Prozessoptimierung: In der Krankenhauslogistik ist Stillstand gleich Rückschritt

Von Transportaufträgen „per Zuruf“ bis zu vollständig digitalisierten Prozessen: Das Städtische Klinikum Dresden hat bei der Digitalisierung seiner Logistikprozesse einen weiten Weg zurückgelegt. Dieser war steinig, unterm Strich jedoch sehr erfolgreich.

Schon Laotse wusste: „Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit dem ersten Schritt.“ Die digitale Reise für die Logistik am Städtischen Krankenhaus Dresden Friedrichstadt begann im Jahr 2010. In diesem Jahr wurde aus den Mitarbeitern des Hol- und Bringedienstes und des Patientenbegleitdienstes der Bereich Logistik. Die Leistungsfähigkeit war sehr begrenzt, hohe Verspätungszahlen und eine große Unzufriedenheit mit den entsprechenden Folgen. Erste Gegenmaßnahmen: Die Prozesse wurden dokumentiert sowie überarbeitet und eine gemeinsame Dispositionsleitstelle gegründet.

Die Auftragszahlen konnten auf einmal messbar und transparent dargestellt werden und somit wurde erstmalig auch die Personalbedarfsplanung auf eine sichere Grundlage gestellt.

Ein großes Schlüsselproblem in den logistischen Abläufen war und ist die Kommunikation – schnell wurde klar, dass es ohne eine entsprechende Logistiksoftware, welche die Kommunikationspartner und -schnittstellen untereinander verbindet, nicht funktionieren würde. Nach intensiven Gesprächen und Besuchen in anderen Kliniken entschied man sich für die Einführung der Software „Logbuch“ von Dynamed. Kurze Zeit später begann die Parametrisierung und das „Roll-out“, der Startpunkt für die digitale Prozesslandschaft der Logistik.

Erste Erfolge und größerer Stellenwert der Logistik

Sehr rasch zeigten sich die Vorteile der softwaregestützten Prozesse: Aufgrund der direkten Anbindung an das KIS (über eine HL7-Schnittstelle) bekam der Logistikmitarbeiter alle benötigten Informationen direkt von der Station auf sein eigenes mobiles Kommunikationsmittel – zum damaligen Zeitpunkt eine bahnbrechende Neuerung! Die Auftragszahlen konnten auf einmal messbar und transparent dargestellt werden und somit wurde erstmalig auch die Personalbedarfsplanung auf eine sichere Grundlage gestellt.

Die Abwicklung und Darstellung der Transportaufträge und der Informationsweitergabe erfolgte nun in Echtzeit, was dazu beitrug, dass die Pflege massiv von Transporten und Kommunikationszeiten entlastet werden konnte und die Effizienz sowie Auslastung der einzelnen Transportmitarbeiter deutlich anstieg (Steigerung der Effizienz um ca. 50 Prozent). Die Verspätungszeit im Patiententransport reduzierte sich auf 5 Minuten im Durchschnitt.

Abb. 1 Auftragsentwicklung in den zurückliegenden Jahren — Abb. 1 / Darstellung für die Jahre 2010 bis 2012, nur für das Klinikum Friedrichstadt

Wurde die Logistik früher als eine Art Randtätigkeit im Klinikum angesehen, war sie nun durch ihre neue Transparenz und spürbaren Leistungsfähigkeit in den Mittelpunkt verschiedener Überlegungen gerückt – allen voran die Frage, wie sie zu weiteren Entlastungen der Pflege von patientenfernen Aufgaben beitragen kann. Nach und nach wurden deshalb weitere Tätigkeiten der Pflege in den Logistikbereich integriert und neben sämtlichen Stationen und Funktionsstellen weitere zentrale Bereiche und Dienstleister an die Software angebunden, so zum Beispiel die Bereiche Desinfektion, Apotheke, Lager, Zentralsterilisation, Poststelle, Reinigung und Archiv. Die nun mögliche Darstellung der Patientenströme lieferte zudem Informationen, die direkt in zukünftige Bauvorhaben einflossen, was wiederum wesentlich zur Verbesserung der Prozessabläufe und -zeiten beitrug.

Aus eins mach zwei: standortübergreifende Logistik

Ab dem Jahr 2013 begann ein intensiver Austausch mit dem Logistikbereich des Städtischen Klinikums Dresden Neustadt. Es zeigte sich schnell, dass die Logistik dort vor den gleichen Herausforderungen stand wie in Friedrichstadt bis 2010. Durch die Erfahrungen wurde auch hier die Einführung von „Logbuch“ beschlossen und die Prozesse zwischen beiden Kliniken vereinheitlicht. Ab dem Jahr 2015 war die Logistik mit einer gemeinsamen, standortübergreifenden Dispositionsleitstelle Vorreiter in der Zusammenarbeit zweier getrennt agierender Unternehmen (die erst 2017 zum jetzigen Städtischen Klinikum Dresden fusionierten).

