Georg Thieme Verlag KG
Klinik Einkauf

PilotprojektDigitalisierte Rechnungsverarbeitung effizient umsetzen

Das Universitätsklinikum Düsseldorf hat gemeinsam mit GHX eine innovative Lösung für die Integration von elektronischen Rechnungen entwickelt. Hierdurch wurde ein effizienter und schlanker Prozess etabliert, der zu erheblichen Gewinnen bei der Skontoverbuchung führt.

Zahnrad
Mr Twister/stock.adobe.com

Symbolfoto

Das Universitätsklinikum Düsseldorf ist eine der größten Universitätskliniken Deutschlands. In 29 Kliniken und 30 Instituten werden jährlich ca. 45 000 Patienten stationär behandelt. Die Organisation verfügt über 1200 Betten und beschäftigt rund 5500 Mitarbeiter, davon 800 Ärzte. Zu den Aufgaben der Finanzbuchhaltung gehört unter anderem die Kontrolle und Verbuchung von jährlich knapp 130 000 eingehenden Rechnungen. Weil die Rechnungsverarbeitung lange von manuellen Prozessen geprägt war, riefen die Verantwortlichen des Universitätsklinikums ein Projekt ins Leben, um die Digitalisierung voranzutreiben.

Startschuss für die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung im Jahr 2020

„Unser Ziel war es, einerseits die Prozesse zu verschlanken und damit effizienter zu gestalten, andererseits aber auch Kosten einzusparen“, erklärt Thomas Klein, Dezernent für Einkauf, Logistik und Verpflegungsmanagement beim Universitätsklinikum Düsseldorf. Bei den angesprochenen 130 000 Rechnungen, die das Klinikum in der Landeshauptstadt jährlich verbucht, sollten vor allem die Prozesskosten signifikant gesenkt werden. „Hinzu kommen wirtschaftliche Vorteile, die wir uns durch Einhaltung der Skontovereinbarungen erhofft haben“, berichtet Klein, der das Projekt 2020 ins Rollen brachte.

GHX startet Pilotprojekt mit Johnson & Johnson

Mit Johnson & Johnson auf Seite der Lieferanten und GHX als Technologiepartner holte das Klinikum zwei Akteure ins Boot, mit denen die Düsseldorfer ohnehin schon seit Jahren arbeiten. „Aus unserer langen gemeinsamen Vergangenheit wissen wir GHX als vertrauensvollen Partner für die Abwicklung von elektronischen Transaktionen zu schätzen. Deshalb stand für uns sofort fest, dass wir auch dieses Projekt zusammen mit GHX angehen wollen“, berichtet Klein.

Die Herausforderung lag deshalb nicht in der Suche der Kooperationspartner, sondern vor allem in der Analyse der IT- Systeme und der Standardisierung der Rechnungsformate für den Datenaustausch zwischen dem Universitätsklinikum und Johnson & Johnson. Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die Rechnungssteller seit November 2020 dazu verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes nur noch elektronisch zu übermitteln, wollten Klein und seine Kollegen alle Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhalten, einem hybriden Modell, in dem XML- und PDF-Rechnungen in einem einzigen Dokument zusammengefasst werden. Der Vorteil: Der XML-Teil dieser elektronischen Rechnung kann automatisiert in die Systeme der Kliniken eingespeist werden. Die Herausforderung: Bevor es so weit ist, muss die Outbound-Datei aufseiten der Rechnungssteller alle Informationen enthalten, die vom Gesetzgeber vorgegeben sind, um sie in das Workflow- und Archiv-System des Rechnungsempfängers zu integrieren und die elektronischen Rechnungen automatisiert verbuchen zu können.

Dunkelbuchungen verschlanken Prozess der Rechnungsverarbeitung

Der Startschuss für das komplexe Projekt fiel durch eine Analyse des Ist-Zustandes, sowohl aufseiten vom Universitätsklinikum Düsseldorf als auch bei Johnson & Johnson. „Weil es für uns das erste Mal war, dass wir für einen unserer Kunden elektronische Rechnungen im neu angeforderten Format bereitstellen wollten, mussten wir zunächst einmal die Anforderungen verstehen“, erzählt Alexander Kuhn, der das Projekt bei GHX leitete. Er und seine Kollegen analysierten im ersten Schritt, welche Informationen im System der Rechnungsabteilung benötigt werden, um die vollständigen Transaktionsdaten im richtigen Format verarbeiten zu können. „Die Analyse zeigte, dass weitere Daten wie zum Beispiel die bei elektronischen Rechnungen obligatorische Leitweg-Identifikationsnummer ausgegeben werden müssen. Die Aufgabenstellung war insgesamt komplex, aber durch eine gute Zusammenarbeit haben wir alle Hürden problemlos gemeistert“, so Kuhn.

