Wie können Mengen reduziert werden?

Zunächst muss verstanden werden, warum es im Klinikalltag zu Materialverschwendung kommt. Im Klinikalltag werden Produkte

• versehentlich geöffnet und müssen aus hygienischen Gründen entsorgt werden.  
• auf der Station gelagert und müssen nach Ablauf des Verfallsdatums entsorgt werden.
• mehr als nötig verbraucht werden, weil Untersuchungen und Eingriffe aufgrund mangelhafter Organisation mehrfach durchgeführt werden.

Die einfachste Methode zur Kostensenkung ist die Verbesserung des Kostenbewusstseins der Mitarbeiter. Oft wissen Ärzte und Pflegepersonal nicht, was das Material kostet. Mache also nach Möglichkeit die Preise transparent. Dazu können die Preise in den Anforderungsterminals für Leistungen hinterlegt werden, sei es das Laborinformationssystem oder das Bestellsystem für Arzneimittel oder medizinischen Sachbedarf. Idealerweise werden gleitende Durchschnittspreise mit einem prozentualen Korrekturfaktor verwendet, um Geheimhaltungsklauseln mit Lieferanten nicht zu verletzen. So sieht der Bedarfsträger direkt bei seiner Anfrage, was sein Material ungefähr kostet und ob es eventuell günstigere Alternativen gibt.

Gute Erfolge lassen sich auch erzielen, wenn die Regale, in denen sich die Materialien im OP oder auf der Station befinden, mit den Preisen der einzelnen Artikel beschriftet werden (so genanntes Preislabeling). Dies führt dazu, dass die Anwender wesentlich sorgsamer mit den Produkten umgehen. Sie vermeiden z.B. unnötiges Öffnen und sind in der Lage, sich bewusst für preisgünstigere Produkte zu entscheiden. Darüber hinaus werden Controlling-Instrumente wie Budgetierung, Sachkostengespräche und Kostenstellenberichte eingesetzt, um das Kostenbewusstsein der Ärzte und des Pflegepersonals zu erhöhen und damit das Verbrauchsverhalten zu beeinflussen.

Was kannst Du tun, um die Preise zu senken?

Bei der Beantwortung dieser Frage hilft ein Perspektivwechsel. Fragen dich:

• Was ist einem Lieferanten wichtig?
• Wann ist er bereit, den Preis zu senken

oder umgekehrt, was tut ein Lieferant, um einen möglichst hohen Preis am Markt zu erzielen?

Der Preis eines Produktes setzt sich aus Fixkosten- und variablen Kosten plus einem Gewinnaufschlag zusammen. Fixkosten sind immer da auch wenn der Lieferant eine schlechte Auslastung hat. Dies sind z. B. Kosten für die Produktionshallen. Variable Kosten hängen von der produzierten Menge ab. Je mehr produziert wird, desto mehr Material wird z. B. benötigt.

1. Möglichkeit: Wettbewerb

Ein Lieferant muss im Wettbewerb bestehen. Er kann nur dann höhere Preise als seine Konkurrenten verlangen, wenn er ein Monopol hat, wenn der Kunde glaubt, dass der Lieferant unersetzlich ist oder er tatsächlich bessere Produkte oder Dienstleistungen als die Konkurrenz anbietet. Jeder Lieferant wird versuchen, sich für seinen Kunden unersetzbar zu machen. Er versucht dies z.B. durch Marketing, durch Serviceleistungen oder durch die Schaffung von Abhängigkeiten (z.B. Kompatibilität mit anderen Systemen, Know-how zur Bedienung der Geräte). Gerade bei Medizinprodukten sind die Abhängigkeiten teilweise sehr groß, da z.B. der Schulungsaufwand bei einem Produktwechsel sehr hoch ist.

Ein Anbieter muss immer wissen, dass er austauschbar ist und kein Monopol besitzt. Dies ist im Gesundheitswesen manchmal nicht so einfach, da manche Produkte nur von einem oder wenigen Anbietern angeboten werden. Hinzu kommt, dass sich Ärzte und Pflegekräfte an einen Lieferanten binden und ihm damit signalisieren, dass sie ihn schon dauerhaft bei ihm abnehmen werden. Aufgabe der Unternehmensleitung und des Einkaufs ist es, die Wechselbereitschaft aufrecht zu erhalten.

2. Möglichkeit: Mengenbündelung

Der Lieferant möchte seine Produktion auslasten und Planungssicherheit haben. Je mehr er produziert, desto geringer sind seine Produktionskosten, da seine Mitarbeiter und Maschinen optimal ausgelastet sind. Diese Planungssicherheit erhält der Lieferant, wenn er große Mengen über einen bestimmten Zeitraum verbindlich zugesagt bekommt. Voraussetzung für die Mengenbündelung ist die Standardisierung der Produkte. Idealerweise gelingt die Standardisierung über mehrere Kliniken im Rahmen einer Einkaufsgemeinschaft. Das Stichwort heißt hier Verbindlichkeit: Wenn dem Lieferanten Mengen zugesagt wurden, müssen diese auch abgenommen werden. In der Praxis ist ein enges Monitoring der abgenommenen Mengen erforderlich, um diese Verbindlichkeit sicherzustellen.