Doch soll an dieser Stelle nicht verschwiegen werden, dass die standortübergreifende Digitalisierung – so wichtig der Prozess war (und ist) – auch große Herausforderungen mit sich brachte. So waren die Angleichung und Ergänzung der Prozessabschnitte mühevoll, die Pflege der Software und das Stammdaten-Management erfolgten an beiden Standorten nicht im Gleichklang und die Kommunikationsgeräte (Blackberry bzw. Android) waren uneinheitlich. Somit konnte auch die Software nicht ihr volles Potenzial entfalten und im Endeffekt wurde das wichtigste technische Gadget vernachlässigt, welches alle bisherigen Fortschritte erst ermöglichte. Dies führte zu ansteigenden Verspätungszeiten und zu Unzufriedenheit – ein deutlicher Rückschritt war zu verzeichnen.

Digitalisierung liefert wichtige Kennzahlen

Die Verantwortlichen erkannten dies und der Fokus auf die Softwarelandschaft wurde ab 2018 wieder geschärft. Die Überarbeitung der Datenbank sowie das Hinzufügen von neuen Funktionen wurde ebenso wie der Einsatz einer mobilen Leitstelle in die Wege geleitet, wodurch ein noch höherer Grad der Automatisierung erzielt wurde. Seit 2018 werden sämtliche Transporte der Nachtzeiten, an Wochenenden und Feiertagen sowie fast alle Materialtransporte automatisch disponiert. Durch den Einsatz der mobilen Leitstelle können unbedingt notwendige Korrekturen durch das Personal auch mobil von einem Kommunikationsgerät aus durchgeführt werden.

Auch eine ganze Reihe weiterer Maßnahmen haben für Transparenz und schlanke Prozesse gesorgt. So können zum Beispiel über ein Dashboard für Patiententransporte, sichtbar aufgestellt in Wartebereichen, die Pflege sowie Patienten auf einem Monitor erfahren, wann welcher Transport stattfindet. Eine weitere Entlastung erfuhr die Pflege durch die Digitalisierung der Bettenaufbereitung. Über die Software kann das Belegungsmanagement nun direkt sehen, wo ein Bett gerade frei ist bzw. aufbereitet wird.

Abb. 2 Entwicklung der Verspätungszeiten — Abb. 2 / Darstellung für die Jahre 2010 bis 2012, nur für das Klinikum Friedrichstadt

Durch eine neue Auswertungsmethodik kann man nun anhand von minutengenauen Transportangaben und unter Zuhilfenahme eines Warteschlangenmodells den tatsächlichen Personalbedarf innerhalb der jeweiligen Stunde berechnen und abbilden. Daraus resultiert eine bedarfsgerecht angepasste Planung des Personalbestands, aber auch der jeweiligen Dienstzeitmodelle. Die Steuerung der Logistik über Kennzahlen ist seither in vollem Umfang möglich (siehe Tab. 1).

Mit Beginn der Coronapandemie 2020 bekam die Logistiksoftware eine weitere Aufgabe, da sie aufgrund des übermittelten Infektionsstatus sowie der Zuordnung des jeweiligen Mitarbeiters zum Patienten eine Nachverfolgung von Infektionsketten ermöglicht.

Aufgrund der Veränderungen im Medizinproduktegesetz und der gestiegenen Anforderungen an die Patientensicherheit entschloss man sich Ende 2022 ein digitales Portfolio für die Prozessschritte zu erstellen. Hierfür werden die Prozesse um eine Barcode-Sendungsverfolgung für Materialien sämtlicher Art sowie ein Patientenarmband-Scan ergänzt. Die praktische Umsetzung ist derzeit in vollem Gange.

Die digitale Reise der Logistik im Städtischen Klinikum Dresden befindet sich nun im dreizehnten Jahr und ist ein voller Erfolg, auch wenn manche Etappen – wie beschrieben – steinig waren. Aktuell werden täglich über 1000 Transporte und Logistikaufgaben von insgesamt 85 Mitarbeitern durchgeführt (siehe auch Abb. 1–3).

Dabei bedient die Logistik vier patientenführende Standorte, eine medizinische Berufsfachschule und zahlreiche medizinisch-fachliche Partner im Raum Dresden. Die aktuellen Aufgaben, ohne eine digitale Unterstützung zu bewerkstelligen, kann sich mittlerweile niemand am Klinikum mehr vorstellen. So stimmt das geschriebene Wort von Graham Greene: „Niemand kommt von einer Reise so zurück, wie er gefahren ist.“