnene Effizienz macht den Klinikalltag für alle Beteiligten planbarer und letzten Endes angenehmer.