Das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) ist mit seinen beiden Standorten Kiel und Lübeck der einzige Maximalversorger in Schleswig-Holstein. Laut der aktuellen Unternehmensstudie „Digital Champions 2023“ des „IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung“ kann es sich allerdings eine Spitzenposition in der Digitalisierung sichern. Durch die Neubauten, die das Klinikum im Jahr 2019 an beiden Standorten bezogen hat, verfügt das UKSH über eine hochmoderne Infrastruktur.
Die Gründe für Verspätungen und lange Wartezeiten liegen in der Vielzahl an Arbeitsbereichen, weshalb eine Lösung eben diese einbeziehen muss.
Dies ist der Grundstein für neue technische Möglichkeiten. Mit diesen Möglichkeiten und den Vernetzungen unterschiedlicher Arbeitsbereiche bzw. deren Software werden effizientere Abläufe geschaffen, die unnötige Belastungen für das gesamte Mitarbeiterklientel reduzieren – im Folgenden dargestellt an drei Praxisbeispielen.
Patiententransport: Kommunikation ist alles
Verspätungen und somit lange Wartezeiten im Prozess des Patiententransports blockieren den operativen Krankenhausbetrieb wie Sand im Getriebe. Durch Wartezeiten kommt es zu einem erhöhten Arbeitsaufwand bei allen Beteiligten, beispielsweise direkt in der Disposition, die durch telefonisches Nachfragen seitens der Transport-Anforderer belastet wird. Die Folge sind vermeidbare Warteschlangen in der Telefonanlage. Wartezeiten bedeuten im schlimmsten Fall Ausfallzeiten in bestimmten Bereichen, zum Beispiel in den Funktionsstellen, weshalb solche Vorkommnisse absolutes Gift für den Patientenkomfort und die Wirtschaftlichkeit eines Klinikums sind, der hohe Stressfaktor für das Personal kommt noch hinzu.
Durch das Klinikum in Runden zu laufen, um verbliebene schmutzige Betten zu suchen, war für die Reinigungsmitarbeiter früher ein erheblicher Zeitfresser.
Die Gründe für Verspätungen und lange Wartezeiten liegen in der Vielzahl an Arbeitsbereichen, weshalb eine Lösung eben diese einbeziehen muss. So wird ein Transport beispielsweise von der Funktionsstelle beauftragt und vom Transportdienst durchgeführt – ohne das Zutun der Pflege kann dieser jedoch nicht starten. Ist sie nicht informiert, so wurde der Patient auch nicht für den Transport vorbereitet, dieser kann folglich nicht starten, was eine der häufigsten und gravierendsten Fehlerquellen darstellt. Wertvolle Zeit geht verloren, was verzögernde Auswirkungen auf darauffolgende Transportaufträge hat – ein Rattenschwanz, der immer länger und länger wird.
Information direkt am „Point of Care”
Vermeiden lässt sich dies über eine Vernetzung der medizinischen Anforderung (Auftragsgenerierung), des Transportdienstes (Auftragsausführung) und der Pflege, indem diese auf der jeweiligen Station proaktiv eine Information erhält. Dazu wird im UKSH eine Push-Nachricht – ausgelöst durch die Auftragsannahme seitens des Transports – auf das Endgerät bzw. die App der Pflegekräfte gesendet. Sie enthält die Information, dass der Transporteur unterwegs ist. So haben die Pflegekräfte die Möglichkeit, rechtzeitig erforderliche Vorbereitungen treffen zu können, damit der Patient beim Eintreffen des Transporteurs transportbereit ist und somit Wartezeiten oder gar Stornierungen vermieden bzw. erheblich reduziert werden können.
Die richtige Kostform für den richtigen Patient
Wie im Praxisbeispiel des Patiententransports beschrieben, ist eine engmaschige Abstimmung zwischen allen Akteuren zum Wohle der Patienten essenziell, dies gilt auch im Bereich der Speisenversorgung. Im UKSH werden die Patientendaten im Informationssystem Orbis der Firma Dedalus aufgenommen und sämtliche erfasste Daten dokumentiert, so auch die Kostform, Allergien und Unverträglichkeiten oder Informationen zu Wahlleistungsansprüchen. Diese Daten werden vollautomatisch an die Software des Verpflegungsmanagements übertragen – direkt auf das Endgerät des ausführenden Verpflegungsassistenten.
