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Klinik Einkauf

ErfahrungsberichtZentralisierung digitaler Einkaufsprozesse bei Clinicpartner

Mit einer individuellen E-Procurement-Plattform wurden digitale Prozesse für den Einkauf bei Clinicpartner zentralisiert. Über Schnittstellen und einheitliche Standards schließt eine Einkaufsgemeinschaft ihre Lieferanten und Krankenhäuser vereinfacht an.

Digitale Transformation
WrightStudio/stock.adobe.com

Symbolfoto

Mit dem starken Zuwachs weiterer Mitglieder bei der Clinicpartner eG in den letzten Jahren wuchs der Bedarf nach einer elektronischen Beschaffungsplattform, um u. a. den operativen Einkauf der Krankenhäuser mit dem strategischen Einkauf der Genossenschaft intensiver miteinander zu verknüpfen. Bei der Recherche nach einem adäquaten Provider fiel das Resümee ernüchternd aus. Keiner der Anbieter erfüllte die individuellen Anforderungen der Einkaufsgemeinschaft vollumfänglich. Das Ziel ist die Abbildung des gesamten Bestellprozesses und vor- und nachgelagerter Prozesse durch eine standardisierte EDI-Technik sowie Dokumentenstandards in einem „n:1:n-Konstrukt“ über eine zentrale Plattform.

Um dieses Ziel zu erreichen, entschied die Einkaufsgemeinschaft, eine eigene vollumfängliche E-Procurement-Lösung zu entwickeln, die den umfangreichen Anforderungen des modernen Krankenhauseinkaufs gerecht wird.

Standardisierte Prozesse sind das A und O

Bei der Anbindung der Mitgliedshäuser und Industriepartner ging die Einkaufsgemeinschaft auf die vorhandenen Systeme der Krankenhäuser und Lieferanten ein und verband die Materialwirtschaften der Mitglieder über Cpexchange mit den ERP-Systemen der Lieferanten. Durch die konsequente Nutzung einheitlicher Standards wie z. B. GS1-CIN, EDIfact / EANCOM, ZUGFeRD und HCSR können Lieferanten und Krankenhäuser nun vereinfacht angeschlossen werden. Die Anbindung zum Dokumentenaustausch der beiden Seiten erfolgt über ein AS/2-Gateway. Dadurch wird eine bewährte Standard-Technologie genutzt, bei der eine transaktionssichere Kommunikation durch hochverschlüsselte Daten gewährleistet wird. Aktuell betreut und pflegt eine sechsköpfige Abteilung der Einkaufsgemeinschaft die Schnittstellen zu den Mitgliedshäusern sowie zur Industrie gleichermaßen und sorgt für validen Content und einen reibungslosen Ablauf aller Bewegungsdaten.

Fehlerhafte und unvollständige Daten führen zu Fehlern in Geschäftsprozessen und ebenfalls auch zu falschen und damit kostenträchtigen Entscheidungen!

Mit cpexchange entstehen prozessuale Vorteile für alle Teilnehmer, insbesondere mit Blick auf die Handhabung von Bestellungen, Rückdokumenten, des Stammdatendownloads und Artikelclearings. Der Prozess von den Bestellungen bis zu den Rechnungen ist erfolgreich standardisiert worden: Bestellungen werden automatisch aus den Materialwirtschaftssystemen der Mitgliedskrankenhäuser über die Plattform an die Industrie verschickt. Der Versand erfolgt für die angebundenen Industriepartner per EDI direkt in deren ERP-Systeme und immer mit den Original-Artikel-Daten der Industrie. Dadurch sind keine manuellen Prozesse mehr notwendig und beispielsweise Retouren lassen sich auf ein Minimum reduzieren. Für nicht angebundene Lieferanten erfolgt der Bestellversand per FAX/E-Mail (PDF) mit den Daten aus den MAWI-Systemen, damit der Krankenhauseinkauf medienbruchlos arbeiten kann.

Für Analyse- und Weiterverarbeitungsprozesse stehen den Mitgliedern digitalisierte Bewegungsdaten und Rechnungen zur Verfügung. Außerdem ermöglicht cpexchange eine Bestandsführung im OP, eine vereinfachte und übersichtliche Konsignationslagerverwaltung (inkl. Chargen- und Verfalldatenkontrolle) und eine leichtere Befolgung der MPAGV (Patient-Ware-Arzt).

