Aktives Vertragsmanagement lohnt sich: Der Liebe zur Vertragsgewohnheit abschwören

Viele Gesundheitseinrichtungen haben Wartungs- oder Serviceverträge, die älter als 15 Jahre sind. Allerdings sind Gesetzgebung und Technik von heute morgen schon wieder veraltet. Ein aktives Vertragsmanagement und regelmäßige Vertragsgespräche sichern Aktualitätsgarantie und bessere Konditionen.

Katja Roth arbeitet als Consultant bei KHB GmbH. In ihrer Tätigkeit berät sie Krankenhäuser zur Kosten- und Prozessoptimierung.

Sie kennen das Phänomen sicher aus dem Privaten: In Zeiten von Online-Verträgen wird schnell einmal ein Abo für zehn Euro monatlich abgeschlossen, welches dann meist ungenutzt für ein Jahr fleißig bezahlt wird bis auffällt: man nutzt es gar nicht. Bei geschäftlichen Verträgen sieht es häufig ähnlich aus.

Nicht selten finden sich bei der Durchsicht von Wartungsverträgen Dinge, die doppelt abgesichert sind. Ebenfalls keine Seltenheit: Verträge, die vor mehr als 15 Jahren abgeschlossen wurden. Hier stellt sich die Frage: Können die überhaupt noch aktuell sein? Dazu kommt, dass Verträge in Kliniken oft nicht zentral verwaltet werden, wodurch unnötige Redundanzen entstehen.

Verwalten, prüfen, kommunizieren

Deshalb: Haben Sie den Mut, eine zentrale Stelle, die alle Verträge eines Bereichs verwaltet, einzurichten! Ebenso sollte eine regelmäßige Überprüfung der bestehenden Verträge stattfinden. So verhindern Sie, dass wichtige Kündigungsfristen verpasst oder Vertragsverlängerungen aktiv angefragt werden müssen.

Für die Bewältigung des hohen Verwaltungsaufwandes stehen diverse Softwareprogramme zur Verfügung, die Ihnen u.a. rechtzeitig einen Überblick über wichtige Termine und Fristen geben. Das erspart Ihnen auch die aufwändige händische Vertragsverwaltung via Excel.

Was die technischen Helfer jedoch nicht zu leisten vermögen, ist die regelmäßige Rücksprache zu den Vertragspartnern. Nutzen Sie die Gelegenheit, die Preise nach der festen Vertragslaufzeit nochmals zu verhandeln. Sie werden nicht glauben, welches Potenzial darin steckt – zum anderen können Sie sich zu gesetzlichen oder technischen Neuerungen informieren lassen.

In meiner Karriere als Consultant ist mir nicht erst ein Vertrag unter die Hände gekommen, der aus den 80ern oder 90ern stammt, eine Seite lang ist und nicht einmal eine Passage mit Kündigungsfristen enthält, geschweige denn dem Umgang mit Softwareupdates oder KRITIS.

Laufzeitende zum Vorteil nutzen

Nutzen Sie also ein absehbares Laufzeitende, um sich neue Informationen einzuholen, ein Preisgespräch zu führen und den neusten Vertragsstand festzulegen. Treten Sie in diesem Gespräch selbstbewusst auf und gestalten Sie den Vertrag aktiv mit. Denn Verträge sind dazu da, sich zu vertragen – auch, wenn es schwierig wird.