3. Möglichkeit: Langfristige Verträge

Wenn man Lieferanten einen Rahmenvertrag über mehrere Jahre zusagen kann, hat der Lieferant Umsatzsicherheit und honoriert dies in der Regel mit einem besseren Preis. Vergaberechtlich dürfen öffentliche Auftraggeber in der Regel nur Verträge mit einer Laufzeit von bis zu vier Jahren abschließen. Nur in Ausnahmefällen, wenn der Lieferant besondere Investitionen tätigen muss, sind längere Verträge bis zu zehn Jahren möglich. Aber Vorsicht: In Zeiten unsicherer Rohstoff- und Energiemärkte können lange Laufzeiten auch zu höheren Preisen führen. Der Lieferant preist dann die Unsicherheit volatiler Märkte mit einem Aufschlag ein.

4. Möglichkeit: Systemlieferanten oder Abnahme von Sortimenten

Durch die Abnahme kompletter Sortimente erhält der Lieferant ebenfalls ein höheres Umsatzvolumen. Das Krankenhaus bezieht dann verschiedene Sortimente nur von diesem Lieferanten. Dies ist insbesondere im Vergaberecht schwierig umzusetzen, da hier eine Pflicht zur Losaufteilung besteht. Diese Vorschrift soll sicherstellen, dass auch mittelständische Unternehmen eine Chance haben, sich um öffentliche Aufträge zu bewerben. Kleine Unternehmen sind in der Regel nicht in der Lage, Vollsortimente anzubieten. Die Mittelstandsklausel erlaubt es öffentlichen Auftraggebern nur dann, vom Grundsatz der Losaufteilung abzuweichen, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Dies ist sorgfältig zu dokumentieren. Im Rahmen der Losaufteilung können Bieter aufgefordert werden, einen zusätzlichen Nachlass zu gewähren, wenn sie den Zuschlag für alle Lose erhalten. Dieser Rabatt darf nicht in die Bewertung der einzelnen Lose einfließen. Wenn ein Unternehmen den Zuschlag für mehrere Lose erhält, wird der angebotene Rabatt Vertragsbestandteil.

5. Möglichkeit: Gute Argumente für Preisverhandlungen finden

Je besser Sie sich argumentativ auf eine Verhandlung vorbereiten, desto größer sind Ihre Chancen, einen guten Preis auszuhandeln. Eine Einkaufspreisanalyse hilft bei der strukturierten Vorbereitung und schafft eine Diskussionsgrundlage für die Verhandlung. Machen Sie sich bewusst, wie sich die Preise zusammensetzen. Je weniger Material und Personal der Lieferant in der Produktion braucht, desto günstiger kann er anbieten. Man kann also Kosten sparen, indem man billigere Materialien verwendet oder weniger Arbeitszeit beim Lieferanten einsetzt. Ein Lieferant kann Ihnen einen Kugelschreiber aus Gold oder aus billigem Plastik liefern. Er kann Ihnen eine 24-Stunden-Hotline anbieten oder werktags von 8 bis 16 Uhr für Fragen zur Verfügung stehen. Natürlich wirken sich diese Entscheidungen auf den Preis des Produkts aus. 

Kosten für ein Produkt entstehen auch durch Marketing und Vertrieb, wenn es gelingt, ein Produkt durch Marketing aufzuwerten, dann kann ein höherer Preis verlangt werden. Ein Beispiel, das mich immer wieder fasziniert, sind Sammelkarten. Billiges Papier, bedruckt mit bunten Bildern in limitierter Auflage erzielt bei Sammlern hohe Preise. Ähnliche Beispiele für gutes Marketing gibt es im Krankenhaus genug z.B. bei Kathetern in der Kardiologie oder Herzschrittmachern.

Für die Analyse der Preisstruktur von Medizinprodukten und Arzneimitteln stehen weitere Instrumente und Vorgehensweisen zur Verfügung: DRG-orientierte Preisanalyse, Preisstrukturanalyse, Parametrik, TCO-Analyse, Conjoined Measurement, Benchmarking. Die Instrumente könnt ihr ausführlich in unserem Praxisguide „Supply it – Einkauf & Logistik im Gesundheitswesen (BOD I 2023)“ nachlesen.

Weitere Tipps, Tricks und ihre Erfahrungen teilen Kerstin Stachel und Lennart Eltzholtz regelmäßig in ihrem Podcast HealthCareBrain auf Spotify, Apple und überall sonst wo es Podcasts gibt.