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Klinik Einkauf

Schrittmacher AwardApp-basierte Bestellplattform von Paracelsus prämiert

Für die Einführung der neuen App-basierten Bestellplattform hat Paracelsus den „Schrittmacher Award“ als Best Practice für agiles Arbeiten erhalten. Mit dem Preis werden Projekte geehrt, die zur agilen Transformation im Krankenhaus beitragen.

Nadine Buckenauer/Paracelsus

Das Team des Zentralen Einkaufs der Paraclesus Kliniken wurde mit „Schrittmacher Award" 2021 geehrt.

Den „Schrittmacher Award“ 2021 hat das Team des Zentralen Einkaufs um Projektleiterin Anjali Sherlin Menezes der Paracelsus Kliniken erhalten. Überzeugen konnte Paracelsus mit der Implementierung einer digitalen Bestellplattform, die in Zusammenarbeit mit der Comed GmbH entwickelt wurde.

„Hohe Anpassungsfähigkeit und agiles Projektmanagement sind für Krankenhäuser der Zukunft unabdingbar. Mit dem Schrittmacher Award zeichnen wir deshalb Projekte aus, die in besonderer Weise agile Arbeitsprozesse nutzen“, erklärt Peter Krause, der bei CHG-MERIDIAN den Bereich Healthcare Technologies leitet. Ziel des Awards ist es, als vorbildlich definierte Projekte sichtbar zu machen.

Digital und agil

„Aus unserer Sicht sollten Krankenhaus-Manager*innen parallel zur digitalen Transformation im eigenen Haus auch agile Strukturen integrieren, denn die agile ergänzt die digitale Transformation sehr gut“ erläutert Peter Krause die Hintergründe des Awards. Beides sind essenzielle Voraussetzungen für den Wandel im Gesundheitswesen.

Ein zehnköpfiges Kernteam entwickelte und implementierte zusammen mit zwischenzeitlich bis zu 100 Mitarbeiter*innen eine moderne und konzernweit einheitliche und verbindliche Bestellplattform. Hunderte von Lieferanten, eine heterogene dezentrale Einkaufsstruktur und händisch zu pflegende Excellisten mit tausenden von Einzelposten waren die Ausgangslage. Zwei Jahre später ist nun eine Vielzahl der Lieferanten im System erfasst und per Schnittstelle eingebunden. Alle Standorte mit Kliniken und ambulanten Einrichtungen arbeiten mittlerweile mit dem System.

Schränke, Lagerräume, Verbrauchsmaterialien, OPs und weitere Bereiche sind jetzt mit Barcodes ausgestattet, um per Scanner bestellen zu können. Bei einer Prozedur wird darüber hinaus der Verbrauch direkt in der KIS-Patientenakte dokumentiert, die Nachbestellung erfolgt direkt. Das gesamte System ist in der Anwendung App-basiert, eine enorm anwenderfreundliche Vorgehensweise. „Mit der neuen Bestellplattform erfassen wir den Bedarf genau da, wo er entsteht, und zwar vollständig digitalisiert“, erklärt Projektleiterin Menezes.

Schnell Learnings aus Fehlern erzielen

Zwei Faktoren stellten sich als entscheidend heraus: Zum einen die enge Zusammenarbeit mit dem Systemanbieter Comed, der eine umfangreiche und bedarfsorientierte Konfigurationsleistung des bereits existierenden Comed-Systems ablieferte, so dass die finale Anwendung als Blaupause für die gesamte Klinikbranche dienen kann. Als zweiter Erfolgsfaktor kristallisierte sich nach Paracelsus Angaben die Entscheidung von Anjali Sherlin Menezes heraus, anschließend an die sorgfältige Datenanalyse schnell in die konkrete Anwendung des neuen Systems einzusteigen.

Gestartet wurde mit einem Pilotprojekt an einem Klinikstandort, wo von Anfang an alle relevanten Berufsgruppen mit einbezogen wurden. Neben dem zentralen Einkaufsteam waren es IT-Projektleiter Mike Ehlting vom IT-Team der Unternehmenszentrale und Daniel Nischt mit dem Projektteam von Comed, die die technische Umsetzung ermöglichten. An den Standorten waren Mitarbeiter aus den Bereichen Einkauf, Lager, OP-Pflege, Stationspflege und Klinikleitung Teil des agilen Teams, die zu unterschiedlichen Prozessschritten eng eingebunden waren. „Die Kompetenz und die Rückmeldungen zu konkreten Anwendungserfordernissen waren entscheidend für die Ausgestaltung. Von diesem Input hat das Projekt enorm profitiert und schlussendlich zum Erfolg geführt“, erklärt Projektleiterin Menezes.

Schrittweise ausgerollt

„Statt einer „theoretisch-perfekt-alles-auf-einmal-Umstellung“ samt damit verbundener längerer Entwicklungszeit, hatte sich Paracelsus dazu entschieden, konsequent entwickelte Module im System zu verwenden und mit den weniger komplexen Standorten anzufangen. Und dann mit weiteren Standorten von höherer Komplexität und weiteren Modulen fortzufahren. In diesem Prozess haben wir schnell gelernt, uns besser auf den nächsten Go-Live vorzubereiten, konnten so direkt aus unseren Fehlern lernen und das System und den Prozess zunehmend verbessern“, beschreibt Menezes das Vorgehen.

„Dank der Skalierbarkeit der neuen mobile App und dem starken Teamwork mit den Paracelsus Kollegen und Kolleginnen konnte eine schlüsselfertige Lösung in jeder Klinik für die gesamte Gruppe erfolgreich ausgerollt werden“, ergänzen die Knipps-Brüder, Inhaber des Familienunternehmens.

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