Im Rahmen der Standardisierung werden Organisationsdaten wie Liefer- und Rechnungsadressen etc., ebenfalls auf dem Standard von GLNs basierend, immer im Vorfeld eines Onboardings abgeglichen. Rücklaufende EDI-Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen stehen den Mitgliedskrankenhäusern über cpexchange zur Verfügung und schließen den Order-to-Cash-Prozess ab.

Gezielte Maßnahmen helfen bei der Überwindung von Herausforderungen

Bei einem Projekt wie diesem stand die Einkaufsgemeinschaft vor diversen Herausforderungen. Gerade im Rahmen der Implementierung einer E-Procurement-Plattform begegnen Dienstleister den unterschiedlichen Bedürfnissen der Krankenhäuser und Industrie. Es gilt diese aufeinander abzustimmen und umzusetzen.

Bestellprozesse über eine Plattform auszuüben, an die anfänglich eine geringe Anzahl von Zulieferern oder Bestellern angeschlossen sind, erfordert viel Überzeugungsarbeit auf beiden Seiten. Veranstaltungen und Gespräche vor Ort schufen Akzeptanz mit einhergehender Anbindung der Mitgliedskrankenhäuser sowie Lieferanten.

Eine weitere Hürde stellten die vorhandenen unterschiedlichen Stammdaten dar. Eine Lösung dieser Herausforderung ist die Vereinheitlichung von Daten durch ein konsequentes Artikelmappen und -clearen. Durch den Prozess des Artikelmappings konnten den Mitgliedshäusern die Industriedaten zum Clearen angeboten werden.

Damit die Mitglieder ihre Bestellungen mit den Industriedaten platzieren können, setzte die Einkaufsgemeinschaft auf die vom BVMed im Rahmen der eigenen Branchenempfehlung von Januar 2014 vorgegebenen Standards zum Stammdatenaustausch: GS1 XML CIN; weitere Standards, die genutzt werden, sind GDSN und BMECAT. Hierbei ist es aber unerlässlich, dass sich die Lieferindustrie an diese Standards hält. Nicht jeder Lieferant ist derzeit in der Lage, die Standards zu erfüllen.

Das Angebot stetig erweitern

Im Jahr 2021 hat das Projekt so viel Fahrt aufgenommen, dass mittlerweile über 60 Prozent der Mitgliedskrankenhäuser und 50 Prozent der Vertragslieferanten angeschlossen sind. Da gerade die hochvolumigen Industriepartner die Vorteile von Cpexchange schnell erkannten, werden mittlerweile 80 Prozent des Verhandlungsumsatzes der clinicpartner eG über die Plattform abgewickelt.

Cpexchange ist umfassend in die verschiedenen Systeme für Materialwirtschaft der Mitgliedskrankenhäuser integriert und bildet dadurch alle relevanten Themen der Mitgliedskrankenhäuser und der Einkaufsgemeinschaft ab. Dabei wird darauf geachtet, dass ein anwenderfreundliches und unabhängig von der jeweiligen Materialwirtschaft einheitliches System geschaffen wird.

Durch das Genossenschaftsprinzip und dem damit verbundenen engen Austausch mit den Mitgliedern kann Cpexchange an die vorhandenen, aber auch an die entstehenden Kundenwünsche stetig angepasst und weiterentwickelt werden. Um die Plattform auszubauen sollen weiterer Krankenhausinformationssysteme hinsichtlich Kostenträgerrechnungen, Dokumentation zum Patienten oder die Datenlieferung an das Implantateregister angebunden werden.

Zusammenfassung

Mit dem Ziel, den operativen Einkauf der Krankenhäuser mit dem strategischen Einkauf der Genossenschaft intensiver miteinander zu verknüpfen, entwickelte die clinicpartner eG eine eigene E-Procurement-Plattform. Diese Plattform bildete anfänglich den gesamten Bestellprozess sowie vor- und nachgelagerter Prozesse durch eine standardisierte EDI-Technik und Dokumentenstandards in einem n:1:n-Konstrukt ab. Mittlerweile ist eine vollumfängliche digitale Beschaffungsplattform entstanden, die weit über das E-Procurement im klassischen Sinne hinausgeht.

Erschienen in Klinik Einkauf 02/22  Jetzt kaufen!

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