Weil das Universitätsklinikum in Düsseldorf bereits seit Jahren seine Bestellungen über die Exchange Services von GHX abwickelt, war der Technologieanbieter schnell in der Lage, die von Johnson & Johnson ausgegebenen Rechnungen mit den Bestellungen abzugleichen. Ein voll automatisierter Prozess stellt nun sicher, dass Rechnungen nur dann durchgebucht werden, wenn alle vorgelagerten Prozesse – Bestellung, Lieferung, Bestätigung – elektronisch und korrekt durchgeführt wurden. „Diese sogenannten Dunkelbuchungen verschlanken den vorher manuell geprägten Prozess und sparen den Kollegen in der Rechnungsverarbeitung wertvolle Zeit“, erzählt Thomas Klein: „Nach der erfolgreichen Testphase war klar, dass wir alle Lieferanten darum bitten, ihre Rechnungen nur noch elektronisch zu verschicken.“

Gesagt, getan: Mittlerweile sind mehr als 45 Lieferanten, von denen die Düsseldorfer ihre Medizinprodukte, Pharmazeutika sowie Lebensmittel und Büromaterial beziehen, an den Prozess angeschlossen. Sie können die Rechnungsdaten entweder per EDI (electronic data interchange) direkt an die GHX Plattform senden, wo die Informationen in das definierte ZUG- FeRD-Format umgewandelt werden, oder eine selbst erzeugte ZUGFeRD-Rechnung unter Angabe der Leitweg-Identifikationsnummer an das Vergabeportal NRW weiterleiten, zu dem GHX eine Schnittstelle eingerichtet hat. Im Rahmen der GHX Exchange Services findet danach ein Matching zwischen Bestellungs- und Rechnungsinformationen ab. Stimmen die Daten überein, ist die elektronische Rechnung im Handumdrehen in den Systemen in Düsseldorf. „Bei manchen Lieferanten erhalten wir die Rechnung schneller als die Ware“, berichtet Klein, der das Luxusproblem allerdings mit einem lachenden Auge kommentiert: „Wir haben mit GHX vereinbart, dass wir die Rechnung in solchen Fällen noch drei Tage auf der Plattform parken, bevor sie in unsere Systeme überführt wird.“

Verkürzter Rechnungsdurchlauf von 20 auf 3 Tage beschert finanzielle Vorteile

Der automatisierte Prozess ist längst zur Erfolgsgeschichte geworden, von dem im Universitätsklinikum verschiedene Akteure profitieren. Die Finanzbuchhaltung ist merklich entlastet worden, die Einkäufer und auch die Fachärzte sind nur noch in wenigen Fällen gezwungen, eingehende Rechnungen manuell zu prüfen. „Die Zeitersparnis ist immens, pro Rechnung im Durchschnitt sparen wir rund 7 Minuten. Und die leidige Diskussion, von wem welche Rechnung noch geprüft und freigegeben werden muss, fällt auch weg. Wir profitieren von einer höheren Transparenz im Bestell- und Zahlungsprozess, da Bestellungen und Rechnungen wechselseitig mit den bestehenden Stammdaten abgeglichen werden“, berichtet Linda Fengels, die die Finanzabteilung im Universitätsklinikum Düsseldorf leitet, und neben den Effizienzgewinnen auch die monetären Vorteile hervorhebt: „Dank der Integration der elektronischen Rechnungen im Rahmen der GHX Exchange Services konnten wir den Rechnungsdurchlauf deutlich verkürzen, teilweise von 20 auf 3 Tage. So können wir die Fristen für die Skontoausnutzung einhalten. Das sichert uns einen finanziellen Vorteil.“

Die digitale Reise im Universitätsklinikum Düsseldorf ist noch nicht zu Ende. Nun gilt es, die verbleibenden Lieferanten, die Rechnungen noch per Fax oder E-Mail schicken, an den Prozess anzuschließen. „Dafür brauchen wir nicht viel Zeit“, versichert Kuhn. „Die Lieferanten können sich an dem definierten Standardformat orientieren“, so der Projektleiter, der gute Nachrichten für alle Krankenhäuser hat, die es den Düsseldorfer Pionieren nachmachen wollen: „Natürlich müssen wir jede IT-Infrastruktur und die Verbindung zwischen Bestell- und Rechnungssystem erst analysieren, um individuelle Formatanforderungen zu ermitteln. Danach ist es aber mittlerweile einfach, die Daten aus dem ZUGFeRD-Format zu übernehmen und innerhalb weniger Wochen einen nahtlosen Prozess für die automatisierte Rechnungsverarbeitung aufzusetzen.“

2022. Thieme. All rights reserved.

Bitte loggen Sie sich ein, um einen neuen Kommentar zu verfassen oder einen bestehenden Kommentar zu melden.

Jetzt einloggen

  • Derzeit sind noch keine Kommentare vorhanden. Schreiben Sie den ersten Kommentar!