Georg Thieme Verlag KG
Klinik Einkauf

Stammdaten-ÜbermittlungPraktisch gelebte Vernetzung

Dass die Zusammenarbeit zwischen Industrie, Einkaufsgemeinschaften und Kliniken machbar ist und sich lohnt, zeigt das Healthcare Content Data Portal (HCDP). Es vereinfacht die standardisierte Übermittlung und Pflege von Artikel-Stammdaten.

Digitalisierung
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Symbolfoto

Wenn wir über die Digitalisierung des Gesundheitswesens sprechen, denken wir schnell an riesige Probleme und Defizite, die wirklicher Vernetzung im Wege stehen. Für mindestens eine Dekade und in Teilen noch heute gleicht die Vorwärtsbewegung einem „Insel-Hopping“ – von Projekt zu Projekt – und bleibt deshalb viel zu oft ohne nachhaltigen Einfluss auf Arbeits- und Versorgungsprozesse.

Ganz besonders deutlich werden die Schwierigkeiten immer, wenn es um die fächer- und einrichtungsübergreifende Zusammenarbeit geht. Aber genau hier kann Vernetzung natürlich besonders großen Nutzen stiften. Umso erfreulicher ist die Tatsache, dass es Beispiele gibt, die zeigen, dass eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Industrie, Einkaufsgemeinschaften und Kliniken machbar ist und sich für alle Beteiligten lohnt. Aus meiner Sicht ist das Healthcare Content Data Portal (HCDP) zur Vereinfachung der Stammdaten-Übermittlung ein solches Beispiel.

Stammdaten wachsen exponentiell

Vor diesem Hintergrund hatten die Prospitalia GmbH, die Sana Einkauf und Logistik GmbH und die P.E.G. eG 2019 die Initiative ergriffen und einen gemeinsamen Pool für elektronische Artikelstammdaten ins Leben gerufen. Mit HCDP können die Hersteller die Artikelinformationen in gemeinsam vereinbarten Formaten ihren Abnehmern bereitstellen. Dafür erhalten sie einen Zugang zu einem Upload-Portal. Über diese Schnittstelle können die Lieferanten allen beteiligten Einkaufsorganisationen validierte, also auf die Erfüllung aller formalen Anforderungen überprüfte, Stammdaten bereitstellen. Mindestanforderungen für reibungslose Klinikprozesse wurden erarbeitet und dabei auch die Herausforderungen der Industrie berücksichtigt.

Entstanden ist so ein Stammdatenportal für alle Mitglieder, welches das mühsame Hantieren mit systembasierten Einzellösungen auf Excel-Basis ablöst. Einzel- Datenlieferungen der Industrie an die Einkaufsorganisationen, mit denen sie zusammenarbeiten, sind kaum noch nötig. Die Arbeitsersparnis ist enorm, zumal das akribische Übertragen einer ständig wachsenden Flut von Artikelinformationen keine besonders sinnstiftende Tätigkeit ist und zudem Fehler produziert.

Die HCDP-Initiative kommt in einer Zeit, in der die wachsende Datenflut Order-, Liefer- und Bezahlsysteme an ihre Grenzen bringt. Das zu bewältigende Datenvolumen in den Unternehmen ist in den vergangenen Jahren fachbereichsübergreifend stark gewachsen. Auslöser sind organisationale Veränderungen, Fusionen und Zukäufe, regulatorische Vorgaben und immer neue Produkte. Kaum ein Fachbereich ist nicht betroffen. Produkt-, Kunden- oder Lieferantenstammdaten wachsen exponentiell. Ihr Management wird zum kritischen Faktor in systemübergreifend ausgerichteten Geschäftsprozessen.

Erhöhter Entlastungseffekt

Für die Gesundheitsbranche ist HCDP die erste Lösung dieser Art und sie stößt auf immer größere Akzeptanz. Immer neue Nutzer kommen hinzu, aus den Reihen der Hersteller ebenso wie der Krankenhaus- Einkaufsorganisationen. Im Januar erst trat mit der EK-Unico GmbH die Einkaufsgemeinschaft von zwölf deutschen Universitätskliniken bei. Die Zahl der bereitgestellten Stammdaten liegt nach Angeben der Plattform-Betreiber inzwischen bei mehr als 1,5 Millionen Datensätzen. Die breite Nutzung erhöht den Entlastungseffekt und steigert die Effizienz.

Für alle Teilnehmer sind auf diese Weise nunmehr validierte Artikeldaten in einem einheitlichen Format zur Unterstützung ihrer elektronischen Prozesse verfügbar. HCDP dient als zentrale Schnittstelle für alle angeschlossenen Gesundheitseinrichtungen. Gesetzliche Anforderungen werden im Portal hinterlegt und können direkt übernommen werden. So können auch zukünftige Änderungen der Anforderungen direkt über das Portal abgebildet werden.