Im weiteren Prozess arbeiten somit drei Systeme Hand in Hand: das KIS, welches die Daten erfasst und bereitstellt bzw. weitergibt, das Verpflegungsmanagement, welches diese Daten in die passende Kostform „übersetzt“ und ergänzend hierzu das Logistiksystem mit eingebundener Sendungsverfolgung. Da die Speisenversorgung im UKSH über dezentrale Versorgungscenter erfolgt, laufen an diesem Punkt alle Fäden zusammen. Die Verpflegungsassistenten arbeiten von hier aus mit Endgeräten, die die in Orbis vorliegenden Daten mit der Software des Verpflegungsmanagements synchronisieren. So erhalten die Verpflegungsassistenten die wichtige Information, welcher Patient welche Kostform erhalten darf. Des Weiteren ist hinter jedem Menü ein Barcode hinterlegt, der ebenso wie das jeweilige Patientenarmband gescannt wird, was eine eindeutige Dokumentation und Nachvollziehbarkeit für die gereichte Kost gewährleistet. Hierdurch werden Fehlerquellen minimiert und im Bedarfsfall könnte – mittels Anbindung an das Logistiksystem – die exakten Lebensmittelchargen der verabreichten Mahlzeiten eines Patienten eindeutig nachvollzogen werden, was die Patientensicherheit signifikant erhöht.
Bettenmanagement: Nichts ist zeitaufwendiger als Suchen
Um einen reibungslosen Patientendurchfluss im Krankenhaus zu gewährleisten, müssen benutzte Betten schnellstmöglich wiederaufbereitet werden, das Zeitmanagement spielt hier eine entscheidende Rolle. Die Konzeption der Neubauten des UKSH beinhaltet eine unter vielen Prämissen optimierte Raumplanung. So sind Bettenstellplätze außerhalb der Patientenzimmer weitestgehend minimiert worden, um Flächen wertiger zu nutzen. Um trotzdem einen kontinuierlichen Patientenfluss gewährleisten zu können, muss parallel ein kontinuierlicher Aufbereitungsprozess der Betten gewährleistet sein.
Im UKSH werden die Betten zentral in Bettenaufbereitungseinheiten desinfizierend gereinigt und frisch bezogen. Dazu müssen die Betten von den Stationen in die Bettenzentralen gebracht werden. Aber woher wissen die Mitarbeiter aus den Bettenzentralen, wo Betten zur Aufbereitung tatsächlich stehen? Durch das Klinikum in Runden zu laufen, um verbliebene schmutzige Betten zu suchen, war für die Reinigungsmitarbeiter früher ein erheblicher Zeitfresser. Abhilfe schuf das Orten von schmutzigen Betten, wodurch die Mitarbeiter der Bettenzentralen in die Lage versetzt werden, gezielt zu dem Standort zu gehen, an welchem das jeweilige Betten tatsächlich steht.
Perfektes Zusammenspiel: Ortung und Transport
Möglich machen das an den Betten installierte BLE-Beacons (BLE: Bluetooth Low Energy), die über einen Push-Button verfügen. Die Beacons ermöglichen eine exakte Ortung sowie schlankere Prozesse, da durch den Druck des Buttons automatisch ein Auftrag zur Abholung des Patientenbettes ausgelöst wird. Die zugehörige Software-Plattform des Lübecker Unternehmens Hypros übermittelt die ID des Patientenbettes und seine aktuelle Position an das Softwaresystem Logbuch der Firma Dynamed, die wiederum den Transportauftrag generiert und an das Personal der Bettenzentralen weiterleitet. Die Ortung erfolgt in Echtzeit, sollte also das aufzubereitende Bett nach dem erfolgten Auftrag nochmals seine aktuelle Position verändern, so wird der neue Aufenthaltsort des Bettes automatisch an die Endgeräte der Bettenaufbereitungszentralen aktualisiert gesendet.
Parallel hierzu wird die automatische Dokumentation der Bettenaufbereitung in Logbuch erfasst. Somit werden das mühevolle Suchen und die händische Dokumentation der Bettenaufbereitung durch ein digitales und weitgehend automatisiertes Bettenmanagementsystem abgelöst. Ein weiterer Vorteil des softwaregestützten Bettenmanagements sind neben der automatischen Auftragsgenerierung über die Vernetzung mit dem Transportsystem, das Nachhalten von Wartungsterminen von Bett und Beacon. Softwareapplikationen wie diese sind es, die die hochmoderne Infrastruktur der UKSH-Neubauten mithilfe von zukunftsfähigen digitalen Klinikprozessen mit Leben füllen.
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