Mit der Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses in der Alb Fils Kliniken Service GmbH sollen alltägliche Handgriffe der Mitarbeiter auf den Prüfstand gestellt werden, ob diese effizient und möglichst ohne Verschwendung durchgeführt werden. Ziel ist es, das Arbeitsleben durch kleine aber ständige Verbesserungen einfacher zu gestalten.Die Idee des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses beinhaltet einen Kulturwandel. So sollen Prozessänderungen nicht mehr nur vorgeschrieben, sondern von den Mitarbeitern selbst erarbeitet und umgesetzt werden.

„Wenn Mitarbeiter Ideen entwickeln und selbst umsetzen ist die Akzeptanz wesentlich höher als bei aufgezwungenen Vorgaben,“ so die Einschätzung des Logistikleiters und KVP-Verantwortlichen Steffen Szlamma.

Umsetzung KVP-Team im Alltag

In den Alb Fils Kliniken wurden zur Schnittstellen-Problemlösung, Prozessoptmierung und zum Umgang mit Veränderungsprozessen (Change Management) 2 Gremien implementiert. Auf der einen Seite das KVP-Team im Bereich der Service GmbH, auf der anderen Seite die Qualitätswerkstatt für die gesamte Alb Fils Kliniken GmbH.Für jeden Bereich der Service GmbH wurden zwei bis drei Mitarbeiter (keine Führungskräfte!) zu sogenannten KVP-Experten ausgebildet. Ihnen gab man die Methoden des KVP an die Hand und hat in Workshops gezielt erste Verbesserungsideen bearbeitet.

Die ausgebildeten Experten nehmen in ihrem Berufsalltag in Gesprächen auf Mitarbeiterebene Verbesserungspotenziale auf und erarbeiten im weiteren Verlauf selbstständig Lösungen. Zusätzlich wurden Fehlersammellisten implementiert. In monatlich stattfindenden KVP-Treffen werden diese Themen priorisiert und die Arbeitsstatusliste mit allen Experten durchgesprochen. So kam seit Einführung im Sommer 2018 eine stattliche Liste an Themen zusammen, welche bereits verbessert wurden oder aktuell noch im Prozess stehen.

Ein Beispiel für so einen Prozess ist die „Wartezeitenoptimierung auf Station“. Als in der Vergangenheit der Transportdienst auf Station erschien und die Patienten abholen wollte, musste dieser oftmals lange warten, da der Patient noch vorbereitet wurde. Durch eine Verlässlichkeit der Abholzeit und der Festlegung der zu erledigenden Tätigkeiten vor Transport, konnten die Pflegekräfte die Patienten besser einplanen und entsprechend vorbereiten, so dass sich die Wartezeiten verbessert haben.

KVP-Experten-Schulung

Die Inhalte der KVP-Schulung sind für einen Schulungstag ausgerichtet. Dabei wurde den Mitarbeitern im Laufe des Tages ein eigener Werkzeugkoffer mit verschiedenen KVP-Instrumenten zur Verfügung gestellt. Dieser legte das Augenmerk auf die 7 Arten der Verschwendung, das 5S-Modell, das Brainstorming, die Prozessanalyse und die Fehlersammelliste. Durch das Üben an praktischen Beispielen war der Schulungstag in lockerer Atmosphäre sehr effektiv. Hier hat sich bereits deutlich herauskristallisiert, dass oftmals die Schnittstellenproblematik nur an einer Sache scheitert: dem Verständnis für die Arbeit anderer Bereiche.

Durch die gemeinsamen Übungen wurde dieses Verständnis am Schulungstag bereits deutlich geschärft.Nach Vorstellung der Qualitätswerkstatt wurde die Grundeinweisung in das Qualitätsmanagement (PDCA-Zyklus, Qualitätsmodell nach Donabedian, Standardisierung als Absicherung) als Grundlage durchgesprochen. Danach wurden nach und nach die verschiedenen Werkzeuge theoretisch besprochen und an einem praktischen Beispiel angewandt.

Qualitätswerkstatt

Das KVP-Team ist im klinischen Alltag ein Team aus Mitarbeitern, die die klinischen Prozesse unterstützen. Aus diesem Grund ist die Teilnahme an einem weiteren Gremium hierbei relevant: der Qualitätswerkstatt. Die Qualitätswerkstatt setzt sich interdisziplinär und multiprofessionell zusammen – nicht nur aus dem Pflege- und Arztdienst, sondern auch aus Mitarbeitern der unterstützenden Bereiche und Verwaltung. Jede einzelne Abteilung stellt einen Mitarbeiter inkl. Vertretungsregelung.

Ziel der Qualitätswerkstatt ist dabei die Einbindung der Mitarbeiter zur aktiven Mitgestaltung sowie die konkrete Unterstützung der Mitarbeiter vor Ort bei der Verbesserung der Organisation. Dabei ist die Förderung der interdisziplinären und multiprofessionellen Zusammenarbeit sowie die Förderung der aktiven Auseinandersetzung der Mitarbeiter mit ihrem Berufsalltag ein wichtiger Bestandteil und somit Ziel der Treffen. Zunächst wurde eine Grundeinweisung ins Qualitätsmanagement inkl. PDCA-Zyklus und Hinweis auf das KVP-Team durchgeführt, um eine Grundlage für die weiteren Treffen zu schaffen.