Das Artikel-Management wird ebenfalls einfacher, weil Aktualisierungen direkt im Portal vorgenommen werden können und von dort in die Systeme der Einkaufsgesellschaften übernommen werden können. Das ermöglicht eine Datenpflege in Echtzeit. Die Datenbestände werden fortlaufend gepflegt und geprüft, um nachträgliche Korrekturen in den Systemen der Einkaufsdienstleister zu vermeiden. Außerdem können die Daten direkt in die Produktinformations- oder die Materialwirtschafts- und KIS-Systeme der Kliniken übernommen werden.

Insgesamt hilft die neue Schnittstelle, die Heterogenität und Komplexität von IT-Strukturen abzubauen und die Systeme kompatibler zu machen. Damit erfüllt sie eine der zentralen Forderungen der Gesundheitswirtschaft im Hinblick auf die viel geforderte datentechnische Vernetzung. Gleichzeitig verbessert sie die Voraussetzungen für den Ausbau effizienter elektronischer Einkaufsprozesse. Das ist auch von Bedeutung vor dem Hintergrund volatiler gewordener Lieferketten.

Regulativer Rahmen erforderlich

Durch das verschränkte Arbeiten ist die Menge der zu pflegenden Daten drastisch zurückgegangen. Die Datenqualität hat sich verbessert, was wichtig ist auch für funktionierende Klinikprozesse. Zeigen lässt sich dieser Effekt sehr gut am Bei - spiel notwendiger Validierungsprozesse, die zuletzt immer aufwendiger wurden. Für die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Stammdaten ist es schließlich unerlässlich, Standards und Regeln dafür zu definieren, welche Daten in welcher Form zusammengestellt, übermittelt und gespeichert werden. Das System braucht einen regulativen Rahmen.

Diese Regelungen müssen auf alle Produktdaten anwendbar sein und regelmäßig an gesetzliche Veränderungen angepasst werden. Dafür sorgt bei HCDP nun das Validierungsregelwerk COVIN (Content Validation Network). An COVIN nehmen auch Abnehmer teil, die an der Plattform selbst nicht beteiligt sind, wie die Einkaufsgesellschaften Agkamed GmbH und die Clinicpartner eG. Der Qualitätsgewinn für die Kliniken und die Zeitersparnis in den Einkaufsprozessen durch das zentrale Validierungsmanagement ist beträchtlich.

Natürlich kommt kein neues Projekt ohne Anlaufschwierigkeiten aus: Akzeptanz entsteht vor allem durch erfolgreiche Nutzung. Und obwohl die Plattform sich bei immer mehr Nutzern etabliert und da- mit die tägliche Routine entlastet, bleiben Nachfragen und doppelte Abfragen etwa im Zuge von Konditionenverhandlungen nicht aus.

Artikelbeschreibungen sichten und überarbeiten

Die Anpassung an ein neues Format ist zunächst mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Artikel, die seit Jahrzehnten auf dem Markt sind, haben oft nicht den gleichen Datenbestand wie ein neu am Markt eingeführtes Produkt. Die fehlenden Informationen müssen außerdem aus allen Arbeitsbereichen - Marketing, regulatorische Abteilungen, Supply-Chain oder Logistik – zusammengetragen werden. Weiterhin stellen komplexe Prozeduren wie Bundle-Artikel eine Herausforderung in ihrer Darstellung im Portal dar, die bisher noch nicht völlig gelöst werden konnte.

Selbst vermeintlich einfache Anforderungen wie beispielsweise eine Artikelbeschreibung in Kurz- und Langversion kann für erheblichen Aufwand bei den Lieferanten sorgen. Häufig ist in den Systemen der Unternehmen nur eine offizielle Beschreibung verfügbar. Um vom Portal nicht akzeptierte Duplikate oder solche ohne Aussagekraft zu vermeiden, wurden allein in unserem Haus mindesten 400 Artikelbeschreibungen gesichtet und überarbeitet.

Insgesamt werden über die neue Schnittstelle mehr Informationen verpflichtend abgefragt. Es gibt mehr und andere Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, wobei die Anforderungen an die Unternehmen noch steigen werden. Hierbei muss auch in Zukunft eine vorbildliche Kooperation zwischen Einkaufsdienstleistern und Industrie gelebt werden, um weder Industrieteilnehmer auszuschließen noch Klinikprozesse zu unterbrechen oder neue Anforderungen zu verfehlen.

Neue Systeme wie das Artikelmanagement im HCDP verlangen also immer auch einen Lernprozess: Wie können Veränderungen im Produktbestand kenntlich gemacht werden, wie werden Artikel ausgetauscht? Sind die Umstellung und initiale Anstrengung aber erst einmal überstanden, machen sich die entlastenden Effekte deutlich bemerkbar.

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